Dienstreisen in Verbindung mit privatem Aufenthalt
1. Ist es zulässig, eine Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden?
Ja. Nach dem Bundesreisekostengesetz ist es grundsätzlich möglich, eine genehmigte Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden. Voraussetzung ist, dass:
-
die dienstliche Veranlassung im Vordergrund steht,
-
der private Aufenthalt vorab angezeigt und genehmigt wird,
-
dem Dienstherrn keine höheren Kosten entstehen als bei einer rein dienstlich veranlassten Reise > hierfür ist ein Kostenvergleich erforderlich!
2. Wie lange darf der private Aufenthalt dauern?
Der private Aufenthalt darf maximal fünf Kalendertage betragen.
Wird dieser Zeitraum überschritten, liegt grundsätzlich keine kombinierte Dienstreise im Sinne der reisekostenrechtlichen Regelungen mehr vor. In diesem Fall kann es sein, dass Reisekosten nur eingeschränkt oder gar nicht erstattet werden.
3. Was ist der erforderliche Kostenvergleich?
Bei einer kombinierten Reise ist zwingend ein Kostenvergleich zwischen zwei Szenarien durchzuführen:
-
Fiktive rein dienstliche Reise (ohne privaten Aufenthalt)
-
Tatsächlich durchgeführte kombinierte Reise
Erstattet werden maximal die Kosten, die bei einer ausschließlich dienstlichen Reise entstanden wären.
4. Welche Kosten müssen im Kostenvergleich berücksichtigt werden?
Der Kostenvergleich muss vollständig und detailliert erfolgen. Das bedeutet, dass sämtliche Kostenbestandteile einbezogen werden müssen, insbesondere:
-
Flugkosten (inkl. aller Nebenkosten, also z.B. Gepäckgebühren, Sitzplatzreservierung, usw.)
-
Bahnfahrkarten (inkl. Reservierungen)
-
Unterkunftskosten
Wichtig:
Der Vergleich darf sich nicht nur auf den reinen Ticketpreis beziehen. Gerade bei Flugreisen müssen auch zusätzliche Kosten wie Gepäckgebühren berücksichtigt werden.
5. Was passiert, wenn die kombinierte Reise teurer ist?
Ist die tatsächlich gebuchte kombinierte Reise teurer als die fiktive dienstliche Reise, wird nur der günstigere Betrag erstattet. Die Mehrkosten sind vom Reisenden privat zu tragen.
6. Wie wird mit Unterkunftskosten umgegangen?
Erstattungsfähig sind nur die Übernachtungen, die dienstlich erforderlich sind.
Übernachtungen während des privaten Aufenthalts sind nicht erstattungsfähig.
Bei einem durchgehenden Hotelaufenthalt muss klar erkennbar sein:
-
welche Nächte dienstlich,
-
welche privat veranlasst sind.
7. Wie verhält es sich mit Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld)?
Verpflegungsmehraufwand wird ausschließlich für die dienstlich veranlassten Reisetage gewährt.
Für Tage des privaten Aufenthalts besteht kein Anspruch.
