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Krankmeldung, Urlaub, Dienstreisen, Entsendungen

Für alle neueingestellten Beschäftigten gilt ab Vertragsbeginn zunächst eine Urlaubssperre für 3 Monate.

Man sollte sich außerdem zunächst bei den Personalsachbearbeiter*innen im FB PolSoz oder in der Personalstelle erkundigen: Wieviel Regelurlaub stehen mir pro Jahr zu?

  • Das Formular Urlaubsantrag des laufenden Kalenderjahres findet man zum Downloaden auf der Website der FB PolSoz-Verwaltung:
    https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/urlaub/index.html
    Es gibt unterschiedliche Formulare für Beamte/Angestellte und Studentische Hilfskräfte.
    Ein einziges Formular gilt immer für ein ganzes Kalenderjahr. Es pendelt das ganze Jahr über zwischen dem Urlaubsantragssteller, seinem/r Vorgesetzten und der Urlaubsbearbeitungsstelle im FB PolSoz hin und her.
  • Wenn man die Eintragungen im Kopf des Formulars gemacht und seinen Urlaub von... bis... in das Formular eingetragen hat, muss man in der Spalte „Unterschrift Antragsteller“ seine elektronische Signatur erzeugen. Dazu klickt man auf den orangenen Pfeil, ein Menü klappt auf und man folgt den Anweisungen zur Erzeugung der Signatur.
    Hinweis: Wenn die Signatur einmal erzeugt wurde, kann man sie immer wieder verwenden, auch für andere Formulare!
  • Man speichert das ausgefüllte Formular mit der Signatur dann ab und schickt es zunächst an seine*n vorgesetzte*n Professor*in. Diese*r muss seine/ihre Sígnatur in Spalte "Genehmigt von" einsetzen und schickt es dem Antragsteller zurück.
  • Der /die Antragsteller*in schickt das Formular mit der Vorgesetzten-Signatur dann an den FB PolSoz an Frau Jargstorf, email: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de . Dabei muss immer das Sekretarait I ins cc genommen werden, email sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de , weil dort die Urlaubsanträge zur Übersicht gesammelt werden. 
  • PolSoz signiert das Formular ebenfalls und schickt es dem/der Antragsteller*in zurück.
    Diese*r speichert es ab und verwendet es beim nächsten Urlaub wieder.


Hinweis:

Bitte informieren Sie sich über geltende Bestimmungen zum Betriebsurlaub regelmäßig auf der Website der Personalabteilung oder des Gesamtpersonalrates.

Informationen zum letzten Jahreswechsel 2022/2023:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/news/20220909_Betriebsurlaub.html

 

Bei Unklarheiten und Problemen kann man sich wenden an:
- Sekretariat I des IfSKA, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- Urlaubsreferat im FB PolSoz, email: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de

 

Für die Teilnahme an auswärtigen Workshops, Konferenzen, Besprechungen sowie die Durchführung von Feldforschung und ggf. die Erstattung damit zusammenhängender Kosten müssen FU-Beschäftigte eine Dienstreise beantragen, auch wenn keine Kosten erstattet werden sollen.

Das dazu erforderliche Dienstreiseantragsformular sowie auch  im Zusammenhang mit Dienstreisen nützliche Informationen können von der Website der FB-Verwaltung PolSoz, Abteilung Dienstreisen, heruntergeladen werden:

https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html

Dem Dienstreiseantrag müssen Belege zum Dienstreiseanlass beigefügt werden, z.B. das Programm eines Workshops, einer Konferenz oder die Einladung dazu; oder der Nachweis, dass man in einem auswärtigen Colloquium einen Gastvortrag hält etc.

Ein Dienstreiseantrag kann MIT Reisekostenerstattung oder OHNE Reisekostenerstattung beantragt werden. Im ersten Fall müssen im Antrag oder als Anlage die Kosten aufgelistet werden.

Man unterschreibt das Formular als Antragsteller*in unten links und reicht es beim Sekretariat II (Frau Stéphanie Herber) ein, das zuständig für die Abwicklung der Dienstreiseangelegenheiten aller Institutsmitarbeiter*innen ist.

Sekretariat II, Frau Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

Das Sekretariat bittet nun den geschäftsführenden Direktor (Prof. Dr. Thomas Stodulka) oder ihren Stellvertreter (Prof. Dr. Hansjörg Dilger) um Genehmigung des Antrags durch Unterschrift im Feld rechts unten.

Sobald dies geschehen ist, wird der Antrag mit den Anlagen an die Verwaltung des FB PolSoz, Abteiliung Dienstreise weitergeleitet.

Die FB-Verwaltung schickt den genehmigten Antrag zurück an den/die Antragsteller*in.

Wichtiger Hinweis:
Für dienstliche Reisen, die länger als 6 Wochen dauern, wie z.B. zum Anlass langfristiger Feldforschung wird nicht ein "Dienstreiseantrag", sondern ein Antrag auf Entsendung gestellt. Näheres dazu im FAQ-Kapitel Entsendung.


******** E N G L I S H   C O N T E N T S

4 to 6 weeks before you travel, you will have to:

  1. Fill in the form "Business trip application" (=Dienstreiseantrag). Since you have to indicate funding, ask your PI to give you the account number of your project (="Fonds") as well as the corresponding cost unit (=”Kostenstelle”).
Follow this link to download the form: https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen
(Click on „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“; and then: “Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (PDF, englische Version)“)

2. After filling out the form, get it signed by your PI – don´t forget to sign and date it yourself!
3. Gather the following additional documents:

          • A letter of explanation for the trip (why you are going there, what you will be doing there, etc.), dated and signed. Your supervisor must also sign it!
          • A letter of invitation, if any.
          • A program of the conference/ workshop.
          • Notification from the German Foreign Office about the Covid situation in the country.
            • Confirmation from the funding organisation (if you have third-party funding).

4. Bundle all these documents into a single PDF document. Title it: MyName_DR Application_MyDestination_Time   Period. Send your application to the person in charge of business trips in your department (NOT the central administration!

5. Wait for confirmation and approval.

 Only after you have received confirmation of your application can you travel - and have the costs reimbursed.



ENTSENDUNG  ( engl. SECONDMENT)

[English version further below]

Für Dienstreisen, die länger als 6 Wochen dauern, muss kein "Dienstreiseantrag" gestellt, sondern eine sog. "Entsendung" beantragt werden. Dies trifft in der Sozial- und Kulturanthropologie besonders auf Feldforschungsreisen zu.

Die Genehmigung einer Entsendung ist komplexer als bei einer Dienstreise, daher muss man den Antrag spätestens 8 Wochen vor dem geplanten Beginn der Reise stellen.

Der Antrag muss über das Sekretariat II eingereicht werden, dort können auch nähere Informationen erfragt werden.

Sekretariat II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

*** Wichtiger Hinweis:
Die Bearbeitungszeit von Einreichung im Sekretariat II bis zur Bewilligung durch die Personalstelle beträgt
mind. 8 Wochen! Ausnahmen von dieser Frist können nicht gemacht werden, es liegt an Ihnen, rechtzeitig zu planen.***

Der Entsendungsantrag besteht aus folgenden einzelnen Unterlagen:

1. das ausgefüllte Formular Antrag auf Dienstreise (nur pro forma, Daten zu Reisekosten können nachträglich eingetragen werden). Es ist kein Problem, wenn Sie Ihre genauen Reisedaten noch nicht kennen: Der Antrag dient im Wesentlichen als Grundlage, um den Antragsprozess zu starten. Man findet das Formular

auf der Website des FB Politik- und Sozialwisesenschaften
https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen
(Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“ / Antrag auf Genehmigung)

2. ein tabellarischer Zeitplan, so genau wie möglich: von wann bis wann halten Sie sich wo auf, was ist Ihre jeweilige Tätigkeit dort. Wenn Sie schon feste Adressen vor Ort haben, bitte mit angeben.

3. eine Kopie der Auslandsreisekrankenversicherung (Vorsicht bei den Anbietern! Viele bieten nur einen Schutz für 56 Tage im Jahr an- achten Sie also besonders darauf, eine Versicherung für „längere Aufenthalte“ abzuschließen)

4. ein detailliertes Begründungsschreiben: warum Sie diese Entsendung (=mehr als 6 Wochen) benötigen (z.B. Feldforschung), wie es in Ihrem Projekt passt, die zu erreichende Ziele, Ort- und Zeitrahmen. Das Schreiben muss datiert und von Ihnen und Ihrem Prof./Projektleiter unterschrieben sein.

5. die akuelle Meldung vom Auswärtigen Amt (AA) zur Covid-Situation im Zielland (ein copy paste von der Meldung auf der Webseite des AA genügt; Datum der Meldung nicht vergessen!)

Diesen Antrag mit allen Anlagen bitte zuerst an das Sekretariat II einreichen; von dort wird er an die Dienstreisestelle des Fachbereichs weitergeleitet. Dort wird geprüft; ob alles korrekt ist, es erfolgt sodann die Weiterleitung an die Zentrale Universitätsverwaltung.

Schließluich wird Ihre zuständige Personalstelle Sie kontaktieren, um weitere Details Ihrer Entsendung zu besprechen und zu klären. Sie werdeen zu einem Termin für ein Gespräch bei der Personalstelle gebeen und anschließend den Vertrag für die Entsendung unterschreiben.

Wichtiger Hinweis:
Bitte nicht vergessen, dass Sie vor Ort in Berlin sein müssen, um den Entsendungsvertrag zu unterschreiben!


 [English version]

SECONDMENT

If you need more than 6 weeks for your fieldwork abroad, you must apply for a (research) secondment. Less than 6 weeks is a regular business trip.

Please turn to
Secretary Office II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, email:  ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

Be fully aware that the processing of the secondment will take at least 8 weeks. No exceptions can be made, it is up to you to plan accordingly.

For a research secondment, you will need the following documents:

1.An application form for a “business trip” (“Antrag auf Dienstreise”)

This form is actually used for short business trips -in German “Dienstreise”. There is no actual form for secondments: the administration uses the one for short trips as a start. The form is to be found on the faculty PolSoz website:
 https://www.fu-berlin.de/en/sites/abt-1/formulare/index.html .
Among “Application Forms Business Travel” you will find “Application for Approval of Business Travel”. This is the one you have to fill in.
-Tick the box “Business Trip” on the top left of page 1.
There is no problem if you don't know your exact travel dates yet. The application form essentially serves as a base to start the process.
Don’t forget to indicate your financing, and to sign (on the bottom left corner)! Your supervisor also has to sign the form (on the bottom right corner)
-Leave page 2 blank

 2. A detailed itinerary (when and where you will be staying). If you have already made some arrangements (for hotels or invitations), indicate this in the plan and give the name and address of your hosts. If not, please indicate in which region/city you will be staying or for what purpose and for how long.

3. A justification letter for this secondment. Here you must explain thoroughly why you need to stay longer than 6 weeks. (= in that case it would be considered as "a short trip"); why you go there (=e.g. field research). Sign it, don´t forget the date. And let your supervisor sign it too.

4. The notification of the German Federal Foreign Office regarding the Covid situation in the country of destination: https://www.auswaertiges-amt.de/en (you can copy/paste what is online- don´t forget the date!)

 5. A copy of your travel health insurance. You can submit it immediately if you already have one. If not, because the processing time is so long, the insurance can often be submitted later. (Be careful of the providers in Germany! Many only offer cover for 56 days a year - so be especially careful to take out insurance for "longer stays")

 6. There are no specific problems regarding the secondment for non-EU citizens. In some cases it can last longer because you will have to obtain a visa for research purposes first. But start the application now, the processing of an application takes a minimum of 8-9 weeks. In the meantime, prepare all documents for your visa application (if required!)

Once you have prepared all that, the person in charge (Secretary II/Third Party Funding Officer) will send your application to the administration of the department first, then it will go the central administration.

You will eventually be contacted by HR to finalise your application and define your secondment contract. You will have to attend an interview in Berlin with a member of HR, and finally sign your contract. 

 

Bei einer Dienstreise sowie bei einer Entsendung muss das Formular zur Rückerstattung der Reisekosten (=“Reisekostenabrechnung“) innerhalb 6 Monaten nach dem Rückkehrdatum  eingereicht werden. Gehen Sie folgenderweise vor:


SCHRITT 1: Formular ausfüllen

Das Formular finden Sie hier:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

Klicken Sie auf die erste Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“, danach auf „Formular für die Abrechnung der Reisekosten“ (Englisch und Deutsch verfügbar)

(Wenn Sie nur ein Reiseziel hatten, dann heißt das Dokument „Anlage 3“ / Wenn Sie mehrere Reiseziele hatten, dann ist es „Anlage 1“).

Laden Sie das Dokument herunter und füllen Sie es aus:

  • Auf der ersten Seite mit den Details Ihrer Reise, wie Sie es schon bei dem Antrag auf Dienstreise gemacht haben.
  • Auf der zweiten Seite listen Sie die gesamten Kosten auf, für die Sie eine Rückerstattung beantragen. Das ist dann Ihre „Kostentabelle / Aufwendungen“. Der Betrag lassen Sie bitte in der originalen Währung (nicht in EUR konvertieren). Falls Sie kein Beleg mehr für eine bestimmte Rechnung haben, notieren Sie es deutlich.

WICHTIG ist, dass Sie all Ihre Belege im Original aufbewahren und einscannen.

SEHR WICHTIG ist, dass Sie für jede Rechnung (auch Zugtickets!) einen Zahlungsnachweise (z.B. Kontoauszug) angeben.

Wenn Sie mehr als 10 Belege haben:

  • Kreieren Sie eine Datei mit einer neuen Tabelle, in der Sie erklären, welcher Beleg auf welchem Platz in der Kostentabelle steht.
  • Reihen Sie die Belege nach Datum.
  • Nummerieren Sie die einzelnen Belege/ oder die Seite, auf welcher Sie den Beleg eingescannt haben.

Lassen Sie dabei jeden Beleg deutlich zu der aufgelisteten Kostentabelle korrespondieren.

 

SCHRITT 2: Genehmigte Dienstreise / Entsendung finden

Wenn Sie eine Rückerstattung der Kosten beantragen, bedeutet dies, dass Ihre Dienstreise/Entsendung SCHON VORHER genehmigt worden ist.

Wie wissen Sie das? Das ausgefüllte Formular zur Beantragung einer Reise haben Sie (oder das Sekretariat, auf Ihre Bitte) an die Dienstreisestelle des Fachbereichs rechtzeitig geschickt. Die Dienstreisestelle hat Ihnen das Formular mit der Unterschrift der Finanzabteilung des Fachbereichs zurückgeschickt.

Bitte beachten Sie, dass die Unterschrift des Professors NICHT als Genehmigung einer Dienstreise gilt!

 

SCHRITT 3: Zahlungsnachweise sammeln

Da Sie eine Rückerstattung beantragen, müssen Sie zuerst beweisen, dass Sie diese Beträge auch tatsächlich bezahlt haben. Dafür benötigen Sie für jeden angegeben Betrag in der Kostentabelle einen Zahlungsnachweis.

 

SCHRITT 4: Belege und Nachweise einordnen

Ordnen Sie jedem Beleg seinem Zahlungsnachweis zu.

 

SCHRITT 5: Kreieren Sie eine einzige PDF-Datei

Diese PDF-Datei sollte folgende Elemente enthalten:

1.Formular „Reisekostenabrechnung“ (=Anlage 3 oder 1)

2.Genehmigte Dienstreise

3.Die Belege und ihre Zahlungsnachweise, GEORDNET

(falls zutreffend: fügen Sie Ihr Formular zur genehmigten Abschlagzahlung hinzu)

SCHRITT 6: Formulare UND eingescannte Belege an die Dienstreisestelle des Fachbereichs schicken

Um die Beantragung der Kostenrückerstattung zu beantragen, reichen Sie bitte eine einzige PDF-Datei an die Dienstreisestelle des Fachbereichs ein.

Nennen Sie Ihre Datei „Reisekostenabrechnung_Ihr Name_Ihr Dienstreiseort_Ihr Dienstreisedatum“

Schicken Sie Ihre Unterlagen (per Fachpost, wenn es um eine große Abrechnung geht) an:

Dienstreiseangelegenheiten / Exkursionen

Adresse

Ihnestraße 21
Raum 211
14195 Berlin

E-Mail

Dienstreisen@PolSoz.FU-Berlin.de

https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html

 

Wenn Sie einen Vorschuss für die zu erwartenden Kosten (z.B. für den Kauf Ihrer Flugtickets, das Visum) für eine Dienstreise brauchen, dann können Sie eine Abschlagzahlung dafür erhalten.

Diese Abschlagzahlung beträgt maximal 80% der entstandenen Kosten, und kann auch schon vor der Genehmigung der Reise (wenn der Antrag auf Genehmingung einer Dienstreise noch bearbeitet wird) eingereicht werden.

Hier finden Sie das Formular:
https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

Unter der ersten Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“ finden Sie in der drittletzten Position das Formular „Antrag auf Abschlagzahlung für eine zu erwartende Reisekostenvergütung“.

Laden Sie dieses Formular herunter und füllen Sie es aus mit Ihrer Personalnummer, Ihre Kontaktdaten sowie Ihre Bankverbindung.

Rechnen Sie die Beträge aus (max. 80%), basierend auf den angegebenen Kosten.

Datieren und signieren Sie das Formular.

Lassen Sie den Kostenstellenverantwortlichen (Professor:in, Projektleiter.in) das Formular unterschreiben.

Fügen Sie die Belege hinzu und führen Sie diese zusammen in einer einzigen PDF-Datei.

Schicken Sie diese Datei an das Sekretariat (IfSKA; Stephanie Herber, Thielallee 52, 14195 Berlin; ifska-thiel52@fu-berlin.de) oder direkt an die Dienstreisestelle des Fachbereichs: dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de

Nach der Genehmigung wird ein Auszahlungsauftrag auf dem angegeben Konto vom Sekretariat aufgegeben. Sie erhalten die Zahlung innerhalb einer Woche.

WICHTIG: Füllen Sie bitte das Formular auf dem Rechner/digital aus. So verhindern Sie Probleme bei der Bearbeitung des Auftrags (zum Beispiel wegen unleserlicher Schrift/Zeichen).

*******

How Can I Apply for an Advance Payment for an Authorized Travel?

 If you need an advance payment for the purchase of your flight tickets for a business trip, then you can receive an advance payment for this.

This advance payment amounts to a maximum of 80% of the costs incurred, and can also be submitted before the trip is approved (if the business trip application is still being processed).

You can find the form here:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

Under the first heading “Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen “ (="Forms for the application and settlement of business trips") you will find the form „Antrag auf Abschlagzahlung für eine zu erwartende Reisekostenvergütung“ (="Application for advance payment for an expected travel allowance") in the third last item.

Download this form and fill it out with your staff number, your contact details as well as your bank details.

Calculate the amounts (max. 80%) based on the costs indicated.

Date and sign the form.

Let the form be signed by the person responsible for the cost centre (=prof, project manager).

Add the receipts and collect this file in a single PDF file.

Send this file to the secretariat (IfSKA; Stephanie Herber, Thielallee 52, 14195 Berlin; ifska-thiel52@fu-berlin,de) or directly to the departmental travel office: dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de

After approval, a payment order will be placed on the specified account by the secretary office. You will receive payment within one week.

IMPORTANT: Please fill in the form on the computer/digital. This will prevent problems in processing the order (for example due to unreadable writing/characters).

Eine Krankmeldung erfolgt formlos per email an die zuständige Abteilung in der FB-Verwaltung PolSoz (Frau Jargstorf):
e-mail: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de

Da auch unbedingt Ihre Dienststelle informiert werden muss, sollten Sie diese ins cc des Krankmelde-emails nehmen:
- in jedem Fall das Sekretariat I, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- den/die vorgesetzte*n Professor*in
- evtl. eine Person, die Ihre teilweise Vertetung übernehmen  muss, falls es eine solche gibt.

Mustertext email:
"Sehr geehrte Frau Jargstorf,
hiermit möchte ich mich ab dem ../../... (Datum) krankmelden.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Name"

Man kann sich 3 Tage ohne Vorlage eines ärztliches Attest krankmelden.

Spätestens ab dem 4. Tag ist ein Arztbesuch und ein schriftliches Attest erforderlich. Das Attest können Sie vorab als gescantes email attachment an die o.g. e-mail-Adressen schicken. Auf jeden Fall aber müssen Sie das Original des Attests an den FB PolSoz schicken. Adresse:

Freie Universität Berlin
FB Politik und Sozialwissenschaften
Abteilung Krankmeldungen
Ihnestr. 21
14195 Berlin

Das gilt auch für evtle. Folgebescheinigungen.

Gesundmeldung
am Tag Ihres Dienstwiederantritts müssen Sie unbedingt ein email mit dem Betreff Gesundmeldung an die o.g. email-Adressen schicken.

Mustertext:
"Sehr geehrte Frau Jargstorf,
nach meiner Krankmeldung habe ich am ../../...  (Datum) den Dienst wieder aufgenommen.
Mit freundlichen Grüßen,
Vorname Name"

Hinweis: Die Gesundmeldung ist unbedingt erforderlich, sonst gelten Sie weiterhin als krankgemeldet, und es wird entsprechende Nachfragen seitens des FB PolSoz geben.

SFB 1171 Affective Societies
BGSMCS
Berlin Southern Theory Lecture