Alle Beschäftigten benötigen einen FU-Account, um arbeiten zu können (z.B. für Zugang zu zentral verwalteten Arbeitsplatzrechnern, E-Mail, Webex, IT-Systemen der Verwaltung, Nutzung des Telefons usw.). Dieser Account dient nicht nur der Authentifizierung, sondern bietet auch die Autorisierung als Beschäftigte(r), um damit in einigen Systemen weitergehende Rechte zu erhalten.

Neu eingestellte Beschäftigte erhalten in der Regel 1-2 Tage nach der Vertragsunterzeichnung eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihren Account online aktivieren können. Sollte das bis zum Dienstbeginn nicht geschehen sein, wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Sekretariat.

Beschäftigte, die gleichzeitig auch FU-Studierende sind, benötigen den Beschäftigtenaccount zusätzlich zum Studierendenaccount, da die beiden Accounts unterschiedliche Berechtigungen erhalten.

Sobald Sie Account und E-Mail-Adresse erstellt haben, teilen Sie diese bitte Ihrem zuständigen Sekretariat mit, sodass Ihr Account für die unterschiedlichen Institutsressourcen freigeschaltet werden kann.

as my.FU-Portal ist die zentrale digitale Anlaufstelle für FU-Beschäftigte. Es dient

• dem Zugang zum elSA-Portal > Selfservice Beschäftigte für die Einsicht in die im Personalsystem gespeicherten persönlichen Daten, den Abruf von Entgeltnachweisen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweisen, Wohngeldbescheinigungen
• dem Zugang zum Service-Portal und dem dortigen Ticketsystem zur Meldung von IT-Störungen
• dem Zugang zu lizenzierter Software
• dem Zugang zu Webmail (als Alternative zur Outlook-Desktop-App)
• dem Zugang zur Lernplattform Blackboard
• dem Zugang zu Webex
• dem Zugang zum persönlichen Bibliotheksausweis

und mehr.

Auf dem Campus der Freien Universität Berlin steht nahezu flächendeckend ein Funk-Netzwerk (WLAN) zur Verfügung.

FU-Angehörige sowie Mitglieder von an Eduroam teilnehmenden Institutionen können sich über das Verfahren "eduroam" in das FU-Campusnetz einloggen und das Internet nutzen. Hierfür werden die Account-Daten des jeweiligen Rechenzentrum benötigt.

Die Nutzung des Internets vom eigenen mobilen Gerät funktioniert vice versa auch für FU-Angehörige in anderen teilnehmenden Wissenschaftseinrichtungen unter Verwendung der FU-Accountdaten.

Informationen zum WLAN-Zugang für alle Betriebssysteme finden Sie hier.

Mit der Einrichtung Ihres FU-Accounts erhalten Sie eine persönliche Rufnummer und eine PIN zur Anmeldung am Telefon an Ihrem Arbeitsplatz. Die Telefonnummer und alle Einstellungsmöglichkeiten (z.B. Weiterleitung und Anklopfen) finden Sie in Ihrem my.FU Portal unter "Telefoneinstellungen".

Für Telefonate aus dem Home Office oder wenn Sie kein Telefon an Ihrem Arbeitsplatz haben, nutzen Sie das Cisco Jabber Softphone. Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie hier. 

Weitere Informationen zu allen Telefonie-Diensten für FU-Beschäftigte finden Sie auch hier. 

Nach Dienstantritt müssen Sie sich Ihren elektronischen Büroschlüssel (Transponder) entweder in Ihrem zuständigen Sekretariat oder nach vorheriger Terminvereinbarung in der Fachbereichsverwaltung des Fachbereichs PolSoz abholen:

Fachbereich Politik und Sozialwissenschaften
Schlüsselangelegenheiten
Ihnestr. 21, 14195 Berlin
Raum 210
E-Mail: schluessel@polsoz.fu-berlin.de
Homepage: https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/schluessel/index.html

Sprech­zei­ten: Montag, Dienstag, Mittwoch: 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr

Die Schließberechtigungen auf dem Transponder können bei Bedarf jederzeit nach Absprache mit Ihrem/r Fachvorgesetzen und dem zuständigen Sekretariat verändert werden.

Wichtig:

• Die Transponder müssen spätestens nach 7 Tagen am sog. Masterleser im Erdgeschoss der Garystr. 55 (rechts neben der Eingangstür zum Treppenhaus) wieder aktualisiert werden, um weiterhin Türen öffnen zu können.
• Die Transponder schließen nur Montag bis Freitag zu den üblichen Dienstzeiten (07:00 bis 22:00 Uhr), nicht aber nachts, an Samstagen, Sonntagen oder Feiertagen!
• Nur Professor*innen und Sicherheitsbeaufragte bekommen auf Antrag eine unbefristete Rund-um-die-Uhr-Schließberechtigung.
• Wenn wissenschaftliche oder sonstige Mitarbeiter*innen aus dienstlichen Gründen außerhalb der o.g. Zeiten am Institut sein müssen, z.B. wenn Sie an Wochenenden Blockseminare, Workshops oder Besprechungen veranstalten, können Sie auf einem speziellen Formular einen befristeten "Antrag auf Zugangsberechtigung außerhalb der Gebäudeöffnungszeiten" stellen. Der Antrag muss vom Antragstellenden und dem/der Fachvorgesetzten digital gegengezeichnet werden und als Email-Anhang an die Schlüsselabteilung des Fachbereichs geschickt werden.

• Bei Verlust des Schließtransponders wenden Sie sich sofort an Ihr zuständiges Sekretariat oder die Fachbereichsverwaltung, um Ihren Transponder sperren zu lassen.

Weitere Informationen und Formulare für Schlüsselangelegenheiten finden Sie hier.

Jede/r Mitarbeitende der FU hat Zugriff auf ein persönliches Laufwerk mit der Bezeichnung H:// sowie ggf. auf das Gruppenlaufwerk des jeweiligen Arbeitsbereichs mit der Bezeichnung I://.

Beide Laufwerke sind standardmäßig auf den Standrechnern in den Büros eingerichtet. Sollte das nicht der Fall sein, wenden Sie sich bitte an Ihr Sekretariat.

Für den Fall, dass der Zugriff von einem anderen Rechner (Laptop) oder von zu Hause aus erfolgen soll, findet sich auf der IT-FAQ-Seite des Fachbereichs Politik- und Sozialwissenschaften eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung.

Als Mitarbeiter*in der Freien Universität Berlin können Sie die Zentral-, Campus- und Fachbereichsbibliotheken nutzen. Bestandsnachweise finden Sie über das Primo-Portal.

Für die Nutzung physischer Medien (Anmeldung in Primo erforderlich!) können Sie sich Ihren Bibliotheksausweis im my.FU Portal herunterladen. (Dies gilt leider nicht für studentische Beschäftigte. Bitte verwenden Sie zur Ausleihe Ihr studentisches Bibliothekskonto.)

Jahresurlaubsanspruch berechnet sich auf Basis der regelmäßigen Arbeitstage, wobei auch nur diese bei Antragstellung in Abzug gebracht werden müssen. Beschäftigte mit einer 5-Tage-Woche haben 30 Urlaubstage Pro Jahr.

5-Tage-Woche – 30 Urlaubstage (UT)
4-Tage-Woche – 24 UT
3-Tage-Woche – 18 UT
2-Tage-Woche – 12 UT

Der volle Urlaubsanspruch wird erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben (Wartezeit).

Beginnt der Vertrag nach dem 1. Januar, reduziert sich der Jahresurlaubsanspruch entsprechend, es werden allerdings nur die vollen Beschäftigungsmonate berechnet. Gesetzliche Feiertage sowie 24.12. und 31.12. gelten als arbeitsfrei. 

Wichtig: nicht genommene Urlaubstage können ins Folgejahr übertragen werden, sind aber vor dem 30.09. des Folgejahres zu nehmen. Nicht fristgemäß genommene Urlaubstage verfallen!

Das Urlaubsantragsformular für das entsprechende Kalenderjahr kann man hier herunterladen (Achtung: für studentische Beschäftigte gibt es ein eigenes Formular). Das Formular zirkuliert dann zwischen Antragsteller/in, Fachvorgesetzter/m und der Fachbereichsverwaltung und muss für das gesamte Kalenderjahr genutzt werden. 

Vorgehensweise:

1. Antragstellende füllen die Kopfzeile des Antragsformulares aus und kreuzen ihre regelmäßigen Wochenarbeitstage an.
2. Die Felder für den Gesamturlaubsanspruchs lassen Sie frei. Diese werden von der Fachbereichsverwaltung bei erstmaliger Antragstellung befüllt.
3. Wählen Sie dann den Beurlaubungsgrund aus und tragen Start- und Enddatum Ihres Urlaubs ein. Beim ersten Antrag lassen Sie auch hier das Feld "Resturlaub" frei. Es wird von der Fachbereichsverwaltung befüllt. Bei zukünftigen Anträgen tragen Sie dann hier die Resturlaubstage ein.
4. Unterschreiben Sie im Feld "Unterschrift Antragsteller" und speichern das Formular ab. Ihr/e Fachvorgesetzte/r unterschreibt im Feld "Genehmigt von". Im Anschluss wird das Formular an die Fachbereichsverwaltung unter Urlaub-AU@PolSoz.fu-berlin.de gesendet. Diese prüft, zeichnet unter "Notiert" und retouriert das Formular an den/die Anstragsteller/in. 
5. Wichtig: nur die im Dokument erstellte Unterschrift mit digitaler ID wird akzeptiert. Klicken Sie dafür in das blaue Feld "Unterschrift Antragsteller" und folgen Sie den Anweisungen. Das Dokument muss editierbar bleiben!

Eine Krankmeldung erfolgt am Krankheitstag vor regulärem Dienstantritt formlos per E-Mail an die zuständige Abteilung in der Fachbereichsverwaltung PolSoz unter Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de.

Da auch unbedingt Ihre Dienststelle (Fachvorgesetzte und Sekretariat) informiert werden muss, sollten Sie diese ins cc nehmen oder separat informieren.

Man kann sich 3 Tage ohne Vorlage eines ärztlichen Attests krankmelden.

Spätestens ab dem 4. Tag ist ein ärztliches Attest erforderlich. Die meisten Ärzte stellen hierfür nur noch eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aus, bei der Ihre Daten direkt an die Krankenkasse gesendet werden, wo der Arbeitgeber sie elektronisch abrufen kann. Anstatt eine Papierbescheinigung von Ihnen zu erhalten, benötigt die Fachbereichsverwaltung in dem Fall nur das Anfangs- und das Enddatum Ihrer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Sollten Sie von Ihrem Artz noch ein ausgedrucktes Attest erhalten, reichen Sie dieses bitte per E-Mail unter der o.g. Adresse ein und senden das Original an folgende Adresse: 

Freie Universität Berlin
FB Politik und Sozialwissenschaften
Abteilung Krankmeldungen
Ihnestr. 21
14195 Berlin

Achtung: Bei den Kalendertagen werden auch Wochenende und Feiertage mitgerechnet. Wenn Sie sich also an einem Freitag krankgemeldet haben und am Montag immer noch krank sind, müssen Sie spätestens am Montag ein ärztliches Attest einreichen. 

Gesundmeldung
Am Tag Ihres Dienstwiederantritts müssen Sie eine E-Mail mit dem Betreff "Gesundmeldung" an die o.g. E-Mail-Adressen schicken. Die Gesundmeldung ist unbedingt erforderlich, da Sie sonst weiterhin als krankgemeldet gelten und es wird entsprechende Nachfragen seitens des Fachbereichs geben.

Falls Sie allgemeine Fragen oder Probleme im Bereich IT haben, empfehlen wir Ihnen, einen Blick in die Knowledge Base des neuen Service-Portals zu werfen: https://service.fu-berlin.de/servity/km/ussknowledgebasearticles/

Hier ist das IT-Wissen der FU Berlin kompakt und übersichtlich zusammengetragen und kann per Stichwortsuche durchsucht werden.

Falls die Artikel dort Ihnen nicht weiterhelfen oder Sie speziellere Anfragen haben, können Sie über die Startseite des Service-Portals per Ticket eine Störung melden oder eine Anfrage stellen:

Die Freie Universität stellt für alle Beschäftigten einen eigenen Cloud-Dienst zur Verfügung. „box.fu-berlin.de“ basiert auf dem Nextcloud-Dienst. Damit stellt die Freie Universität eine datenschutzkonforme Cloud-Lösung zur Verfügung.

Zugang zu dem Dienst bekommen Sie mit Hilfe Ihres ZEDAT-Accounts.

Erreichbar ist der Dienst über das Webinterface https://box.fu-berlin.de oder als Client.

Hier finden Sie die Anleitung zur Einrichtung des Nextcloud-Clients auf Ihrem Arbeitsplatzcomputer unter

• Windows
• MacOS

Funktionen:

• Cloud-Speicher und damit Zugang zu Ihren Daten von überall und zu jeder Zeit
• Sie können Ihre Daten mit jedem teilen und für jeden zugänglich machen
• Hohe Sicherheit und Datenschutzkonformität, da die Server in Berlin an der TU-Berlin verortet sind
• Kalender und Kontakte
• Bearbeiten und Sichten von Dokumenten

Die Benutzung der zentralen Druck-, Scan- und Kopiergeräte ("FollowMe"-Drucker) ist nur unter Verwendung des eigenen Transponders möglich. Dieser muss vorab von der IT-Abteilung des Fachbereichs für die Benutzung freigeschaltet werden (dies veranlasst Ihr Sekretariat, sobald Sie diesem nach Dienstantritt Ihren FU-Account mitteilen).

Standort der Geräte

Die zentralen FollowMe-Drucker befinden sich in der gesamten Universität. Im Institut für Soziologie befindet sich ein FollowMe-Drucker in Raum 322 und ein weiterer auf der anderen Seite des Flures im Kopierraum rechts neben dem Fahrstuhl. 

Hinweise Nutzung

Vor der erstmaligen Nutzung der FollowMe-Drucker müssen Sie sich einmalig an einem der Geräte authentifzieren. Eine Anleitung dazu finden Sie hier. Für jede weitere Nutzung müssen Sie das Gerät dann lediglich durch Auflegen Ihres Transponders aktivieren.

Auf Dienstgeräten ist der Drucker in der Regel mit dem Namen "FollowMe" als Standarddrucker installiert. Sollte dies nicht der Fall sein, öffnen Sie bitte in Ihrem Windows Explorer folgenden Pfad und klicken "Enter": \\drucken.campus.fu-berlin.de\FollowMe

Alle Mitarbeitenden können vom eigenen Dienstgerät aus Druckaufträge an die FollowMe-Drucker schicken und die Drucke an jedem beliebigen Gerät an der gesamten Universität auslösen. 

Der Scanvorgang ist nur möglich, wenn man für die institutsinternen Netzwerke freigeschaltet wurde, denn die Scandokument werden an die Netzwerkadresse des Transponderinhabers gesendet.

Anleitungen für alle Vorgänge finden Sie hier:

• Kopieren
• Scannen
• Drucken

Die Installierung lizenzfreier Software bzw. lizenzpflichtiger Angebote, die über Rahmenverträge mit der FU verfügbar sind, erfolgt durch die IT-Abteilung. Dies gilt jedoch nur für dienstliche Geräte (private Geräte werden nicht betreut).

Diese braucht von Ihnen die Inventarnummer Ihres Dienstgeräts und den Benutzernamen Ihres FU-Accounts. Die Inventarnummer ist 5-stellig und normalerweise auf einem kleinen Aufkleber auf der Rückseite Ihres Geräts zu finden.

Eine Übersicht über die verfügbaren Software-Programme der FU samt Download-Links finden Sie in Ihrem myFU-Account unter "Software".

Sie können Ihre Anfrage mit Bitte um Installierung der gewünschten Software entweder über das Öffnen eines Tickets im FU-Serviceportal oder per Email an service@fu-berlin.de übermitteln.

Dann wird die Software automatisch installiert oder es wird mit Ihnen ein Termin zur Installation vereinbart.

Für die Beschaffung lizenzpflichtiger Software, die nicht über einen Rahmenvertrag der FU verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihr Sekretariat.

Für die Teilnahme an auswärtigen Workshops, Konferenzen, Gastvorträgen und ggf. die Erstattung damit zusammenhängender Kosten müssen FU-Beschäftigte einen Dienstreiseantrag stellen, auch wenn keine Kosten erstattet werden sollen.

Das erforderliche Antragsformular "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise" und hilfreiche Informationen finden Sie auf der Website der Fachbereichsverwaltung PolSoz, Abteilung Dienstreisen:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen 

Die meisten Formulare gibt es mittlerweile auch auf Englisch.

Dem Antrag müssen Belege zum Dienstreiseanlass beigefügt werden, z.B. das Programm oder die Einladung. Ein Dienstreiseantrag kann mit Reisekostenerstattung oder ohne Reisekostenerstattung beantragt werden.

Vorgehensweise:

• Die antragsstellende Person füllt das Formular aus, unterschreibt es unten links bei "Unterschrift der/des Reisenden" und reicht es bei der/dem Fachvorgesetzten (oder dem zuständigen Sekretariat) ein mit Bitte um Genehmigung.
• Im Abschnitt "Reisekosten" ist anzugeben, ob und wenn ja welche Kosten erstattet werden sollen und wie hoch die voraussichtlichen Kosten inkl. Tagegeld sein werden (weitere Informationen zu Tagegeld- und Übernachtungssätzen unter FAQ "Tagegeld- und Übernachtungssätze".
• Wird die Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt verbunden, geben Sie dies und die Dauer des Aufenthalts bitte im entsprechenden Feld im Formular an und denken daran, einen Kostenvergleich vorzunehmen (siehe hierzu FAQ "Dienstreisen in Verbindung mit einem privaten Aufenthalt".
• Zuletzt wird der Antrag (entweder durch den/die Reisenden selbst oder das zuständige Sekretariat) mit den reisebegründenden Anlagen (Programm/Einladung) in einer einzigen PDF-Datei an die Dienstreiseabteilung des Fachbereichs unter dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de geschickt. Diese schickt den genehmigten Antrag zurück an den/die Antragsteller*in.

Wichtig: Für dienstliche Reisen, die länger als 6 Wochen dauern, wie z.B. ein Gastaufenthalt an einer externen Universität, wird kein Dienstreiseantrag, sondern ein Antrag auf Entsendung gestellt. Näheres dazu unter der FAQ "Entsendung".

1. Ist es zulässig, eine Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden?

Ja. Nach dem Bundesreisekostengesetz ist es grundsätzlich möglich, eine genehmigte Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden. Voraussetzung ist, dass:

• die dienstliche Veranlassung im Vordergrund steht,

• der private Aufenthalt vorab angezeigt und genehmigt wird,

• dem Dienstherrn keine höheren Kosten entstehen als bei einer rein dienstlich veranlassten Reise > hierfür ist ein Kostenvergleich erforderlich!

2. Wie lange darf der private Aufenthalt dauern?

Der private Aufenthalt darf maximal fünf Kalendertage betragen.

Wird dieser Zeitraum überschritten, liegt grundsätzlich keine kombinierte Dienstreise im Sinne der reisekostenrechtlichen Regelungen mehr vor. In diesem Fall kann es sein, dass Reisekosten nur eingeschränkt oder gar nicht erstattet werden.

3. Was ist der erforderliche Kostenvergleich?

Bei einer kombinierten Reise ist zwingend ein Kostenvergleich zwischen zwei Szenarien durchzuführen:

1. Fiktive rein dienstliche Reise (ohne privaten Aufenthalt)

2. Tatsächlich durchgeführte kombinierte Reise

Erstattet werden maximal die Kosten, die bei einer ausschließlich dienstlichen Reise entstanden wären.

4. Welche Kosten müssen im Kostenvergleich berücksichtigt werden?

Der Kostenvergleich muss vollständig und detailliert erfolgen. Das bedeutet, dass sämtliche Kostenbestandteile einbezogen werden müssen, insbesondere:

• Flugkosten (inkl. aller Nebenkosten, also z.B. Gepäckgebühren, Sitzplatzreservierung, usw.)

• Bahnfahrkarten (inkl. Reservierungen)

• Unterkunftskosten

Wichtig:
Der Vergleich darf sich nicht nur auf den reinen Ticketpreis beziehen. Gerade bei Flugreisen müssen auch zusätzliche Kosten wie Gepäckgebühren berücksichtigt werden.

5. Was passiert, wenn die kombinierte Reise teurer ist?

Ist die tatsächlich gebuchte kombinierte Reise teurer als die fiktive dienstliche Reise, wird nur der günstigere Betrag erstattet. Die Mehrkosten sind vom Reisenden privat zu tragen.

6. Wie wird mit Unterkunftskosten umgegangen?

Erstattungsfähig sind nur die Übernachtungen, die dienstlich erforderlich sind.

Übernachtungen während des privaten Aufenthalts sind nicht erstattungsfähig.

Bei einem durchgehenden Hotelaufenthalt muss klar erkennbar sein:

• welche Nächte dienstlich,

• welche privat veranlasst sind.

7. Wie verhält es sich mit Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld)?

Verpflegungsmehraufwand wird ausschließlich für die dienstlich veranlassten Reisetage gewährt.

Für Tage des privaten Aufenthalts besteht kein Anspruch.

Bei einer Dienstreise sowie bei einer Entsendung müssen die Reisekosten innerhalb von 6 Monaten nach dem Rückkehrdatum eingereicht werden.

1. Formular ausfüllen

Das Formular (auch auf Englisch verfügbar) finden Sie hier:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

• Auf Seite 1 tragen Sie bitte alle Details Ihrer Reise ein, wie Sie es schon bei dem Antrag auf Dienstreise gemacht haben.
• Auf Seite 2 listen Sie bitte unter „Aufwendungen“ die gesamten Kosten auf, für die Sie eine Rückerstattung beantragen.
• Bitte unterschreiben Sie das Formular im unteren Teil von Seite 2 im Feld „Datum / Unterschrift Antragsteller*in“ und senden es an Ihr Sekretariat zur abschließenden Genehmigung durch den/die Kostenstelleninhaber*in.
  
  

Wichtige Ausfüllhinweise:

• Im Feld „Vorauszahlung / Abschlag“ auf S. 1 des Antragsformulars tragen Sie bitte entweder den Betrag Ihrer Abschlagszahlung ein oder, wenn Sie keine Abschlagszahlung erhalten haben, eine „0“ oder einen Bindestrich. Bitte das Feld nicht einfach leer lassen. Damit weiß die Reisekostenstelle auf Anhieb, dass es keinen Abschlag gab und muss dies nicht unnötig prüfen.
• Im Abschnitt „Beförderungsmittel“ auf S. 2 des Antragsformulars füllen Sie bitte alle für Sie zutreffenden Felder aus.
• Eventuelle Beträge in ausländischen Währungen tragen Sie bitte auch in der originalen Währung ein (nicht in EUR konvertieren; dies erledigt die zentrale Reisekostenstelle).
• Bewahren Sie alle eventuellen Originalbelege für 6 Monate ab dem Datum der Einreichung Ihrer Reisekostenabrechnung auf und scannen Sie diese ein. Es reicht, wenn Sie den Scan der Abrechnung beifügen.
• Wichtig: bitte reichen Sie für jede Rechnung (auch Zugtickets) einen Zahlungsnachweis (z.B. Kontoauszug) mit ein, aus dem hervorgeht, dass Sie die Zahlung auch tatsächlich geleistet haben.
• Falls Sie keinen Beleg mehr für einen bestimmten Betrag haben, notieren Sie es deutlich unter „Erläuterung zu den Aufwendungen“.
• Beträge für Tagegeld müssen Sie nicht berechnen und eintragen. Dies erfolgt durch die zentrale Reisekostenstelle.

2. Beizufügende Unterlagen

Folgende Unterlagen fügen Sie Ihrem Antrag auf Reisekostenabrechnung bitte bei:

• Genehmigten Dienstreiseantrag (diesen haben Sie von der Dienstreisestelle des Fachbereichs zurückerhalten).
• Alle Rechnungen und den entsprechenden Zahlungsnachweis
• Ggf. Kostenvergleich, falls die Reise mit einem privaten Aufenthalt verbunden wurde (siehe dazu FAQ „Dienstreise in Verbindung mit privatem Aufenthalt“)
• Ggf. genehmigten Antrag auf Abschlagzahlung (siehe dazu FAQ „Abschlagzahlung“).

 3. Format des Antrags

Bitte kreieren Sie eine einzige PDF-Datei in folgender Reihenfolge:

1. Formular „Reisekostenabrechnung“
2. Genehmigten Dienstreiseantrag
3. ggf. genehmigten Antrag auf Abschlagzahlung
4. Rechnungen und zugehörige Zahlungsnachweise

4. Einreichung des Antrags

Bitte senden Sie das PDF an die Dienstreisestelle des Fachbereichs unter dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de. Diese prüft den Antrag und leitet ihn an die zentrale Reisekostenstelle und das dortige für den Fachbereich PolSoz zuständige Team (Frau Elisabeth Gruber) weiter (55@reisekostenstelle.fu-berlin.de). Von dort erhalten Sie dann den finalen Bescheid über die erfolgte Rückerstattung Ihrer Reisekosten.

• Die aktuellen Tagegeldsätze im Inland finden Sie hier.
• Die aktuellen Übernachtungssätze im Inland finden Sie hier. 
  (siehe Punkt 6. "Wann und in welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Übernachtungsgeld?")

Bitte beachten Sie auch den unter Punkt 6 stehenden Hinweis zu höheren Übernachtungskosten:

"Sofern die tatsächlichen Kosten für die selbst gebuchte Übernachtung den Betrag von 70,-- Euro bzw. die im Hotelverzeichnis benannte ortsbezogene Preisobergrenze überschreiten, ist die Unvermeidbarkeit der entstandenen Kosten im Einzelfall darzulegen und nachzuweisen. Unvermeidbar sind erhöhte Übernachtungskosten z.B. dann, wenn kein anderes zumutbares preiswerteres Hotel buchbar gewesen ist oder zur Erledigung des Dienstgeschäftes zwingend ein bestimmtes Hotel zu nutzen ist (Tagungshotel). Ohne Nachweis der Notwendigkeit können in diesen Fällen nur 70,-- Euro erstattet werden. Voraussetzung für eine uneingeschränkte Erstattung von notwendigen Hotelübernachtungskosten inklusive Frühstückskosten ist, dass die Hotelrechnung auf den Dienstherrn/Arbeitgeber ausgestellt und der Name der/des Dienstreisenden nur als Übernachtungsgast in der Rechnung genannt wird (arbeitgeberveranlasste Buchung)."

• Die aktuellen Sätze für Tagegeld und Übernachtungsgeld im Ausland finden Sie hier.

Wenn Sie einen Vorschuss für die zu erwartenden Kosten (z.B. für den Kauf Ihrer Flugtickets) Ihrer Dienstreise brauchen, können Sie direkt nach dem Einreichen Ihres Dienstreiseantrags eine Abschlagzahlung dafür erhalten.

Diese Abschlagzahlung beträgt maximal 80% der zu erwartenden Kosten (diese müssen mind. 200 EUR betragen) und kann auch schon vor der Genehmigung der Reise (wenn der Antrag auf Genehmigung noch bearbeitet wird) eingereicht werden.

Hier finden Sie das Formular „Antrag auf Abschlagzahlung für eine zu erwartende Reisekostenvergütung“: https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

Vorgehensweise:

1. Füllen Sie das Formular mit den gefragten Daten aus.
2. Rechnen Sie die Beträge aus (max. 80%), basierend auf den angegebenen Kosten, und tragen Sie diese in die entsprechenden Felder ein.
3. Soll der Vorschuss auch Übernachtungskosten und Tagegelder umfassen, setzen Sie bitte ein Kreuz im Feld „Bitte zusätzlich 80 v. H. der Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen in den Abschlag einbeziehen“
4. Datieren und signieren Sie das Formular bei „Unterschrift des Dienstreisenden“. Das Feld „An die auszahlende Stelle“ können Sie frei lassen.
5. Sammeln Sie die entsprechenden Rechnungen und Zahlungsnachweise (z.B. Kontoauszüge) und fügen Sie diese dem Antragsformular bei.
6. Senden Sie alles in einer einzigen PDF-Datei per E-Mail an die Dienstreisestelle des Fachbereichs unter dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de.
7. Die Dienstreisestelle sendet das Formular nach Genehmigung an Sie zurück. Mit dem genehmigten Antrag kann Ihr zuständiges Sekretariat für Sie einen Auszahlungsantrag fertigen. Sie erhalten die Zahlung in der Regel innerhalb einer Woche.

Die restlichen Reisekosten werden Ihnen im Zuge der regulären Reisekostenabrechnung nach Beendigung Ihrer Reise erstattet. Mehr dazu unter der FAQ "Reisekostenabrechnung".

Für Dienstreisen der Freien Universität Berlin in andere EU-/EWR-Staaten, die Schweiz oder Großbritannien ist eine A1-Bescheinigung immer erforderlich, egal wie kurz die Reise dauert (auch für einen Tag), da sie nachweist, dass weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt und keine Sozialversicherungsbeiträge im Ausland gezahlt werden müssen. Arbeitnehmer*innen und Beamte müssen dieses Dokument bei der zuständigen Krankenkasse oder Rentenversicherung beantragen und während der Reise mitführen. 

Wann Sie eine A1-Bescheinigung brauchen:

• Reisen innerhalb der EU/EWR: (z.B. nach Frankreich, Italien, Spanien).
• Reisen in die Schweiz.
• Reisen ins Vereinigte Königreich (UK).
• Unabhängig von der Dauer: Selbst bei eintägigen Reisen. 

Was die A1-Bescheinigung bewirkt:

• Sie bestätigt, dass Sie weiterhin dem deutschen Sozialversicherungssystem unterliegen.
• Sie stellt sicher, dass Sie keine Sozialversicherungsbeiträge in dem Land zahlen müssen, in dem Sie sich vorübergehend aufhalten. 

Was Sie tun müssen:

• Im diesem Merkblatt zur A1-Bescheinigung bei Dienstreisen finden Sie eine übersichtliche Anleitung für die Beantragung der A1-Bescheinigung. Es gibt jeweils ein eigenes Antragsverfahren für Tarifbeschäftigte und für Beamte.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Sekretariat.

In unserem Wiki für Lehrende finden Sie hier eine Zusammenstellung aller wichtigen Informationen zum Semesterstart.

Im Wiki für Lehrende finden Lehrende im Master "Sociology - European Societies" umfassende Informationen u.a. zu

• Leistungsanforderungen pro Modul
• Richtlinien zur aktiven und regelmäßigen Teilnahme
• Richtlinien zur Modulprüfung
• Hinweise zu mündlichen Prüfungen
• Hinweise zu Masterarbeiten
• Semesterstart

Campus Management:

Neu eingestellte Lehrende erhalten nach Vertragsunterzeichnung eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihren FU-Account online aktivieren können. Bei Abweichungen oder Nachfragen kontaktieren Sie bitte Ihr zuständiges Sekretariat oder den Benutzer-Service der FUB-IT unter service@fu-berlin.de 

Mit diesem FU-Account können Sie sich auf Campus Management (CM) und Blackboard einloggen. 

Achtung: Für die Nutzung von Campus Management wird Ihr Account i.d.R. vom Key User des Fachbereichs nach Ihrer Vertragsunterzeichnung freigeschaltet. Ist dies aus bestimmten Gründen nicht erfolgt, haben Sie trotz gültigem FU-Account auch keinen Zugang zu CM.  Mehr dazu unter der FAQ "Ich habe trotz gültigem FU-Account keinen Zugang zu Campus Management".

Für Lehrbeauftragte ohne Arbeitsvertrag schalten die Key User des Fachbereichs den entsprechenden FU-Account frei für die Nutzung von CM frei. Siehe dazu auch die FAQ "Wie erhalten Lehrbeauftragte einen FU-Account"?

Telefonische und persönliche Unterstützung erfolgt zunächst dezentral durch das Studienbüro des Fachbereichs PolSoz, erreichbar unter der E-Mail studienbuero@polsoz.fu-berlin.de sowie der Rufnummer 030 838-71822 und/oder -63929.

Technische Unterstützung erfolgt zusätzlich durch die Campus Management Hotline unter der E-Mail cm-hotline@fu-berlin.de und/oder der Rufnummer: 838-77770.

Im hilfreichen Blackboard-Wiki finden Sie viele Fragen und Antworten zu Blackboard, wie z.B.

• Ich sehe meine Lehrveranstaltung nicht auf Blackboard - was kann ich tun?
• Studierende können meine Lehrveranstaltung nicht auf Blackboard sehen - was kann ich tun?
• Wie bekommen externe Studierende Zugriff auf meinen Blackboardkurs?
• Wie füge ich Studierende manuell zu meinem Blackboardkurs hinzu?
• Wie kann ich zwei Blackboardkurse zu einem zusammenführen?

Wenn Ihnen das Wiki nicht weiterhilft, finden Sie dort auch die Kontaktinformationen des Supports.

Zusätzlich zum genannten Kontakt über das IT-Serviceportal können Sie diesen auch wie folgt erreichen:

Telefon: (0)30/838-54900
Email: support@cedis.fu-berlin.de

Alternativ können Sie sich gerne auch an die Lehrplanung des Instituts unter lehresoz@polsoz.fu-berlin.de wenden.

Ihnen fehlt möglicherweise die Berechtigung für den Zugang zum Campus Management. Bitte wenden Sie sich dafür an die zuständigen Key User des Fachbereichs PolSoz:

Lehrbeauftragte und andere externe Dozierende benötigen einen FU-Account, um E-Mail oder Systeme wie Campus Management, Blackboard und Webex nutzen zu können.

Sie werden hierzu durch die Keyuser des jeweiligen Fachbereichs als Dozenten im System angelegt und erhalten dann ebenfalls eine Mail mit einem Link zur Accountaktivierung. Sollte das bis zum Dienstbeginn nicht geschehen sein, wenden Sie sich bitte an die Key User in Ihrem Fachbereich. 

Für den Fachbereich PolSoz sind hierfür Ihre Ansprechpersonen:

Ja, Sie dürfen externe Studierende anderer Institute/Fachbereiche/Universitäten oder Austauschstudierende in Ihrem Kurs aufnehmen, sofern es in Ihrem Kurs noch freie Plätze gibt. Vorrang haben jedoch immer Studierende des Studiengangs, in dem Ihr Kurs angeboten wird.

Die externen Teilnehmenden können nicht in Campus Management registriert werden. Sie erhalten am Ende des Kurses von Ihnen einen unterschriebenen Leistungsschein zur Vorlage im zuständigen Prüfungsbüro. Die Studierenden sind selbst dafür verantwortlich, Ihnen den richtigen Leistungsschein zur Unterschrift vorzulegen.

Dennoch zur Information: Die entsprechenden Formulare für fachbereichsinterne Studierende und Austauschstudierende des Masters "Sociology - European Societies" finden Sie hier.

Die Evaluation der Lehre am Fachbereich wird turnusmäßig alle drei Semester für die einzelnen Studiengänge durchgeführt. Der Arbeitsbereich Qualitätssicherung informiert die jeweiligen Lehrenden und betreut die Durchführung. Hierfür erhalten die Lehrenden einen QR-Code und einen Link, welche zu der Evaluation führen.

Außerplanmäßige (freiwillige) Lehrveranstaltungsevaluation

Wenn Sie außerhalb der turnusmäßigen Evaluationen eine Ihrer Lehrveranstaltungen freiwillig evaluieren möchten, melden Sie sich bitte rechtzeitig (vor dem planmäigen Evaluationszeitraum) bei der Qualitätssicherung.

Mehr Informationen und die entsprechenden Fristen finden Sie auf der Seite der Qualitätssicherung des Fachbereichs:

https://www.polsoz.fu-berlin.de/qualitaetssicherung/lehrevaluationen/index.html

Ansprechpersonen am Fachbereich

Marvin Momberg, Verena Schulze-Knoll und Jennifer Nickel

E-Mail: leva@polsoz.fu-berlin.de

Die Noten- und Teilnahmenbestätigung erfolgt bei Lehrveranstaltungen, die über das Campus Management buchbar sind, durch die jeweiligen Lehrenden über das SAP-System.

Für die Anmeldung im SAP-System benötigen Sie einen Account der Freien Universität Berlin. Dies gilt auch für alle Lehrbeauftragten. Mehr Informationen dazu finden Sie unter der FAQ "FU-Account für Lehrbeauftragte".

Prüfungsleistungen und Teilnahmebestätigungen per Papierschein erhalten ausschließlich Studierende, die (noch) nicht über das SAP-System verwaltet werden können:

• Austauschstudierende
• Studierende anderer Universitäten
• Studierende der nicht-modularisierten Studiengänge

Zur Ausstellung von Prüfungs- oder Teilnahmebestätigungen benutzen Sie bitte die Prüfungs- und/oder Teilnahmebescheinigung (Papierschein).

Das Institut hat eine Lehrstuhl-Lizenz für Unipark.

Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an das Institutssekretariat.

Mit der neuen Plattform Panopto können Lehrende und Mitarbeitende Video- und Audiodateien für die Lehre aufnehmen, verwalten und veröffentlichen. Mehr dazu hier.

Das Bibliotheksportal Primo ist ein moderner Bibliothekskatalog und bietet Zugang zu lokalen und externen Ressourcen wie Büchern, E-Books, Zeitschriften - aber auch Zeitschriftenaufsätzen, Buchkapiteln oder digitalen Objekten aus dem Bestand der FU-Bibliotheken und aus einem Megaindex mit über 4 Milliarden Datensätzen.

Primo ist im My.FU-Portal verlinkt.

Auf Ressourcen, die bereits in Primo verfügbar sind, können Beschäftigte direkt zugreifen. Ansonsten laufen Buchbestellungen einschl. E-Books ausschließlich über erwerbung.bibliothek@polsoz.fu-berlin.de.

Bitte wenden Sie sich an Ihr zuständiges Sekretariat, wenn Sie an der Beschaffung von externer Literatur, die nicht in Primo verfügbar ist, interessiert sind.

Die Universitätsbibliothek hat mit einzelnen Verlagen Vereinbarungen abgeschlossen und übernimmt anteilig oder vollumfänglich Publikationskosten für Angehörige der Freien Universität Berlin. Dadurch können Wissenschaftler*innen unserer Universität vereinfacht veröffentlichen - oft ohne zusätzlichen finanziellen Aufwand bzw. in einigen Fällen mit Rabatten. 

Mehr Informationen, die vollständige Liste an Verlagen sowie Kontaktdaten zum Open-Access-Team der Freien Universität finden Sie hier.

Auf der Website der Abteilung Nachwuchsförderung des Fachbereichs PolSoz finden Sie

• chronologische Beschreibungen des individuellen und des strukturierten Promotionsverfahrens
• Anforderungen an eine kumulative Dissertation
• eine Vorstellung der Konfliktberatung an unserem Fachbereich
• eine Liste der häufig gestellten Fragen
• und die am Fachbereich geltenden Promotionsordnungen zum Dr. phil/Ph.D. und Dr. rer. pol./Ph.D.

Auf dieser Seite finden Sie ausführliche Informationen rund um die individuelle Promotion, u.a. zu

• Bewerbungs- und Zulassungsmodalitäten
• Betreuersuche
• Eröffnung des Promotionsverfahrens
• Begutachtung der Dissertation

Ausfüllhinweise zu den einzureichenden Dokumenten:

Betreuungsvereinbarung:

• muss mit Unterschrift der/des Erstbetreuers und der/des Doktoranden eingereicht werden;
• zusätzlich sollte der Name des Vorsitzenden des Promotionsausschusses eingetragen sein.

Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren:

• muss lediglich von der/dem Erstbetreuer und der/dem Doktoranden unterschrieben werden;
• bitte die auf S. 2 gelisteten, einzureichenden Anlagen beachten! 
• die laut Anlagen erforderlichen Erklärungen gemäß § 4 der Promotionsordnung können in einem formlosen Schreiben formuliert und als PDF beigefügt werden.

Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens:

• hier müssen die Namen aller Mitglieder der Promotionskommission eingetragen werden, d.h. der/die Doktorand/in sollte einen vollständigen Vorschlag für die Kommission einreichen.

Eine Arbeitgeberbescheinigung (z.B. für den Antrag auf Elterngeld, Kitagutschein, Aufenthaltstitel u.a.) erhalten Sie von Ihrer zuständigen Sachbearbeitung der zentralen Personalstelle. 

Die Kontakte der entsprechenden Mitarbeitenden für den Fachbereich PolSoz finden Sie hier:

I 1 – Team Beamt*innen
I 2 – Team Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen (WiMis)

Sofern Sie als Beschäftigte*r eine entgeltliche Nebentätigkeit übernehmen möchten, ist diese anzeigepflichtig. Für Beamtinnen und Beamte gilt überdies eine grundsätzliche Genehmigungspflicht für Nebentätigkeiten; in jedem Fall sind alle Nebentätigkeiten vor deren Aufnahme über ein entsprechendes Formular anzuzeigen. Dieses und alle weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Bei Fragen zum Ausfüllen des Formulars wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Sekretariat. 

Eine Wohngeldbescheinigung für die Beantragung von Wohngeld können Sie über Ihr my-FU Portal > elSA-Portal > Self-Service Beschäftigte selbst generieren. Das Dokument ist ohne Unterschrift und Dienststempel gültig.