Bei einer Dienstreise sowie bei einer Entsendung müssen die Reisekosten innerhalb von 6 Monaten nach dem Rückkehrdatum eingereicht werden.

1. Formular ausfüllen

Das Formular (auch auf Englisch verfügbar) finden Sie hier:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

• Auf Seite 1 tragen Sie bitte alle Details Ihrer Reise ein, wie Sie es schon bei dem Antrag auf Dienstreise gemacht haben.
• Auf Seite 2 listen Sie bitte unter „Aufwendungen“ die gesamten Kosten auf, für die Sie eine Rückerstattung beantragen.
• Bitte unterschreiben Sie das Formular im unteren Teil von Seite 2 im Feld „Datum / Unterschrift Antragsteller*in“ und senden es an Ihr Sekretariat zur abschließenden Genehmigung durch den/die Kostenstelleninhaber*in.
  
  

Wichtige Ausfüllhinweise:

• Im Feld „Vorauszahlung / Abschlag“ auf S. 1 des Antragsformulars tragen Sie bitte entweder den Betrag Ihrer Abschlagszahlung ein oder, wenn Sie keine Abschlagszahlung erhalten haben, eine „0“ oder einen Bindestrich. Bitte das Feld nicht einfach leer lassen. Damit weiß die Reisekostenstelle auf Anhieb, dass es keinen Abschlag gab und muss dies nicht unnötig prüfen.
• Im Abschnitt „Beförderungsmittel“ auf S. 2 des Antragsformulars füllen Sie bitte alle für Sie zutreffenden Felder aus.
• Eventuelle Beträge in ausländischen Währungen tragen Sie bitte auch in der originalen Währung ein (nicht in EUR konvertieren; dies erledigt die zentrale Reisekostenstelle).
• Bewahren Sie alle eventuellen Originalbelege für 6 Monate ab dem Datum der Einreichung Ihrer Reisekostenabrechnung auf und scannen Sie diese ein. Es reicht, wenn Sie den Scan der Abrechnung beifügen.
• Wichtig: bitte reichen Sie für jede Rechnung (auch Zugtickets) einen Zahlungsnachweis (z.B. Kontoauszug) mit ein, aus dem hervorgeht, dass Sie die Zahlung auch tatsächlich geleistet haben.
• Falls Sie keinen Beleg mehr für einen bestimmten Betrag haben, notieren Sie es deutlich unter „Erläuterung zu den Aufwendungen“.
• Beträge für Tagegeld müssen Sie nicht berechnen und eintragen. Dies erfolgt durch die zentrale Reisekostenstelle.

 

2. Beizufügende Unterlagen

Folgende Unterlagen fügen Sie Ihrem Antrag auf Reisekostenabrechnung bitte bei:

• Genehmigten Dienstreiseantrag (diesen haben Sie von der Dienstreisestelle des Fachbereichs zurückerhalten).
• Alle Rechnungen und den entsprechenden Zahlungsnachweis
• Ggf. Kostenvergleich, falls die Reise mit einem privaten Aufenthalt verbunden wurde (siehe dazu FAQ „Dienstreise in Verbindung mit privatem Aufenthalt“)
• Ggf. genehmigten Antrag auf Abschlagzahlung (siehe dazu FAQ „Abschlagzahlung“).

 

 3. Format des Antrags

Bitte kreieren Sie eine einzige PDF-Datei in folgender Reihenfolge:

1. Formular „Reisekostenabrechnung“
2. Genehmigten Dienstreiseantrag
3. ggf. genehmigten Antrag auf Abschlagzahlung
4. Rechnungen und zugehörige Zahlungsnachweise

 

4. Einreichung des Antrags

Bitte senden Sie das PDF an die Dienstreisestelle des Fachbereichs unter dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de. Diese prüft den Antrag und leitet ihn an die zentrale Reisekostenstelle und das dortige für den Fachbereich PolSoz zuständige Team (Frau Elisabeth Gruber) weiter (55@reisekostenstelle.fu-berlin.de). Von dort erhalten Sie dann den finalen Bescheid über die erfolgte Rückerstattung Ihrer Reisekosten.