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Wie und in welchem Umfang kann ein Catering für Veranstaltungen des IfSKA aus Instituts-Haushaltsmitteln bezahlt werden?

Bei Veranstaltungen des IfSKA mit offiziellem Charakter (Workshops, Konferenzen, größere Gastvortragsveranstaltungen, Empfänge, Studieninfotage etc.) können Haushaltsmittel auf Kostenstellen des Instituts oder der veranstaltenden Professor:innen für ein Catering in Anspruch genommen werden.

Im Regelfall beauftragt ein Professor/eine Professorin einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin oder eine Studentische Hilfskraft aus dem eigenen Bereich mit der Organsiation und Planung.

Diese müssen hinsichtlich finanztechnischer Abwicklung zusammenarbeiten mit dem jeweils zuständigen Sekretariat am Institut, da sie Zugang zum UNIKAT, dem elektronischen FU-Bestell- und Rechnungsprogramm haben. Zuständigkeiten:
- Sekr. I für Veranstaltungen aus Haushaltsmitten,
- Sekr. II für Veranstaltungen aus Drittmitteln,
- Sekr. der KFS für Veranstaltungen der KFS-Mitarbeiter:innen

Catering-Ausgaben müssen aber im Vorfeld von der Verwaltung des FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigt werden.

Dazu muss man ein Infoblatt zu der geplanten Veranstaltung erstellen, das folgende Angaben enthalten muss:

- Titel der Veranstaltung
- Name, Vorname des Veranstalters/der Veranstalterin
- Kostenstelle des Veranstalters/der Veranstalterin
- Zahl der Teilnehmer:innen der Veranstaltung
- Art der Teilnehmer:innen der Veranstaltung (z.B. Mitarbeiter:innen des IfSKA, externe Gäste, intrenationale Gäste, Stiudierende etc.)
- Kurzes qabstact der Veranstaltung
- Liste der geplanten Catering-Artikel (Getränkearten, Knabberartikel, Kekse, e´vtl. warmes Essen, das von einem externen Caterer geliefert werden soll
- Kostenvoranschlag

Einge Artikel, wie Mineralwasser, Säfte, Knabberzeug, können von den Sekretariaten über das elkteronische Bestellsystem Unikat bestellt werden. Andere Lebensmittel können extern gekauft wetrdem wenn der FB PolSoz dies so bewilligt hat.

Wenn man eine externe Cateringfirma mit der Lieferung von Essen beauftragen will, muss man ein Angebot der Firma mit den Gesamtkosten einholen und von FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigen lassen.

Diese Korrespondenz, die Bestellungen und die Rechnungsbezahlung wird i.a. über die jeweils zuständigen Sekretariate am Institut abgewickelt.

Bisherige Praxis:
Catering wurde bisher genehmigt für folgende Veranstaltungsarten am Institut:

- Ganztägige Hearingsveranstaltungen im Zusammenhang mit Berufungsverfahren
- die Studieninfotage für student. Publikum im Sommer (wurden in der Vor-Corona-Zeit einmal jährlich im Institutsgarten veranstaltet)
- wissenschaftliche Workshops/Konferenzen mit externen und/oder internationalen Gästen
- Gastvortragsveranstaltungen mit Empfangscharakter für besondere wissenschaftliche Gäste
- IfSKA-Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Langen Nacht der Wissenschaften
u.ä.

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