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Wie beantrage ich eine Dienstreise?

Für die Teilnahme an auswärtigen Workshops, Konferenzen, Besprechungen sowie die Durchführung von Feldforschung und ggf. die Erstattung damit zusammenhängender Kosten müssen FU-Beschäftigte eine Dienstreise beantragen, auch wenn keine Kosten erstattet werden sollen.

Das dazu erforderliche Dienstreiseantragsformular sowie auch  im Zusammenhang mit Dienstreisen nützliche Informationen können von der Website der FB-Verwaltung PolSoz, Abteilung Dienstreisen, heruntergeladen werden:

https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html

Dem Dienstreiseantrag müssen Belege zum Dienstreiseanlass beigefügt werden, z.B. das Programm eines Workshops, einer Konferenz oder die Einladung dazu; oder der Nachweis, dass man in einem auswärtigen Colloquium einen Gastvortrag hält etc.

Ein Dienstreiseantrag kann MIT Reisekostenerstattung oder OHNE Reisekostenerstattung beantragt werden. Im ersten Fall müssen im Antrag oder als Anlage die Kosten aufgelistet werden.

Man unterschreibt das Formular als Antragsteller*in unten links und reicht es beim Sekretariat II (Frau Stéphanie Herber) ein, das zuständig für die Abwicklung der Dienstreiseangelegenheiten aller Institutsmitarbeiter*innen ist.

Sekretariat II, Frau Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

Das Sekretariat bittet nun den geschäftsführenden Direktor (Prof. Dr. Thomas Stodulka) oder ihren Stellvertreter (Prof. Dr. Hansjörg Dilger) um Genehmigung des Antrags durch Unterschrift im Feld rechts unten.

Sobald dies geschehen ist, wird der Antrag mit den Anlagen an die Verwaltung des FB PolSoz, Abteiliung Dienstreise weitergeleitet.

Die FB-Verwaltung schickt den genehmigten Antrag zurück an den/die Antragsteller*in.

Wichtiger Hinweis:
Für dienstliche Reisen, die länger als 6 Wochen dauern, wie z.B. zum Anlass langfristiger Feldforschung wird nicht ein "Dienstreiseantrag", sondern ein Antrag auf Entsendung gestellt. Näheres dazu im FAQ-Kapitel Entsendung.


******** E N G L I S H   C O N T E N T S

4 to 6 weeks before you travel, you will have to:

  1. Fill in the form "Business trip application" (=Dienstreiseantrag). Since you have to indicate funding, ask your PI to give you the account number of your project (="Fonds") as well as the corresponding cost unit (=”Kostenstelle”).
Follow this link to download the form: https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen
(Click on „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“; and then: “Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (PDF, englische Version)“)

2. After filling out the form, get it signed by your PI – don´t forget to sign and date it yourself!
3. Gather the following additional documents:

          • A letter of explanation for the trip (why you are going there, what you will be doing there, etc.), dated and signed. Your supervisor must also sign it!
          • A letter of invitation, if any.
          • A program of the conference/ workshop.
          • Notification from the German Foreign Office about the Covid situation in the country.
            • Confirmation from the funding organisation (if you have third-party funding).

4. Bundle all these documents into a single PDF document. Title it: MyName_DR Application_MyDestination_Time   Period. Send your application to the person in charge of business trips in your department (NOT the central administration!

5. Wait for confirmation and approval.

 Only after you have received confirmation of your application can you travel - and have the costs reimbursed.



SFB 1171 Affective Societies
BGSMCS
Berlin Southern Theory Lecture