FU Kennung: 2024-SEK-GENDER-DIV-SOZ

Bewerbungsende: 04.03.2024

Die im schönen Südwesten Berlins gelegene Freie Universität Berlin nimmt international eine Spitzenstellung in Forschung und Lehre ein und gehört mit 35.000 Studierenden und 7.000 Beschäftigten zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland.

Die Stelle ist zu 50% dem Arbeitsbereich Soziologie mit dem Schwerpunkt Gender Studies (Prof. Kathrin Zippel, Ph.D.) am Institut für Soziologie und zu 50% dem Arbeitsbereich Gender & Diversity (Prof. Dr. Gülay Çağlar) am Otto-Suhr-Institut für Politikwissenschaft zugeordnet. Sie unterstützen Ihre Vorgesetzten bei allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Wir bieten ein abwechslungsreiches, internationales und kollegiales Arbeitsumfeld an der Schnittstelle zwischen Lehre, Forschung und Verwaltung, d.h. sie sind die erste Ansprechperson für Studierende, internationale Gäste, und Mitarbeiter*innen der Arbeitsbereiche, sowie der Fachbereichs- und zentralen Universitätsverwaltung. Ihre Leistungsbereitschaft und Ihr persönliches Engagement werden hochgeschätzt. Für weiterführende Informationen zu den Arbeitsbereichen siehe

https://www.polsoz.fuberlin.de/soziologie/arbeitsbereiche/gender-studies/index.html und https://www.polsoz.fuberlin.de/polwiss/forschung/grundlagen/gender-div/index.html

Aufgabengebiet:
- Selbstständiges Führen des Sekretariats und Erledigung von Kommunikations-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben (u. a. Terminverwaltung, Dienstreiseangelegenheiten, Budgetplanung und -überwachung, Bestell- und Rechnungswesen, Drittmittelverwaltung, Personalangelegenheiten)

- Korrespondenz in deutscher, englischer und spanischer Sprache (alternativ in französischer Sprache)

- Anfertigen von einfachen Übersetzungen aus diesen oder in diese Sprachen, bspw. bei der Pflege der Webseite

- Organisatorische Betreuung von internationalen Gastwissenschaftler*innen und wissenschaftlichen Veranstaltungen auch per Internet

- Korrespondenz mit und administrative Beratung von Studierenden

- Korrektur und Lektorat von Texten und Informationsmaterial

Wir bieten:
- einen unbefristeten Arbeitsplatz im grünen Herzen von Berlin-Dahlem

- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen und engagierten Team

- Einarbeitung und zahlreiche, kostenlose Weiterbildungsmöglichkeiten

- die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung, Gleitzeit und Home-Office

- eine Vergütung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung und VBL

- ein vielfältiges Fortbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung

- Bildungsurlaub

- Mitarbeitendenrabatte (Corporate Benefits)

- kostenfreie Parkmöglichkeiten am Gebäude und gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

- ein vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr

- die kostenlose Nutzung des Bibliotheksystems der Freien Universität und reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten

und das Botanische Museum

- ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie die Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport

Einstellungsvoraussetzungen:
- abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare, dem Aufgabengebiet entsprechende Fachkenntnisse

- sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Kenntnisse in Spanisch (alternativ Französisch)

(Berufs-)Erfahrung:

- drei Jahre Berufserfahrung in ähnlicher Position sind erwünscht

Erwünscht:
- vielseitige Erfahrungen im Führen und Organisieren eines Sekretariats, Kenntnisse administrativer Vorgänge

- souveräner Umgang mit moderner PC- und Bürosoftware, vor allem MS-Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)

- Kenntnisse oder Bereitschaft zur Einarbeitung in die Verwaltungsabläufe und SAP-basierten Anwendungen der Universität

- Erfahrung in der Verwaltung von Webseiten und im Umgang mit Content Management Systemen

- Erfahrung oder Bereitschaft zur Einarbeitung in der Verwaltung von Drittmittelprojekten

- Erfahrung oder Bereitschaft zur Einarbeitung in der Bearbeitung von Personalangelegenheiten (z.B. Urlaubs- und Dienstreiseanträge)

- Fähigkeit zu strukturierter und selbstständiger Arbeitsweise; Organisationsgeschick

- Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Teamfähigkeit

- Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten

- Sicherheit in der Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Studierende, Wissenschaftler*innen, Verwaltung)

- Fähigkeit auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erstellen

Weitere Informationen erteilt Frau Kathrin Oster (bewerbungen-ifs@polsoz.fu-berlin.de / 030 83871265).

Weitere Informationen

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Prof. Dr. Gülay Çağlar: bewerbungen-ifs@polsoz.fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin

Fachbereich Politik- und Sozialwissenschaften

Otto-Suhr-Institut für Politikwissenschaft

Arbeitsbereich Gender & Diversity

Frau Prof. Dr. Gülay Çağlar

Ihnestr. 22

14195 Berlin (Dahlem)

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Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.