(Letzte Aktualisierung: 18.07.2023)

Bei einer Dienstreise sowie bei einer Entsendung muss das Formular zur Rückerstattung der Reisekosten (=“Reisekostenabrechnung“) innerhalb 6 Monaten nach dem Rückkehrdatum  eingereicht werden. Gehen Sie folgenderweise vor:

SCHRITT 1: Formular ausfüllen

Das Formular finden Sie hier:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

Klicken Sie auf die erste Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“, danach auf „Formular für die Abrechnung der Reisekosten“ (Englisch und Deutsch verfügbar)

(Wenn Sie nur ein Reiseziel hatten, dann heißt das Dokument „Anlage 3“ / Wenn Sie mehrere Reiseziele hatten, dann ist es „Anlage 1“).

Laden Sie das Dokument herunter und füllen Sie es aus:

• Auf der ersten Seite mit den Details Ihrer Reise, wie Sie es schon bei dem Antrag auf Dienstreise gemacht haben.

• Auf der zweiten Seite listen Sie die gesamten Kosten auf, für die Sie eine Rückerstattung beantragen. Das ist dann Ihre „Kostentabelle / Aufwendungen“. Der Betrag lassen Sie bitte in der originalen Währung (nicht in EUR konvertieren). Falls Sie kein Beleg mehr für eine bestimmte Rechnung haben, notieren Sie es deutlich.

WICHTIG ist, dass Sie all Ihre Belege im Original aufbewahren und einscannen.

SEHR WICHTIG ist, dass Sie für jede Rechnung (auch Zugtickets!) einen Zahlungsnachweise (z.B. Kontoauszug) angeben.

Wenn Sie mehr als 10 Belege haben:

• Kreieren Sie eine Datei mit einer neuen Tabelle, in der Sie erklären, welcher Beleg auf welchem Platz in der Kostentabelle steht.

• Reihen Sie die Belege nach Datum.

• Nummerieren Sie die einzelnen Belege/ oder die Seite, auf welcher Sie den Beleg eingescannt haben.

Lassen Sie dabei jeden Beleg deutlich zu der aufgelisteten Kostentabelle korrespondieren.

 

SCHRITT 2: Genehmigte Dienstreise / Entsendung finden

Wenn Sie eine Rückerstattung der Kosten beantragen, bedeutet dies, dass Ihre Dienstreise/Entsendung SCHON VORHER genehmigt worden ist.

Wie wissen Sie das? Das ausgefüllte Formular zur Beantragung einer Reise haben Sie (oder das Sekretariat, auf Ihre Bitte) an die Dienstreisestelle des Fachbereichs rechtzeitig geschickt. Die Dienstreisestelle hat Ihnen das Formular mit der Unterschrift der Finanzabteilung des Fachbereichs zurückgeschickt.

Bitte beachten Sie, dass die Unterschrift des Professors NICHT als Genehmigung einer Dienstreise gilt!

 

SCHRITT 3: Zahlungsnachweise sammeln

Da Sie eine Rückerstattung beantragen, müssen Sie zuerst beweisen, dass Sie diese Beträge auch tatsächlich bezahlt haben. Dafür benötigen Sie für jeden angegeben Betrag in der Kostentabelle einen Zahlungsnachweis.

 

SCHRITT 4: Belege und Nachweise einordnen

Ordnen Sie jedem Beleg seinem Zahlungsnachweis zu.

 

SCHRITT 5: Kreieren Sie eine einzige PDF-Datei

Diese PDF-Datei sollte folgende Elemente enthalten:

1.Formular „Reisekostenabrechnung“ (=Anlage 3 oder 1)

2.Genehmigte Dienstreise

3.Die Belege und ihre Zahlungsnachweise, GEORDNET

(falls zutreffend: fügen Sie Ihr Formular zur genehmigten Abschlagzahlung hinzu)

SCHRITT 6: Formulare UND eingescannte Belege an die Dienstreisestelle des Fachbereichs schicken

Um die Beantragung der Kostenrückerstattung zu beantragen, reichen Sie bitte eine einzige PDF-Datei an die Dienstreisestelle des Fachbereichs ein.

Nennen Sie Ihre Datei „Reisekostenabrechnung_Ihr Name_Ihr Dienstreiseort_Ihr Dienstreisedatum“

Schicken Sie Ihre Unterlagen (per Fachpost, wenn es um eine große Abrechnung geht) an:

Dienstreiseangelegenheiten / Exkursionen

Adresse

Ihnestraße 21
Raum 211
14195 Berlin

E-Mail

Dienstreisen@PolSoz.FU-Berlin.de

https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html