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Dienstreisen

Für die Teilnahme an auswärtigen Workshops, Konferenzen, Gastvorträgen und ggf. die Erstattung damit zusammenhängender Kosten müssen FU-Beschäftigte einen Dienstreiseantrag stellen, auch wenn keine Kosten erstattet werden sollen.

Das erforderliche Antragsformular "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise" und hilfreiche Informationen finden Sie auf der Website der Fachbereichsverwaltung PolSoz, Abteilung Dienstreisen:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen 

Die meisten Formulare gibt es mittlerweile auch auf Englisch.

Dem Antrag müssen Belege zum Dienstreiseanlass beigefügt werden, z.B. das Programm oder die Einladung. Ein Dienstreiseantrag kann mit Reisekostenerstattung oder ohne Reisekostenerstattung beantragt werden.

Vorgehensweise:

  • Die antragsstellende Person füllt das Formular aus, unterschreibt es unten links bei "Unterschrift der/des Reisenden" und reicht es bei der/dem Fachvorgesetzten (oder dem zuständigen Sekretariat) ein mit Bitte um Genehmigung.
  • Im Abschnitt "Reisekosten" ist anzugeben, ob und wenn ja welche Kosten erstattet werden sollen und wie hoch die voraussichtlichen Kosten inkl. Tagegeld sein werden (weitere Informationen zu Tagegeld- und Übernachtungssätzen unter FAQ "Tagegeld- und Übernachtungssätze".
  • Wird die Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt verbunden, geben Sie dies und die Dauer des Aufenthalts bitte im entsprechenden Feld im Formular an und denken daran, einen Kostenvergleich vorzunehmen (siehe hierzu FAQ "Dienstreisen in Verbindung mit einem privaten Aufenthalt".
  • Zuletzt wird der Antrag (entweder durch den/die Reisenden selbst oder das zuständige Sekretariat) mit den reisebegründenden Anlagen (Programm/Einladung) in einer einzigen PDF-Datei an die Dienstreiseabteilung des Fachbereichs unter dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de geschickt. Diese schickt den genehmigten Antrag zurück an den/die Antragsteller*in.

Wichtig: Für dienstliche Reisen, die länger als 6 Wochen dauern, wie z.B. ein Gastaufenthalt an einer externen Universität, wird kein Dienstreiseantrag, sondern ein Antrag auf Entsendung gestellt. Näheres dazu unter der FAQ "Entsendung".

1. Ist es zulässig, eine Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden?

Ja. Nach dem Bundesreisekostengesetz ist es grundsätzlich möglich, eine genehmigte Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden. Voraussetzung ist, dass:

  • die dienstliche Veranlassung im Vordergrund steht,

  • der private Aufenthalt vorab angezeigt und genehmigt wird,

  • dem Dienstherrn keine höheren Kosten entstehen als bei einer rein dienstlich veranlassten Reise > hierfür ist ein Kostenvergleich erforderlich!

2. Wie lange darf der private Aufenthalt dauern?

Der private Aufenthalt darf maximal fünf Kalendertage betragen.

Wird dieser Zeitraum überschritten, liegt grundsätzlich keine kombinierte Dienstreise im Sinne der reisekostenrechtlichen Regelungen mehr vor. In diesem Fall kann es sein, dass Reisekosten nur eingeschränkt oder gar nicht erstattet werden.

3. Was ist der erforderliche Kostenvergleich?

Bei einer kombinierten Reise ist zwingend ein Kostenvergleich zwischen zwei Szenarien durchzuführen:

  1. Fiktive rein dienstliche Reise (ohne privaten Aufenthalt)

  2. Tatsächlich durchgeführte kombinierte Reise

Erstattet werden maximal die Kosten, die bei einer ausschließlich dienstlichen Reise entstanden wären.

4. Welche Kosten müssen im Kostenvergleich berücksichtigt werden?

Der Kostenvergleich muss vollständig und detailliert erfolgen. Das bedeutet, dass sämtliche Kostenbestandteile einbezogen werden müssen, insbesondere:

  • Flugkosten (inkl. aller Nebenkosten, also z.B. Gepäckgebühren, Sitzplatzreservierung, usw.)

  • Bahnfahrkarten (inkl. Reservierungen)

  • Unterkunftskosten

Wichtig:
Der Vergleich darf sich nicht nur auf den reinen Ticketpreis beziehen. Gerade bei Flugreisen müssen auch zusätzliche Kosten wie Gepäckgebühren berücksichtigt werden.

5. Was passiert, wenn die kombinierte Reise teurer ist?

Ist die tatsächlich gebuchte kombinierte Reise teurer als die fiktive dienstliche Reise, wird nur der günstigere Betrag erstattet. Die Mehrkosten sind vom Reisenden privat zu tragen.

6. Wie wird mit Unterkunftskosten umgegangen?

Erstattungsfähig sind nur die Übernachtungen, die dienstlich erforderlich sind.

Übernachtungen während des privaten Aufenthalts sind nicht erstattungsfähig.

Bei einem durchgehenden Hotelaufenthalt muss klar erkennbar sein:

  • welche Nächte dienstlich,

  • welche privat veranlasst sind.

7. Wie verhält es sich mit Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld)?

Verpflegungsmehraufwand wird ausschließlich für die dienstlich veranlassten Reisetage gewährt.

Für Tage des privaten Aufenthalts besteht kein Anspruch.

Bei einer Dienstreise sowie bei einer Entsendung müssen die Reisekosten innerhalb von 6 Monaten nach dem Rückkehrdatum eingereicht werden.

1. Formular ausfüllen

Das Formular (auch auf Englisch verfügbar) finden Sie hier:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

  • Auf Seite 1 tragen Sie bitte alle Details Ihrer Reise ein, wie Sie es schon bei dem Antrag auf Dienstreise gemacht haben.
  • Auf Seite 2 listen Sie bitte unter „Aufwendungen“ die gesamten Kosten auf, für die Sie eine Rückerstattung beantragen.
  • Bitte unterschreiben Sie das Formular im unteren Teil von Seite 2 im Feld „Datum / Unterschrift Antragsteller*in“ und senden es an Ihr Sekretariat zur abschließenden Genehmigung durch den/die Kostenstelleninhaber*in.

Wichtige Ausfüllhinweise:

  • Im Feld „Vorauszahlung / Abschlag“ auf S. 1 des Antragsformulars tragen Sie bitte entweder den Betrag Ihrer Abschlagszahlung ein oder, wenn Sie keine Abschlagszahlung erhalten haben, eine „0“ oder einen Bindestrich. Bitte das Feld nicht einfach leer lassen. Damit weiß die Reisekostenstelle auf Anhieb, dass es keinen Abschlag gab und muss dies nicht unnötig prüfen.
  • Im Abschnitt „Beförderungsmittel“ auf S. 2 des Antragsformulars füllen Sie bitte alle für Sie zutreffenden Felder aus.
  • Eventuelle Beträge in ausländischen Währungen tragen Sie bitte auch in der originalen Währung ein (nicht in EUR konvertieren; dies erledigt die zentrale Reisekostenstelle).
  • Bewahren Sie alle eventuellen Originalbelege für 6 Monate ab dem Datum der Einreichung Ihrer Reisekostenabrechnung auf und scannen Sie diese ein. Es reicht, wenn Sie den Scan der Abrechnung beifügen.
  • Wichtig: bitte reichen Sie für jede Rechnung (auch Zugtickets) einen Zahlungsnachweis (z.B. Kontoauszug) mit ein, aus dem hervorgeht, dass Sie die Zahlung auch tatsächlich geleistet haben.
  • Falls Sie keinen Beleg mehr für einen bestimmten Betrag haben, notieren Sie es deutlich unter „Erläuterung zu den Aufwendungen“.
  • Beträge für Tagegeld müssen Sie nicht berechnen und eintragen. Dies erfolgt durch die zentrale Reisekostenstelle.

 

2. Beizufügende Unterlagen

Folgende Unterlagen fügen Sie Ihrem Antrag auf Reisekostenabrechnung bitte bei:

  • Genehmigten Dienstreiseantrag (diesen haben Sie von der Dienstreisestelle des Fachbereichs zurückerhalten).
  • Alle Rechnungen und den entsprechenden Zahlungsnachweis
  • Ggf. Kostenvergleich, falls die Reise mit einem privaten Aufenthalt verbunden wurde (siehe dazu FAQ „Dienstreise in Verbindung mit privatem Aufenthalt“)
  • Ggf. genehmigten Antrag auf Abschlagzahlung (siehe dazu FAQ „Abschlagzahlung“).

 

 3. Format des Antrags

Bitte kreieren Sie eine einzige PDF-Datei in folgender Reihenfolge:

1. Formular „Reisekostenabrechnung“
2. Genehmigten Dienstreiseantrag
3. ggf. genehmigten Antrag auf Abschlagzahlung
4. Rechnungen und zugehörige Zahlungsnachweise

 

4. Einreichung des Antrags

Bitte senden Sie das PDF an die Dienstreisestelle des Fachbereichs unter dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de. Diese prüft den Antrag und leitet ihn an die zentrale Reisekostenstelle und das dortige für den Fachbereich PolSoz zuständige Team (Frau Elisabeth Gruber) weiter (55@reisekostenstelle.fu-berlin.de). Von dort erhalten Sie dann den finalen Bescheid über die erfolgte Rückerstattung Ihrer Reisekosten.

 

  • Die aktuellen Tagegeldsätze im Inland finden Sie hier.
  • Die aktuellen Übernachtungssätze im Inland finden Sie hier. 
    (siehe Punkt 6. "Wann und in welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Übernachtungsgeld?")

Bitte beachten Sie auch den unter Punkt 6 stehenden Hinweis zu höheren Übernachtungskosten:

"Sofern die tatsächlichen Kosten für die selbst gebuchte Übernachtung den Betrag von 70,-- Euro bzw. die im Hotelverzeichnis benannte ortsbezogene Preisobergrenze überschreiten, ist die Unvermeidbarkeit der entstandenen Kosten im Einzelfall darzulegen und nachzuweisen. Unvermeidbar sind erhöhte Übernachtungskosten z.B. dann, wenn kein anderes zumutbares preiswerteres Hotel buchbar gewesen ist oder zur Erledigung des Dienstgeschäftes zwingend ein bestimmtes Hotel zu nutzen ist (Tagungshotel). Ohne Nachweis der Notwendigkeit können in diesen Fällen nur 70,-- Euro erstattet werden. Voraussetzung für eine uneingeschränkte Erstattung von notwendigen Hotelübernachtungskosten inklusive Frühstückskosten ist, dass die Hotelrechnung auf den Dienstherrn/Arbeitgeber ausgestellt und der Name der/des Dienstreisenden nur als Übernachtungsgast in der Rechnung genannt wird (arbeitgeberveranlasste Buchung)."

  • Die aktuellen Sätze für Tagegeld und Übernachtungsgeld im Ausland finden Sie hier.

Wenn Sie einen Vorschuss für die zu erwartenden Kosten (z.B. für den Kauf Ihrer Flugtickets) Ihrer Dienstreise brauchen, können Sie direkt nach dem Einreichen Ihres Dienstreiseantrags eine Abschlagzahlung dafür erhalten.

Diese Abschlagzahlung beträgt maximal 80% der zu erwartenden Kosten (diese müssen mind. 200 EUR betragen) und kann auch schon vor der Genehmigung der Reise (wenn der Antrag auf Genehmigung noch bearbeitet wird) eingereicht werden.

Hier finden Sie das Formular „Antrag auf Abschlagzahlung für eine zu erwartende Reisekostenvergütung“: https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

Vorgehensweise:

  1. Füllen Sie das Formular mit den gefragten Daten aus.
  2. Rechnen Sie die Beträge aus (max. 80%), basierend auf den angegebenen Kosten, und tragen Sie diese in die entsprechenden Felder ein.
  3. Soll der Vorschuss auch Übernachtungskosten und Tagegelder umfassen, setzen Sie bitte ein Kreuz im Feld „Bitte zusätzlich 80 v. H. der Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen in den Abschlag einbeziehen“
  4. Datieren und signieren Sie das Formular bei „Unterschrift des Dienstreisenden“. Das Feld „An die auszahlende Stelle“ können Sie frei lassen.
  5. Sammeln Sie die entsprechenden Rechnungen und Zahlungsnachweise (z.B. Kontoauszüge) und fügen Sie diese dem Antragsformular bei.
  6. Senden Sie alles in einer einzigen PDF-Datei per E-Mail an die Dienstreisestelle des Fachbereichs unter dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de.
  7. Die Dienstreisestelle sendet das Formular nach Genehmigung an Sie zurück. Mit dem genehmigten Antrag kann Ihr zuständiges Sekretariat für Sie einen Auszahlungsantrag fertigen. Sie erhalten die Zahlung in der Regel innerhalb einer Woche.

Die restlichen Reisekosten werden Ihnen im Zuge der regulären Reisekostenabrechnung nach Beendigung Ihrer Reise erstattet. Mehr dazu unter der FAQ "Reisekostenabrechnung".

 

Für Dienstreisen der Freien Universität Berlin in andere EU-/EWR-Staaten, die Schweiz oder Großbritannien ist eine A1-Bescheinigung immer erforderlich, egal wie kurz die Reise dauert (auch für einen Tag), da sie nachweist, dass weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt und keine Sozialversicherungsbeiträge im Ausland gezahlt werden müssen. Arbeitnehmer*innen und Beamte müssen dieses Dokument bei der zuständigen Krankenkasse oder Rentenversicherung beantragen und während der Reise mitführen. 

Wann Sie eine A1-Bescheinigung brauchen:

  • Reisen innerhalb der EU/EWR: (z.B. nach Frankreich, Italien, Spanien).
  • Reisen in die Schweiz.
  • Reisen ins Vereinigte Königreich (UK).
  • Unabhängig von der Dauer: Selbst bei eintägigen Reisen. 

Was die A1-Bescheinigung bewirkt:

  • Sie bestätigt, dass Sie weiterhin dem deutschen Sozialversicherungssystem unterliegen.
  • Sie stellt sicher, dass Sie keine Sozialversicherungsbeiträge in dem Land zahlen müssen, in dem Sie sich vorübergehend aufhalten. 

Was Sie tun müssen:

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Sekretariat.

Soziologie - Euiropäische Gesellschaften