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FAQ für Mitarbeiter*innen des Instituts

Diese Übersicht dient Ihnen als Orientierung und Hilfestellung für mögliche Fragen, welche vor dem Stellenantritt und während der Arbeit am Institut aufkommen können.

Hinweis: Die Übersicht befindet sich in Arbeit und wird noch um weitere Punkte und Texte ergänzt.

Welche ersten Schritte müssen neue Mitarbeiter:innen bei ihrem Dienstantritt unternehmen?

Sekretariat I (Haushalt)
Landoltweg 9-11, Raum 011
E-Mail: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
Tel. +49(0)30 838 56505
Sekretariat II (Drittmittel)
Thielalle 52, Raum 005
E-Mail: anthro@polsoz.fu-berlin.de

+49 (0)30 838 50038

Herzlich Willkommen!

Ihre Einarbeitungszeit ist für Sie jetzt eine wichtige Phase. Schließlich ist der Start an einem neuen Arbeitsplatz nicht nur geprägt von Freude, Motivation und Neugier, sondern manchmal auch von Unsicherheiten begleitet. Diese Broschüre der Freie Universität soll Ihnen helfen, sich schnell an der Freien Universität Berlin zurechtzufinden. Die folgenden Seiten geben Ihnen einen Überblick über unser Profil, unsere Organisationsstruktur und die wichtigsten Regelungen, die für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelten. Aktuelle Hinweise und Termininformationen finden Sie auf unserer Homepage www.fu-berlin.de. Die Kontaktdaten der Ansprechpartner/innen aller zentralen und dezentralen Bereiche der Freien Universität Berlin stehen ebenfalls online zur Verfügung.

Am ersten Arbeitstag gem. Ihres Abeitsvertrages  am Institut für Sozial- und Kulturanthropologie melden Sie sich persönlich im Institut beim Sekretariat I (Haushaltsangelegenheiten) oder Sekretariat II (Drittmittelangelegenheiten) und teilen dort mit, dass Sie Ihren Dienst antreten. Das Sekretariat  wird eine sog. Dienstantrittsbescheinigung an Ihre zuständige Personalstelle schicken. Im CC befinden sich Ihr*e  vorgesetzte*r Professor*in und das Personalreferat im FB PolSoz, sowie das IT-Büro PolSoz.

Sollte das Sekretariat nicht besetzt sind, kann die Dienstantrittsbescheigung auch von dem/der  vorgesetzten Professor*in  selbst ausgestellt und versendet werden.

Die nächsten Schritte, die Sie unternehmen müssen, sind:

  • Einrichtung Ihres persönlichen E-Mail-Accounts für FU-Mitarbeiter
    Als Mitarbeiter/in dieser Universität benötigen Sie den Zugang zu diversen IT-Systemen. Dazu zählen E-Mail, WLAN, die Anmeldung am Arbeitsplatz-PC oder für Bestellungen die Berechtigung über das Bestellsystem UniKat. Daher benötigen Sie eine Zugangskennung, den FU-Account, dervon der Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung (ZEDAT) auf Antrag vergeben wird. Das Formular können Sie hier herunterladen: www.zedat.fu-berlin.de/cgi-pub/ZEDAT/Antragsformulare/std-account-mitarbeiter.pdf. Dieses Formular enthält alle weiteren Hinweise, um den FU-Account zu erhalten und den Benutzerservice der ZEDATzu erreichen.
  • Einrichtung des Telefonapparats und Computers an Ihrem Arbeitsplatz
    Als Mitarbeiter/in dieser Universität wird Ihnen mit Erstellung Ihres FU-Accounts automatisch eine persönliche Rufnummer zugewiesen. Diese Rufnummer, die Ihnen während Ihres gesamten Dienstverhältnisses erhalten bleibt und nicht veränderbar ist, können Sie im Portal der ZEDAT unter „Telefoneinstellungen“ einsehen.portal.zedat.fu-berlin.de/mailtel/voip/voipPortal/index.php.
    Um sich an einem Telefon anmelden zu können, benötigen Sie eine PIN. Hierzu lesen Sie bitte folgende Anleitung: www.zedat.fu-berlin.de/Telefonie/Schnelleinstieg. Sollten Sie an Ihrem Arbeitsplatz kein Telefon zur Anmeldung Ihres Profils vorfinden, dann wenden Sie sich bitte an Ihre/n IT-Beauftragte/n.
    Weitere nützliche Anleitungen und Informationen rund um die Telefonie an der Freien Universität Berlin finden Sie unter folgendem Link: www.zedat.fu-berlin.de/Telefonie/Home. Zuständig für das Institut für Sozial- und Kulturanthropologie ist im Fachbereich Politik- und Sozialwissenschaften:  IT-Service@PolSoz.FU-Berlin.de
  • Beschaffung Ihres elektronischen Schlüssels ("Transponder")  bei der Schlüsselabteilung des Fachbereich PolSoz
    Diese Schritte werden alle unter den weiteren FAQ-Punkten hier erläutert.

Sobald Sie Ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben, ist eine dienstliche E-Mail-Adresse über die Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung (Zedat) der FU beantragt werden. Dieses E-Mail-Account dient in der FU als: 

- Zugang zu den vom IT-Büro PolSoz verwalteten Arbeitsplatzrechnern,
- E-Mail
- IT-Systeme der Verwaltung
- Nutzung der Telefonanlage
- Zugang zum institutsinternen Druckernetzwerk
- Zugang zum FU-Blackboard für Lehrveranstaltungen

u.v.a.m.

Der Account dient nicht nur der Authentifizierung, sondern bietet auch die Autorisierung als Beschäftigte(r), um damit in einigen Systemen weitergehende Rechte zu erhalten.

Neu eingestellte Beschäftigte erhalten in der Regel nach der Vertragsunterzeichnung und vor Dienstbeginn eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihren Account online aktivieren können. Sollte das bis zum Dienstbeginn nicht geschehen sein und in anderen Sonderfällen wenden Sie sich bitte an den ZEDAT-Benutzerservice. Weitere Informationen zur Nutzung des Accounts finden Sie auf der Zedat-Einführungsseite für Beschäftigte.

Sobald Sie Account und E-Mail-Adresse erstellt haben, teilen Sie dies bitte dem Sekretariat I (E-Mail: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de), so dass dieses Account für die unterschiedlichen Institutsressourcen freigeschaltet werden kann.

Weitere Informationen für den Zugriff und die Einbindung des E-Mail Kontos: hier

Für Beratung und Hilfestellung stehen Ihnen in zur Verfügung:

- Zedat-Benutzerservice

- IT-Service des FB Politik und Sozialwissenschaften an der Freie Universität Berlin

Alle FU-Beschäftigten erhalten bei der Einstellung automatisch eine persönliche Diensttelefon-Nummer.

Nachdem der Dienstantritt vom Institut gemeldet und ein ZEDAT-Mitarbeiteraccount erstellt ist, wird in der darauffolgenden Nacht in der ZEDAT automatisch eine persönliche Rufnummer generiert.

Ein Telefonapparat steht in der Regel auf dem Schreibtisch des/der neuen Beschäftigten bereit und muss nur mit der neuen Nummer programmiert werden.

Die Nummer kann im ZEDAT-Portal im Menü -Telefoneinstellungen- eingesehen werden. Unter diesem Menüpunkt kann auch die persönlichen PIN definiert werden, welche (sowie das Zedat-Account) für das Login benötigt werden.

Hilfestellung bei Fragen:
IT-Service, FB Politik- und Sozialwissenschaften

Mit Ihrem Einstellungsantrag wurde dem Fachbereich PolSoz d.h. dem dortigen Schlüsselbüro bereits mitgeteilt, welche Schließberechtigungen Sie in den Institutsgebäuden (Haus I: Landoltweg 9-11 und/oder Haus II: Thielallee 52) bekommen sollen.

Nach Dienstantritt nun müssen Sie sich an die Schlüsselabteilung des Fachbereichs PolSoz wenden, um Ihren elektronischen Büroschlüssel (Transponder) zu bekommen. Kontaktdaten:

FB Politik und Sozialwissenschaften
Schlüsselabteilung
Ihnestr. 21, 14195 Berlin
E-Mail: schluessel@polsoz.fu-berlin.de
Homepage: https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/schluessel/index.html

Das Schlüsselbüro in der FB-Verwaltung Ihnestr.21 wird mit Ihnen einen persönlichen Abholtermin vereinbaren.

Die Schließberechtigungen auf dem Transponder können bei Bedarf jederzeit auf Antrag eines der Sekretariate und in Absprache mit dem/der vorgesetzten Professor*in verändert werden.

Wichtig:
Die Transponder schließen nur Mo-Fr zu den üblichen Dienstzeiten, nicht aber nachts, an Samstagen, Sonntagen oder Feiertagen!
Nur Professor:innen und Sicherheitsbeaufragte bekommen auf Antrag eine unbefristete Rund-um-die-Uhr-Schließberechtigung.

Wenn jedoch Wissenschaftliche oder Sonstige Mitarbeiter*innen aus dienstlichen Gründen außerhalb dieser Zeiten am Institut sein müssen, z. B. wenn Sie an Wochenenden Blockseminare, Workshops oder Besprechungen veranstalten, können Sie auf einem speziellen Formular einen befristeten "Antrag auf Zugangsberechtigung außerhalb der Gebäudeöffnungszeiten" stellen. Der Antrag muss vom Antragsteller und von der Geschäftsführung digital gegengezeichnet werden und als email-attachment an die PolSoz-Schlüsselabteilung geschickt werden.

Dieses und weitere Formulare sowie allgemeine Infos zur Handhabung der elektronischen Schlüssel finden sich auf der Homepage der PolSoz-Schlüsselabteilung:
https://www.polsoz.fu-berlin.Zugangsberechtigung außerhalb der Gebäudede/verwaltung/schluessel/index.html

Weitere Auskünfte erteilen
- Institut für Sozial- und Kulturanthropologie, Sekretariat I, E-Mail: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- FB PolSoz Schlüsselbüro, email: schluessel@polsoz.fu-berlin.de

IT, Technik und Gerätenutzung

Die FU-Verwaltung trachtet aus Kostenersparnis- und Nachhaltigkeitsgründen danach, dass Druck- und Scanvorgänge möglichst auf zentralen Geräten eines Instituts und nicht über individuelle Drucker und Scanner in den einzelnen Büros getätigt werden (Im Druckernetzerk as "FollowMe-Drucker aufzufinden):

im Gebäude Landoltweg 9-11, Raum 018 (EG, gleich rechts vom Eingang)
im Gebäude Thielallee 52, Raum K 006 (Untergeschoss)

Die Benutzung ist nur unter Verwendung des Transponders möglich.

Der Scanvorgang ist ferner nur möglich, wenn man für die institutsinternen Netzwerke freigeschaltet wurde, denn die Scandokument werden an die Netzwerkadresse des Transponderinhabers gesendet.

Ferner kann jede*r Mitarbeiter*in von seinem vernetzten IT-Gerät Druckaufträge an die zentralen Drucker schicken. Er/sie kann dann dort das Gerät mit seinem Transponder aktivieren, den Druck auslösen und die Ausdrucke mitnehmen.

Eine schriftliche Gebrauchsanweisung
befindet sich am Aufstellungsort nahe den Geräten.

Es besteht die Möglichkeit, Anrufe, die auf der persönlichen dienstlichen Rufnummer eingehen auf ein Smartphone (oder Computer), umzuleiten. Diese Funktion war besonders in Pandemiezeiten im Home Office von Wichtigkeit.  Hier zur Anleitung

  • Installation der Software “Cisco Jabber“ von der o.a. Seite.
       (Nicht erforderlich bei Dienstcomputern – dort ist die Software bereits installiert)

  • Erstanmeldung beim ersten Starten der Software mit
       BENUTZERNAME@zedat.fu-berlin.de
       (Nicht erforderlich bei Dienstcomputern)

  • Dann folgt der “normale“ Login. Dort nur
       BENUTZERNAME (ohne @zedat.fu-berlin.de)
    und das ZEDAT Kennwort eingeben.

  • Auf Notebooks: Zuletzt in den Einstellungen der Software das Gerät für die Anrufe definieren:

Bei der Nutzung von Smartphones sollten Sie bedenken/darauf achten, dass die Software (Jabber) in den Einstellungen nur für die Datennutzung im W-Lan aktiviert ist und nicht auf die mobile Datennutzung (Datennutzung im Rahmen Ihres Handyvertrages) freigeschaltet ist, da die Anrufe alle über VOIP (Datennutzung) abgewickelt werden und damit das Datenvolumen Ihres Vertrages aufgebraucht wird.

Ausführliche Informationen zum Thema IT am Institut für Sozial- und Kulturanthropologie finden Sie auf den Seiten des

Fachbereichs Politik- und Sozialwissenschaften

www.polsoz.fu-berlin.de/it-faq

Krankmeldung, Urlaub, Dienstreisen, Entsendungen

Für alle neueingestellten Beschäftigten gilt ab Vertragsbeginn zunächst eine Urlaubssperre für 3 Monate.

Man sollte sich außerdem zunächst bei den Personalsachbearbeiter*innen im FB PolSoz oder in der Personalstelle erkundigen: Wieviel Regelurlaub stehen mir pro Jahr zu?

  • Das Formular Urlaubsantrag des laufenden Kalenderjahres findet man zum Downloaden auf der Website der FB PolSoz-Verwaltung:
    https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/urlaub/index.html
    Es gibt unterschiedliche Formulare für Beamte/Angestellte und Studentische Hilfskräfte.
    Ein einziges Formular gilt immer für ein ganzes Kalenderjahr. Es pendelt das ganze Jahr über zwischen dem Urlaubsantragssteller, seinem/r Vorgesetzten und der Urlaubsbearbeitungsstelle im FB PolSoz hin und her.
  • Wenn man die Eintragungen im Kopf des Formulars gemacht und seinen Urlaub von... bis... in das Formular eingetragen hat, muss man in der Spalte „Unterschrift Antragsteller“ seine elektronische Signatur erzeugen. Dazu klickt man auf den orangenen Pfeil, ein Menü klappt auf und man folgt den Anweisungen zur Erzeugung der Signatur.
    Hinweis: Wenn die Signatur einmal erzeugt wurde, kann man sie immer wieder verwenden, auch für andere Formulare!
  • Man speichert das ausgefüllte Formular mit der Signatur dann ab und schickt es zunächst an seine*n vorgesetzte*n Professor*in. Diese*r muss seine/ihre Sígnatur in Spalte "Genehmigt von" einsetzen und schickt es dem Antragsteller zurück.
  • Der /die Antragsteller*in schickt das Formular mit der Vorgesetzten-Signatur dann an den FB PolSoz an Frau Jargstorf, email: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de . Dabei muss immer das Sekretarait I ins cc genommen werden, email sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de , weil dort die Urlaubsanträge zur Übersicht gesammelt werden. 
  • PolSoz signiert das Formular ebenfalls und schickt es dem/der Antragsteller*in zurück.
    Diese*r speichert es ab und verwendet es beim nächsten Urlaub wieder.


Hinweis:

Bitte informieren Sie sich über geltende Bestimmungen zum Betriebsurlaub regelmäßig auf der Website der Personalabteilung oder des Gesamtpersonalrates.

Informationen zum letzten Jahreswechsel 2022/2023:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/news/20220909_Betriebsurlaub.html

 

(Letzte Aktualisierung: 01.01.2024)

Für die Teilnahme an auswärtigen Workshops, Konferenzen, Besprechungen sowie die Durchführung von Feldforschung und ggf. die Erstattung damit zusammenhängender Kosten müssen FU-Beschäftigte eine Dienstreise beantragen, auch wenn keine Kosten erstattet werden sollen.

Das dazu erforderliche Dienstreiseantragsformular sowie auch  im Zusammenhang mit Dienstreisen nützliche Informationen können von der Website der FB-Verwaltung PolSoz, Abteilung Dienstreisen, heruntergeladen werden:

https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html

Dem Dienstreiseantrag müssen Belege zum Dienstreiseanlass beigefügt werden, z.B. das Programm eines Workshops, einer Konferenz oder die Einladung dazu; oder der Nachweis, dass man in einem auswärtigen Colloquium einen Gastvortrag hält etc.

Ein Dienstreiseantrag kann MIT Reisekostenerstattung oder ohne Reisekostenerstattung beantragt werden. Im ersten Fall müssen im Antrag oder als Anlage die Kosten aufgelistet werden.

Die antragsstellende Person unterschreibt das Formular unten links und reicht es beim geschäftsführenden Direktor oder seinen Stellvertreter um Genehmigung des Antrags durch Unterschrift im Feld rechts unten. Sobald dies geschehen ist, wird der Antrag mit den Anlagen an die Verwaltung des FB PolSoz, Abteiliung Dienstreise weitergeleitet.

Die FB-Verwaltung schickt den genehmigten Antrag zurück an den/die Antragsteller*in.

Wichtiger Hinweis:
Für dienstliche Reisen, die länger als 6 Wochen dauern, wie z.B. zum Anlass langfristiger Feldforschung wird nicht ein "Dienstreiseantrag", sondern ein Antrag auf Entsendung gestellt. Näheres dazu im FAQ-Kapitel Entsendung.


Bitte beachten Sie folgende Schritte 4 bis 6 Wochen vor Ihrer Reise:

  1.  Füllen Sie das Formular "Dienstreiseantrag" aus. Da Sie eine Finanzierung angeben müssen, bitten Sie Ihren PI, Ihnen die Kontonummer Ihres Projekts (="Fonds") sowie den entsprechenden Kostenträger (="Kostenstelle") zu nennen.
Folgen Sie diesem Link, um das Formular herunterzuladen:  https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen
  (Klicken Sie auf "Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen"; und dann auf "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (PDF)")


2. Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, lassen Sie es von Ihrem PI unterschreiben - vergessen Sie nicht, es selbst zu unterschreiben und zu datieren!


3. Tragen Sie die folgenden zusätzlichen Dokumente zusammen:

          • Ein datiertes und unterschriebenes Erklärungsschreiben für die Dienstreise (warum Sie dorthin fahren, was Sie dort tun werden usw.). Ihr Vorgesetzter/Ihre Vorgesetzte muss es ebenfalls unterschreiben!
          • Ein Einladungsschreiben, sofern vorhanden.
          • Das Programm der Konferenz/des Workshops.
          • Eine Mitteilung des Auswärtigen Amtes über die Covid-Situation im Land.
          • Eine Bestätigung der Förderorganisation (falls Sie Drittmittel beziehen).

 

4. 4. Erstellen Sie aus all diesen Dokumenten ein einziges PDF-Dokument. Geben Sie ihm den folgenden Titel: MeinName_DR Antrag_MeinZiel_Zeitraum. Schicken Sie Ihren Antrag an die für Dienstreisen zuständige Person Ihrer Abteilung (NICHT die zentrale Verwaltung!)

5. Warten Sie auf die Bestätigung und Genehmigung.

Nur wenn Sie eine Bestätigung für den Antrag erhalten haben, dürfen Sie Ihre Dienstreise antreten - und bekommen die Kosten erstattet.

(Letzte Aktualisierung: 18.07.2023)

ENTSENDUNG

Für Dienstreisen, die länger als 6 Wochen dauern, muss kein "Dienstreiseantrag" gestellt, sondern eine sog. "Entsendung" beantragt werden. Dies trifft in der Sozial- und Kulturanthropologie besonders auf Feldforschungsreisen zu.

Die Genehmigung einer Entsendung ist komplexer als bei einer Dienstreise, daher muss man den Antrag spätestens 8 Wochen vor dem geplanten Beginn der Reise stellen.

Der Antrag muss über das Sekretariat II eingereicht werden, dort können auch nähere Informationen erfragt werden.

Sekretariat II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005

*** Wichtiger Hinweis:
Die Bearbeitungszeit von Einreichung im Sekretariat II bis zur Bewilligung durch die Personalstelle beträgt
mind. 8 Wochen! Ausnahmen von dieser Frist können nicht gemacht werden, es liegt an Ihnen, rechtzeitig zu planen.***

Der Entsendungsantrag besteht aus folgenden einzelnen Unterlagen:

1. das ausgefüllte Formular Antrag auf Dienstreise (nur pro forma, Daten zu Reisekosten können nachträglich eingetragen werden). Es ist kein Problem, wenn Sie Ihre genauen Reisedaten noch nicht kennen: Der Antrag dient im Wesentlichen als Grundlage, um den Antragsprozess zu starten. Sie finden das Formular auf der Website des FB Politik- und Sozialwisesenschaften
https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen
(Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“ / Antrag auf Genehmigung)

2. ein tabellarischer Zeitplan, so genau wie möglich: von wann bis wann halten Sie sich wo auf, was ist Ihre jeweilige Tätigkeit dort. Wenn Sie schon feste Adressen vor Ort haben, bitte mit angeben.

3. eine Kopie der Auslandsreisekrankenversicherung (Vorsicht bei den Anbietern! Viele bieten nur einen Schutz für 56 Tage im Jahr an. Achten Sie also besonders darauf, eine Versicherung für „längere Aufenthalte“ abzuschließen)

4. ein detailliertes Begründungsschreiben: warum Sie diese Entsendung (=mehr als 6 Wochen) benötigen (z.B. Feldforschung), wie es in Ihrem Projekt passt, die zu erreichende Ziele, Ort- und Zeitrahmen. Das Schreiben muss datiert und von Ihnen und Ihrem Prof./Projektleiter unterschrieben sein.

Diesen Antrag mit allen Anlagen bitte zuerst an das Sekretariat II einreichen; von dort wird er an die Dienstreisestelle des Fachbereichs weitergeleitet. Dort wird geprüft; ob alles korrekt ist, es erfolgt sodann die Weiterleitung an die Zentrale Universitätsverwaltung.

Schließlich wird Ihre zuständige Personalstelle Sie kontaktieren, um weitere Details Ihrer Entsendung zu besprechen und zu klären. Sie werden zu einem Termin für ein Gespräch bei der Personalstelle gebeten und anschließend den Vertrag für die Entsendung unterschreiben.

Wichtiger Hinweis:
Bitte nicht vergessen, dass Sie vor Ort in Berlin sein müssen, um den Entsendungsvertrag zu unterschreiben!

(Letzte Aktualisierung: 18.07.2023)

Bei einer Dienstreise sowie bei einer Entsendung muss das Formular zur Rückerstattung der Reisekosten (=“Reisekostenabrechnung“) innerhalb 6 Monaten nach dem Rückkehrdatum  eingereicht werden. Gehen Sie folgenderweise vor:


SCHRITT 1: Formular ausfüllen

Das Formular finden Sie hier:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

Klicken Sie auf die erste Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“, danach auf „Formular für die Abrechnung der Reisekosten“ (Englisch und Deutsch verfügbar)

(Wenn Sie nur ein Reiseziel hatten, dann heißt das Dokument „Anlage 3“ / Wenn Sie mehrere Reiseziele hatten, dann ist es „Anlage 1“).

Laden Sie das Dokument herunter und füllen Sie es aus:

  • Auf der ersten Seite mit den Details Ihrer Reise, wie Sie es schon bei dem Antrag auf Dienstreise gemacht haben.
  • Auf der zweiten Seite listen Sie die gesamten Kosten auf, für die Sie eine Rückerstattung beantragen. Das ist dann Ihre „Kostentabelle / Aufwendungen“. Der Betrag lassen Sie bitte in der originalen Währung (nicht in EUR konvertieren). Falls Sie kein Beleg mehr für eine bestimmte Rechnung haben, notieren Sie es deutlich.

WICHTIG ist, dass Sie all Ihre Belege im Original aufbewahren und einscannen.

SEHR WICHTIG ist, dass Sie für jede Rechnung (auch Zugtickets!) einen Zahlungsnachweise (z.B. Kontoauszug) angeben.

Wenn Sie mehr als 10 Belege haben:

  • Kreieren Sie eine Datei mit einer neuen Tabelle, in der Sie erklären, welcher Beleg auf welchem Platz in der Kostentabelle steht.
  • Reihen Sie die Belege nach Datum.
  • Nummerieren Sie die einzelnen Belege/ oder die Seite, auf welcher Sie den Beleg eingescannt haben.

Lassen Sie dabei jeden Beleg deutlich zu der aufgelisteten Kostentabelle korrespondieren.

 

SCHRITT 2: Genehmigte Dienstreise / Entsendung finden

Wenn Sie eine Rückerstattung der Kosten beantragen, bedeutet dies, dass Ihre Dienstreise/Entsendung SCHON VORHER genehmigt worden ist.

Wie wissen Sie das? Das ausgefüllte Formular zur Beantragung einer Reise haben Sie (oder das Sekretariat, auf Ihre Bitte) an die Dienstreisestelle des Fachbereichs rechtzeitig geschickt. Die Dienstreisestelle hat Ihnen das Formular mit der Unterschrift der Finanzabteilung des Fachbereichs zurückgeschickt.

Bitte beachten Sie, dass die Unterschrift des Professors NICHT als Genehmigung einer Dienstreise gilt!

 

SCHRITT 3: Zahlungsnachweise sammeln

Da Sie eine Rückerstattung beantragen, müssen Sie zuerst beweisen, dass Sie diese Beträge auch tatsächlich bezahlt haben. Dafür benötigen Sie für jeden angegeben Betrag in der Kostentabelle einen Zahlungsnachweis.

 

SCHRITT 4: Belege und Nachweise einordnen

Ordnen Sie jedem Beleg seinem Zahlungsnachweis zu.

 

SCHRITT 5: Kreieren Sie eine einzige PDF-Datei

Diese PDF-Datei sollte folgende Elemente enthalten:

1.Formular „Reisekostenabrechnung“ (=Anlage 3 oder 1)

2.Genehmigte Dienstreise

3.Die Belege und ihre Zahlungsnachweise, GEORDNET

(falls zutreffend: fügen Sie Ihr Formular zur genehmigten Abschlagzahlung hinzu)

SCHRITT 6: Formulare UND eingescannte Belege an die Dienstreisestelle des Fachbereichs schicken

Um die Beantragung der Kostenrückerstattung zu beantragen, reichen Sie bitte eine einzige PDF-Datei an die Dienstreisestelle des Fachbereichs ein.

Nennen Sie Ihre Datei „Reisekostenabrechnung_Ihr Name_Ihr Dienstreiseort_Ihr Dienstreisedatum“

Schicken Sie Ihre Unterlagen (per Fachpost, wenn es um eine große Abrechnung geht) an:

Dienstreiseangelegenheiten / Exkursionen

Adresse

Ihnestraße 21
Raum 211
14195 Berlin

E-Mail

Dienstreisen@PolSoz.FU-Berlin.de

https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html

 

Wenn Sie einen Vorschuss für die zu erwartenden Kosten (z.B. für den Kauf Ihrer Flugtickets, das Visum) für eine Dienstreise brauchen, dann können Sie eine Abschlagzahlung dafür erhalten.

Diese Abschlagzahlung beträgt maximal 80% der entstandenen Kosten, und kann auch schon vor der Genehmigung der Reise (wenn der Antrag auf Genehmingung einer Dienstreise noch bearbeitet wird) eingereicht werden.

Hier finden Sie das Formular:
https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen

Unter der ersten Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“ finden Sie in der drittletzten Position das Formular „Antrag auf Abschlagzahlung für eine zu erwartende Reisekostenvergütung“.

Laden Sie dieses Formular herunter und füllen Sie es aus mit Ihrer Personalnummer, Ihre Kontaktdaten sowie Ihre Bankverbindung.

Rechnen Sie die Beträge aus (max. 80%), basierend auf den angegebenen Kosten.

Datieren und signieren Sie das Formular.

Lassen Sie den Kostenstellenverantwortlichen (Professor:in, Projektleiter.in) das Formular unterschreiben.

Fügen Sie die Belege hinzu und führen Sie diese zusammen in einer einzigen PDF-Datei.

Schicken Sie diese Datei direkt an die Dienstreisestelle des Fachbereichs: dienstreisen@polsoz.fu-berlin.de

Nach der Genehmigung wird ein Auszahlungsauftrag auf dem angegeben Konto vom Sekretariat aufgegeben. Sie erhalten die Zahlung innerhalb einer Woche.

WICHTIG: Füllen Sie bitte das Formular auf dem Rechner/digital aus. So verhindern Sie Probleme bei der Bearbeitung des Auftrags (zum Beispiel wegen unleserlicher Schrift/Zeichen).

Eine Krankmeldung erfolgt formlos per E-Mail an die zuständige Abteilung in der FB-Verwaltung PolSoz (Frau Jargstorf):
E-Mail: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de

Da auch unbedingt Ihre Dienststelle informiert werden muss, sollten Sie diese ins cc  nehmen:
- in jedem Fall das Sekretariat I, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- den/die vorgesetzte*n Professor*in
- evtl. eine Person, die Ihre teilweise Vertetung übernehmen  muss, falls es eine solche gibt.

Mustertext email:
"Sehr geehrte Frau Jargstorf,
hiermit möchte ich mich ab dem ../../... (Datum) krankmelden.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Name"

Man kann sich 3 Tage ohne Vorlage eines ärztliches Attest krankmelden.

Spätestens ab dem 4. Tag ist ein Arztbesuch und ein schriftliches Attest erforderlich. Das Attest können Sie vorab als gescantes email attachment an die o.g. e-mail-Adressen schicken. Auf jeden Fall aber müssen Sie das Original des Attests an den FB PolSoz schicken. Adresse:

Freie Universität Berlin
FB Politik und Sozialwissenschaften
Abteilung Krankmeldungen
Ihnestr. 21
14195 Berlin

Das gilt auch für evtle. Folgebescheinigungen.

Gesundmeldung
am Tag Ihres Dienstwiederantritts müssen Sie unbedingt ein E-Mail mit dem Betreff Gesundmeldung an die o.g. E-Mail-Adressen schicken.

Mustertext:
"Sehr geehrte Frau Jargstorf,
nach meiner Krankmeldung habe ich am ../../...  (Datum) den Dienst wieder aufgenommen.
Mit freundlichen Grüßen,
Vorname Name"

Hinweis: Die Gesundmeldung ist unbedingt erforderlich, sonst gelten Sie weiterhin als krankgemeldet, und es wird entsprechende Nachfragen seitens des FB PolSoz geben.

Lehre, studentische Exkursionen

Am Ende der Vorlesungszeit jeden Semesters versendet das Studienbüro der FB-Verwaltung PolSoz das Formular "Mitteilung über durchgeführte Lehrveranstaltungen" an alle Dozent*innen, die in der gerade auslaufenden Vorlesungszeit unterrichtet haben. Das Studienbüro überprüft damit, ob und in welchem Umfang die Dozent:innen ihre Lehrverpflichtungen erfüllt haben.

Das Formular findet sich downloadbar auf der Website des FB PolSoz:
https://www.polsoz.fu-berlin.de/studium/lehre/Formulare_fuer_Lehrende.html

Folgende Angaben müssen dabei zu jeder einzelnen LV in eine Tabelle eingetragen werden:

Spalte 1: LV.-Nr. (z.B. 29600 oder 29720)
Spalte 2: LV-Art: z.B. V, S, HS, C,... etc.
Spalte 3: Titel der LV sowie  Wochentage und Uhrzeiten der LV
Spalte 4: Zeitlicher Umfang: gemeint ist die Anzahl der Semsterwochenstunden (1 SWS oder 2 SWS oder 3 SWS etc.)
Spalte 5 Zeile A: in welchem Studienabschnitt hat die LV stattgefunden. Zur Auswahl stehen:  BA oder MA oder Prom oder ABV
Spalte 5 Zeile B:  handelte es sich um eine P = Pflichtveranstaltung oder eine WP (Wahlpflichtveranstaltung) oder eine W (Wahlveranstaltung)?
Spalte 6: habe ich die LV allein oder gemeinsam mit anderen Dozent*innen  unterrichtet: die eigene Beteiligung kann in Prozent angegeben werden, z.B. 50 %; oder man kann bei LVen mit mehreren Dozent*innen angeben,  wieviel einzelne Termine man von der Gesamtzahl der Termine unterrichtet hat (z.B. "3 von 16 Einzelterminen" oder "4 von 14 Einzelterminen")
Spalte 7: wieviele Teilnehmer hatte die LV a. am Anfang b. am Ende?
Spalte 8: wie oft hat die LV stattgefunden? Dabei gilt: in Sommersemestern sollte eine wöchentliche LV 14x stattfinden, in Wintersemstern 16x; wenn die LV wöchentlich stattgefunden hat, Falls die LV weniger als 14 oder 16x stattgefunden hat, muss das auf Seite 2 zu dem jeweils ausgefallenen Termin begründet werden
Spalte 9: wird nicht von den  Dozent:innen, sondern vom Studienbüro des FB PolSoz ausgefüllt

Auf Seite 2 des Formulars muss man mit Datum unterschreiben.

Hinweis:
Auch wenn man keine Lehre abgehalten hat, muss man das Formular dennoch einsenden und zwar mit dem Vermerk "keine Lehre abgehalten" und der Unterschrift mit Datum auf Seite 2.

Das ausgefüllte, signierte Formular wird dann innerhalb der angegebenen Einreichefrist (in Wintersemestern etwa 15. März, in Sommersemstern etwa 15. August) an das Studienbüro des FB PolSoz geschickt:
email: Studienbuero@PolSoz.FU-Berlin.de

Seit der Coronazeit ist eine Übermittlung des Formulars als digital signierets email-attachment gestattet.

Fragen zu dem Formular beantwortet ebenfalls das Studienbüro
email: Studienbuero@PolSoz.FU-Berlin.de

Wer eine studentische Exkursion am Institut für Sozial- und Kulturanthropologie organisieren und leiten möchte, muss diese etwa 6 Wochen im Voraus über die Geschäftsführung des Instituts beim FB Politik und Sozialwissenschaften beantragen.

Wichtiger Hinweis:
Die einzelnen Studierenden müssen sich mit mindestens 20,00 € pro Kopf und Exkursionstag an der Kostendeckung beteiligen.

Die dafür erforderlichen Antragsformulare unnd Infomaterialien sind erhältlich auf der Verwaltungswebsite des FB PolSoz/Diensreisen und Exkursionen:
https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html

Dort finden sich als pdfs:
- Allgemeine Informationen zu Exkursionen
- Exkursionen in Staaten/Regionen für die das Auswärtige Amt eine Reisewarnung ausgesprochen hat
- Exkursionsvorblatt
- Teilnehmerliste
- Exkursionsabrechnung

Tools und Hilfestellungen zur digitalen Lehre sind auf der IfSKA-Website unter Download/Digitools zu finden:

CLICK HERE

Raumbuchungen, Veranstaltungsorganisation, Catering

Buchungen von Räumen außerhalb der Lehre an der Freien Universität Berlin sollen grundsätzlich über das digitale Raumbuchungssystem im Programm Evento vorgenommen werden. Da man zur Bedienung von Evento eine spezielle Schulung benötigt, sind Raumbuchungen Aufgabe der Sekretariate, zur Zeit nur des

Sekretariat I (Ivonne Gutierrez) : E-Mail: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de

Bitte dem Sekretariat mitteilen:

- Titel der Veranstaltung
- Teilnehmerzahl
- Datum der Veranstaltung (bzw. diverse Daten)
- pro Datum unbedingt auch die Uhrzeiten von ... bis ..
- Name des verantwortlichen Veranstalters

Die Sekretärin legt sodann diese Veranstaltung im Evento an und stellt pro Datum eine Anfrage für passende verfügbare Räume.

Ausnahme:
Die diversen Räume im Otto-Suhr-Institut, Ihnestr. 21 (FB- Verwaltung PolSoz, verschiedene Größen von 20-120 Personen) müssen per E-Mail über das Referat Raumplanung des FB PolSoz angefragt werden.


Wenn das Raumplanungsreferat PolSoz einen bestimmten Raum zugesagt hat, muss die Reservierung über ein bestimmtes Formular erfolgen, das man für die Reservierung von dort zugeschickt bekommt.

Darüber hinaus überprüft die Zentrale Raumvergabe der FU auch noch, ob die Veranstaltung einen kommerziellen Charakter hat bzw. mit Einnahmen verknüpft ist und möchte vor Überlassung von zentral verwalteten Räumen folge Fragen beantowrtet haben: 

-          an wen ist die Veranstaltung  gerichtet (Zielpublikum)?
-          Inhalt der Veranstaltung?
-          Gibt es eine Teilnahmegebühr?
-          Wer ist Hauptveranstalter?
-          Ist eine externe Gesellschaft beteiligt?
-          In wie weit ist die FU beteiligt?

Die von unserem Institut bisher meistgebuchten Räume sind die folgenden:

1)  Landoltweg 9-11, Raum 014 (Seminarraum)
eignet sich für ca. 20 Personen

2
) Boltzmannstr. 20, K019 (Anbau):
eignet sich für bis zu 50 Personen, aber nicht so sehr für Ganztagsveranstaltungen mit externen Gästen, weil der Raum in einem Untergeschoss liegt

3) Die 3 Räume im Seminarzentrum der FU Berlin, Otto-von-Simson-Str.

L115  und L116: eignen sich für bis zu 50 Personen; L113  (ohne Fenster), eignet sich  für  ca. bis zu 90 Personen

4) Hörsäle A, B, C, D im Henry-Fordbau Garystr.
eigenen sich für bis zu 150 bis 400 Personen

5) diverse Räume in der Rost- und Silberlaube, Habelschwerdter 45,
die von den dort angesiedelten verschiedenen Fachbereichen verwaltet werden

Darüber hinaus können natürlich auch alle anderen Räume im Evento-Raumverzeichnis angefragt werden.



Bei Veranstaltungen des IfSKA mit offiziellem Charakter (Workshops, Konferenzen, größere Gastvortragsveranstaltungen, Empfänge, Studieninfotage etc.) können Haushaltsmittel auf Kostenstellen des Instituts oder der veranstaltenden Professor:innen für ein Catering in Anspruch genommen werden.

Im Regelfall beauftragt ein Professor/eine Professorin einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin oder eine Studentische Hilfskraft aus dem eigenen Bereich mit der Organisation und Planung.

Diese müssen hinsichtlich finanztechnischer Abwicklung zusammenarbeiten mit dem jeweils zuständigen Sekretariat am Institut, da sie Zugang zum UNIKAT, dem elektronischen FU-Bestell- und Rechnungsprogramm haben. Zuständigkeiten:

- Sekr. I für Veranstaltungen aus Haushaltsmitten, E-Mail: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- Sekr. II für Veranstaltungen aus Drittmitteln, E-Mail: anthro@polsoz.fu-berlin.de

Catering-Ausgaben müssen aber im Vorfeld von der Verwaltung des FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigt werden.

Dazu muss man ein Infoblatt zu der geplanten Veranstaltung erstellen, das folgende Angaben enthalten muss:

- Titel der Veranstaltung
- Name, Vorname des Veranstalters/der Veranstalterin
- Kostenstelle des Veranstalters/der Veranstalterin
- Zahl der Teilnehmer:innen der Veranstaltung
- Art der Teilnehmer:innen der Veranstaltung (z.B. Mitarbeiter:innen des IfSKA, externe Gäste, internationale Gäste, Studierende etc.)
- Kurzes inhaltliches Abstract der Veranstaltung
- Liste der geplanten Catering-Artikel (Getränkearten, Knabberartikel, Kekse, evtl. warmes Essen, das von einem externen Caterer geliefert werden soll
- Kostenvoranschlag

Einige Artikel wie Mineralwasser, Säfte, Knabberzeug, können von den Sekretariaten über das elektronische Bestellsystem Unikat bestellt werden. Andere Lebensmittel können extern gekauft werden, wenn der FB PolSoz dies so auf Antrag bewilligt hat.

Wenn man eine externe Cateringfirma mit der Lieferung von Essen beauftragen will, muss man ein Angebot der Firma mit den Gesamtkosten einholen und von FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigen lassen.

Diese Korrespondenz, die Bestellungen und die Rechnungsbezahlung wird über die jeweils zuständigen Sekretariate am Institut abgewickelt.

Bisherige Praxis
Ein Catering wurde bisher vom FB PolSoz genehmigt für folgende Veranstaltungsarten am Institut:

- Ganztägige Hearingsveranstaltungen im Zusammenhang mit Berufungsverfahren
- die Studieninfotage für student. Publikum im Sommer (wurden in der Vor-Corona-Zeit einmal jährlich im Institutsgarten veranstaltet)
- wissenschaftliche Workshops/Konferenzen mit externen und/oder internationalen Gästen
- Gastvortragsveranstaltungen mit Empfangscharakter für besondere wissenschaftliche Gäste
- IfSKA-Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Langen Nacht der Wissenschaften
u.ä.

Werkverträge, Honorarverträge, Gasteinladungen

Soll ein Gast ans Institut eingeladen werden, der einen Gastvortrag mit Honorar halten soll, muss im Vorfeld ein Gasteinladungsantrag auf einem speziellen Formular (s. unten), unterschrieben von einem Professor oder einer Professorin  an den FB Politik und Sozialwissenschaften eingereicht werden.
Der Antrag kann nur von Professor*innen gestellt werden, da nur diese Inhaber von Kostenstellen, also Finanzmitteln sind.

Achtung: Der Institutsrat entscheidet jedes Semesters in der ersten IR-Sitzung über die Finanzierung von Gasteinladungen aus den zentralen Institusmitteln. Es wird daher erwartet, dass die Listen potenzieller Gäste spätestens eine Woche vor der ersten IR-Sitzung im jeweiligen Semester beim Sekretariat I (sozkultanth@PolSoz.FU-Berlin.de) eingereicht werden.

Wichtig:
Nach Einwilligung der Gasteinladung im Institut für Sozial- und Kulturanthropologie wird der Antrag weiter zum Fachbereich Politik- und Sozialwissenschaften zur Genehmigung gesendet; beachten Sie bitte, dass nur auf Basis der genehmigten Gasteinladung das Gasthonorar über ausgezahlt werden kann. Dafür muss die vorausgegangene Genehmigung der Gasteinladung den Überweisungsunterlagen (s. Antrag Abrechung einer Gasttätigkeit) als Anlage beigefügt sein!

Es gibt zwei verschiedene Arten von Antragsformularen, je nach Finanzierungsquelle:

In den Formularen werden folgende Informationen abgefragt:

- Name, Vorname, Titel des Gastes
- Post-Adresse des Gastes
- Titel seines Gastvortrags
- Zeitpunkt von ... bis... (Datum, Uhrzeiten) seiner Gasttätigkeit
- Finanzierungsquelle: Fonds/Kostenstelle
- Name des Kostenstelleninhabers
- Vorgesehene Honorierung: Entweder als vorher vereinbarte Pauschale oder einzeln nach Ausgabenkategorien: Reisekosten, Unterkunft, Vortragshonorar, die später einzeln mit Belegen abgerechnet werden müssen etc.).


Hinweis: Unser Institut bevorzugt Pauschalen, da diese erheblich weniger Arbeitsaufwand für alle Beteiligten bedeuten!

Der Antrag wird über eines der Sekretariate erstellt und nach Unterzeichnung durch kostentellenverantwortlichen Professor an den FB PolSoz über zur Genehmigung geleitet.

Ist der Antrag genehmigt worden, erfolgt danach die Auszahlung. Verwenden Sie dafür das untenstehende Formular zur "Abrechnung einer Gastätigkeit" und beachten Sie, dass dieses Formular vom Gast handschriftlich unterschrieben ist. Das entsprechende Sekretariat übernimmt dann die weitere Bearbeitung.

Einreichung des Antrags

Aktuellste Formulare sind über den folgenden Link zu entnehmen: https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/vertrag/index.html

Stand: 2023-12-12

SFB 1171 Affective Societies
BGSMCS
Berlin Southern Theory Lecture