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FAQ für Mitarbeiter*innen des Instituts

Diese Übersicht dient Ihnen als Orientierung und Hilfestellung für mögliche Fragen, welche vor dem Stellenantritt und während der Arbeit am Institut aufkommen können.

Hinweis: Die Übersicht befindet sich in Arbeit und wird noch um weitere Punkte und Texte ergänzt.

Welche ersten Schritte müssen neue Mitarbeiter:innen bei ihrem Dienstantritt unternehmen?

Am ersten Tag  des Beginnns Ihres Abeitsvertrages melden Sie sich (per email, telefonisch oder persönlich) beim

Sekretariat I (bis 31.12.2022 Frau Bärbel Schiller, ab 01.01.2023: N.N.)
Landoltweg 9-11, Raum 011
email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
Tel. 030 838 56505

oder beim

Sekretariat II (Stéphanie Herber)
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de
Tel. 030 838 50038

und teilen dort mit, dass Sie Ihren Dienst angetreten haben. Das Sekretariat  wird eine sog. Dienstantrittsbescheinigung an Ihre zuständige Personalstelle schicken. Im cc befinden sich Ihr*e  vorgesetzte*r Professor*in, das Sekr. II und das Personalreferat im FB PolSoz, sowie das IT-Büro PolSoz.

Falls die Sekretariate nicht besetzt sind, kann die Dienstantrittsbescheigung auch von dem/der  vorgesetzten Professor*in  selbst ausgestellt und versendet werden.

Die nächsten Schritte, die Sie unternehmen müssen, sind:

- Einrichtung Ihres persönlichen FU-Mitarbeiter-Email-accounts
- Programmierung des Telefonapparats an Ihrem Arbeitsplatz mit Ihrer persönlichen FU-Mitarbeiter-Telefonnummer
- Beschaffung Ihres elektronischen Schlüssels ("Transponder")  bei der FB PolSoz Schlüsselabteilung

Diese Schritte werden alle unter den weiteren FAQ-Punkten hier erläutert.

Sobald man seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, muss über die Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung (Zedat) der FU eine dienstliche email-Adresse eingerichtet werden.

Die Beschäftigten der FU benötigen einen FU-Account, um überhaupt arbeiten zu können. Der FU account wird u.a. gebraucht  für: 

- Zugang zu den vom IT-Büro PolSoz verwalteten Arbeitsplatzrechnern,
- E-Mail
- IT-Systeme der Verwaltung
- Nutzung der Telefonanlage
- Zugang zum institutsinternen Druckernetzwerk
- Zugang zum FU-Blackboard für Lehrveranstaltungen

u.v.a.m.

Der Account dient nicht nur der Authentifizierung, sondern bietet auch die Autorisierung als Beschäftigte(r), um damit in einigen Systemen weitergehende Rechte zu erhalten.

Neu eingestellte Beschäftigte erhalten in der Regel nach der Vertragsunterzeichnung und vor Dienstbeginn eine email mit einem Link, über den sie ihren Account online aktivieren können. Sollte das bis zum Dienstbeginn nicht geschehen sein und in anderen Sonderfällen wenden Sie sich bitte an den ZEDAT-Benutzerservice. Weitere Informationen zur Nutzung des Accounts finden Sie auf der Zedat-Einführungsseite für Beschäftigte.

Sobald Sie Account und E-Mailadresse erstellt haben, teilen Sie dies bitte dem Sekretariat I (email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de) bzw. IT-Support des Instituts mit, so dass der Account für Institutsressourcen freigeschaltet werden kann.

Weitere Informationen für den Zugriff und die Einbindung des E-Mail Kontos: hier


Für Beratung und Hilfestellung stehen Ihnen in zur Verfügung:

- Zedat-Benutzerservice

- IT-Support des Instituts für Sozial- und Kulturanthropologie (bis 7.9.2022: Christoph Marx )

- It-Support des FB Politik und Sozialwissenschaften

Alle FU-Beschäftigten erhalten automatisch eine persönliche Diensttelefon-Nummer.

Nachdem der Dienstantritt vom Institut gemeldet und der ZEDAT-Mitarbeiteraccount erstellt ist, wird in der darauffolgenden Nacht in der Zedaat automatisch eine persönliche Rufnummer generiert.

Ein Telefonapparat steht in der Regel auf dem Schreibtisch des/der neuen Beschäftigten bereit und muss nur mit der neuen Nummer programmiert werden.

Die Nummer kann im ZEDAT-Portal im Menü -Telefoneinstellungen- eingesehen werden. Unter diesem Menüpunkt kann auch die persönlichen PIN definiert werden, welche (sowie der Zedat-Account) für das Login benötigt werden.

Hilfestellung bei Fragen:
It-Support des IfSKA, derzeit Christoph Marx

Zusammen mit Ihrem Einstellungsantrag wurde dem FB PolSoz d.h. dem dortigen Schlüsselbüro bereits mitgeteilt, welche Schließberechtigungen Sie in den Institutsgebäuden (Haus I Landoltweg 911 und/oder Haus II, Thielallee 52) bekommen sollen.

Nach Dienstantritt nun müssen Sie sich an die Schlüsselabteilung des FB PolSoz wenden, um Ihren elektronischen Büroschlüssel (Transponder) zu bekommen. Kontaktdaten:

FB Politik und Sozialwissenschaften
Schlüsselabteilung
Ihnestr. 21, 14195 Berlin
email: schluessel@polsoz.fu-berlin.de
Homepage: https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/schluessel/index.html

  • In Pandemiezeiten schickt die Schlüsselabteilung den Transponder per Fachpost an das Sekretariat I im Landoltweg, und man muss ihn sich nach Vereinbarung und gegen Quittung dort abholen
  • in normalen Zeiten muss man mit dem Schlüsselbüro in der FB-Verwaltung Ihnestr.21 einen Termin machen und den Transponder gegen Quitung dort persönlich in Empfang nehmen.

Die Schließberechtigungen auf dem Transponder können bei Bedarf jederzeit auf Antrag eines der Sekretariate und in Absprache mit dem/der vorgesetzten Professor*in verändert werden.

Wichtig:
Die Transponder schließen nur Mo-Fr zu den üblichen Dienstzeiten, nicht aber nachts, an Samstagen, Sonntagen oder Feiertagen!
Nur Professor:innen und Sicherheitsbeaufragte (zur Zeit Fr. Schiller) bekommen auf Antrag eine unbefristete Rund-um-die-Uhr-Schließberechtigung.

Wenn jedoch Wissenschaftliche oder Sonstige Mitarbeiter*innen aus dienstlichen Gründen außerhalb dieser Zeiten am Institut sein müssen, z. B. wenn Sie an Wochenenden Blockseminare, Workshops oder Besprechungen veranstalten, können Sie auf einem speziellen Formular einen befristeten "Antrag auf Zugangsberechtigung außerhalb der Gebäudeöffnungszeiten" stellen. Der Antrag muss vom Antragsteller und von der Geschäftsführung digital gegengezeichnet werden und als email-attachment an die PolSoz-Schlüsselabteilung geschickt werden.

Dieses und weitere Formulare sowie allgemeine Infos zur Handhabung der elektronischen Schlüssel finden sich auf der
Homepage der PolSoz-Schlüsselabteilung:
https://www.polsoz.fu-berlin.Zugangsberechtigung außerhalb der Gebäudede/verwaltung/schluessel/index.html

Weitere Auskünfte erteilen
- Sekretariat I, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- FB PolSoz Schlüsselbüro, email: schluessel@polsoz.fu-berlin.de

IT, Technik und Gerätenutzung

Die FU-Verwaltung trachtet aus Kostenersparnis- und Nachhaltigkeitsgründen danach, dass Druck- und Scanvorgänge möglichst auf zentralen Geräten eines Instituts und nicht über individuelle Drucker und Scanner in den einzelnen Büros getätigt werden. Dennoch werden in unserem Institut aus älteren Zeiten noch in einigen Büros individuelle Drucker und Scanner verwendet.

Grundsätzlich aber stehen für IfSKA-Beschäftigte zwei zentrale Drucker/Scanner/Kopierer zur Verfügung
(Im Druckernetzerk as "FollowMe-Drucker aufzufinden):

im Gebäude Landoltweg 9-11, Raum 018 (EG, gleich rechts vom Eingang)
im Gebäude Thielallee 52, Raum K 006 (Untergeschoss)

Die Benutzung ist nur mit Einsatz des Transponders möglich.

Der Scanvorgang ist ferner nur möglich, wenn man für die institutsinternen Netzwerke freigeschaltet wurde, denn die Scandokument werden an die Netzwerkadresse des Transponderinhabers gesendet.

Ferner kann jede*r Mitarbeiter*in von seinem vernetzten IT-Gerät Druckaufträge an die zentralen Drucker schicken. Er/sie kann dann dort den Druck auslösen und die Ausdrucke mitnehmen.

Eine Einweisung in die Gerätenutzung
kann auf Anfrage bei einer der Studentischen Hilfskräften oder den Sekretärinnen erfolgen.

Eine schriftliche Gebrauchsanweisung
befindet sich am Aufstellungsort nahe den Geräten.

Es besteht die Möglichkeit, Anrufe, die auf der persönlichen dienstlichen Rufnummer eingehen auf ein Smartphone (oder Computer), umzuleiten. Diese Funktion war besonders in Pandemiezeiten im Home Offioce von Wichtigkeit.  Hier zur Anleitung

  • Installation der Software “Cisco Jabber“ von der o.a. Seite.
       (Nicht erforderlich bei Dienstcomputern – dort ist die Software bereits installiert)

  • Erstanmeldung beim ersten Starten der Software mit
       BENUTZERNAME@zedat.fu-berlin.de
       (Nicht erforderlich bei Dienstcomputern)

  • Dann folgt der “normale“ Login. Dort nur
       BENUTZERNAME (ohne @zedat.fu-berlin.de)
    und das ZEDAT Kennwort eingeben.

  • Auf Notebooks: Zuletzt in den Einstellungen der Software das Gerät für die Anrufe definieren:

Bei der Nutzung von Smartphones sollten Sie bedenken/darauf achten, dass die Software (Jabber) in den Einstellungen nur für die Datennutzung im W-Lan aktiviert ist und nicht auf die mobile Datennutzung (Datennutzung im Rahmen Ihres Handyvertrages) freigeschaltet ist, da die Anrufe alle über VOIP (Datennutzung) abgewickelt werden und damit das Datenvolumen Ihres Vertrages aufgebraucht wird.

Weitere Auskünfte und Hilfestellung erteilt
SHK für IT und Technik des IfSKA: Christoph Marx

Krankmeldung, Urlaub, Dienstreisen, Entsendungen

Für alle neueingestellten Beschäftigten gilt ab Vertragsbeginn zunächst eine Urlaubssperre für 3 Monate.

Man sollte sich außerdem zunächst bei den Personalsachbearbeiter*innen im FB PolSoz oder in der Personalstelle erkundigen: Wieviel Regelurlaub stehen mir pro Jahr zu?

  • Das Formular Urlaubsantrag des laufenden Kalenderjahres findet man zum Downloaden auf der Website der FB PolSoz-Verwaltung:
    https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/urlaub/index.html
    Es gibt unterschiedliche Formulare für Beamte/Angestellte und Studentische Hilfskräfte.
    Ein einziges Formular gilt immer für ein ganzes Kalenderjahr. Es pendelt das ganze Jahr über zwischen dem Urlaubsantragssteller, seinem/r Vorgesetzten und der Urlaubsbearbeitungsstelle im FB PolSoz hin und her.
  • Wenn man die Eintragungen im Kopf des Formulars gemacht und seinen Urlaub von... bis... in das Formular eingetragen hat, muss man in der Spalte „Unterschrift Antragsteller“ seine elektronische Signatur erzeugen. Dazu klickt man auf den orangenen Pfeil, ein Menü klappt auf und man folgt den Anweisungen zur Erzeugung der Signatur.
    Hinweis: Wenn die Signatur einmal erzeugt wurde, kann man sie immer wieder verwenden, auch für andere Formulare!
  • Man speichert das ausgefüllte Formular mit der Signatur dann ab und schickt es zunächst an seine*n vorgesetzte*n Professor*in. Diese*r muss seine/ihre Sígnatur in Spalte "Genehmigt von" einsetzen und schickt es dem Antragsteller zurück.
  • Der /die Antragsteller*in schickt das Formular mit der Vorgesetzten-Signatur dann an den FB PolSoz an Frau Jargstorf, email: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de . Dabei muss immer das Sekretarait I ins cc genommen werden, email sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de , weil dort die Urlaubsanträge zur Übersicht gesammelt werden. 
  • PolSoz signiert das Formular ebenfalls und schickt es dem/der Antragsteller*in zurück.
    Diese*r speichert es ab und verwendet es beim nächsten Urlaub wieder.


Hinweis:
Am Ende jeden Jahres schließt die FU für ca. 10 - 14  Tage aus Energiespargründen zum sog. Betriebsurlaub: fast alle Gebäude werden geschlossen und die Heizungen heruntergedreht. Die Mitrabeiter-Transponder sind für diesen Zeitraum gesperrt..
Diese Schließungstage sind kein zusätzlicher Urlaub, sondern müssen als reguläre Urlaubstage auf dem Urlaubsblatt miteingereicht werden. Die als Urlaub zu nehmenden Daten finden Sie im
Personalblatt 05/2019: Betriebsurlaub an der Freien Universität Berlin für die Jahreswechsel 2020/2021, 2021/2022, 2022/23 sowie 2023/2024

 

Bei Unklarheiten und Problemen kann man sich wenden an:
- Sekretariat I des IfSKA, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- Urlaubsreferat im FB PolSoz, email: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de

 

Vorbemerkung: im Jahr  2021 wurde unser Institut informiert, dass wir Teil eines Pilotversuchs "Digitales Dienstreisemanagement" an der FU werden. Einige Mitarbeiter*innen haben auch schon entsprechende Schulungen dazu besucht. Das Projekt ist jedoch immer noch nicht angelaufen, daher vollzieht sich die Dienstreisebeantragung weiterhin wie hier beschrieben.(Stand: Februar 2022).


Für die Teilnahme an auswärtigen Workshops, Konferenzen, Besprechungen sowie die Durchführung von Feldforschung und ggf. die Erstattung damit zusammenhängender Kosten müssen FU-Beschäftigte eine Dienstreise beantragen, auch wenn keine Kosten erstattet werden sollen.

Das dazu erforderliche Dienstreiseantragsformular sowie auch  im Zusammenhang mit Dienstreisen nützliche Informationen können von der Website der FB-Verwaltung PolSoz, Abteilung Dienstreisen, heruntergeladen werden:

https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html

Dem Dienstreiseantrag müssen Beleg-Dokumente zum Dienstreiseanlass beigefügt werde, z.B. das Programm eines Workshops, einer Konferenz oder die Einladung dazu; oder der Nachweis, dass man in einem auswärtigen Colloquium einen Gastvortrag hält etc.

Ein Dienstreiseantrag kann MIT Reisekostenerstattung oder OHNE Reisekostenerstattung beantragt werden. Im ersten Fall müssen im Antrag oder als Anlage die Kosten aufgelistet werden.

Man unterschreibt das Formular als Antragsteller*in unten links und reicht es beim Sekretariat II (Frau Stéphanie Herber) ein, das zuständig für die Abwicklung der Dienstreiseangelegenheiten aller Institutsmitarbeiter*innen ist.

Sekretariat II, Frau Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

Das Sekretariat bittet nun die Geschäftsführende Direktorin (Prof. Dr. Anita von Poser) oder ihren Stellvertreter (Prof. Dr. Hansjörg Dilger) um Genehmigung des Antrags durch Unterschrift im Feld rechts unten.

Sobald dies geschehen ist, wird der Antrag mit den Anlagen an die Verwaltung des FB PolSoz, Abteiliung Dienstreise weitergeleitet.

Die FB-Verwaltung schickt den genehmigten Antrag zurück an den/die Antragsteller*in.

Wichtiger Hinweis:
Für dienstliche Reisen, die länger als 6 Wochen dauern, wie z.B. zum Anlass langfristiger Feldforschung wird nicht ein "Dienstreiseantrag", sondern ein Antrag auf Entsendung gestellt. Näheres dazu im FAQ-Kapitel Entsendung.

Für Dienstreisen, die länger als 6 Wochen dauern, muss kein Dienstreiseantrag gestellt, sindern eine sog. Entsendung beantragt werden. Dies trifft in der Sozial- und Kulturanthropologie besonders auf Feldforschungsreisen zu.

Die Genehmigung einer Entsendung ist komplexer als bei einer Dienstreise, daher muss man den Antrag spätestens 6 Wochen vor dem geplanten Beginn der Reise stellen.

Der Antrag muss über das Sekretariat II eingereicht werden, dort können auch nähere Informationen erfragt werden.

Sekreatariat II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

Einzelheiten der Antragstellung folgen demnächst an dieser Stelle!

Eine Krankmeldung erfolgt formlos per email an die zuständige Abteilung in der FB-Verwaltung PolSoz (Frau Jargstorf):
e-mail: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de

Da auch unbedingt Ihre Dienststelle informiert werden muss, sollten Sie diese ins cc des Krankmelde-emails nehmen:
- in jedem Fall das Sekretariat I, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- den/die vorgesetzte*n Professor*in
- evtl. eine Person, die Ihre teilweise Vertetung übernehmen  muss, falls es eine solche gibt.

Mustertext email:
"Sehr geehrte Frau Jargstorf,
hiermit möchte ich mich ab dem ../../... (Datum) krankmelden.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Name"

Man kann sich 3 Tage ohne Vorlage eines ärztliches Attest krankmelden.

Spätestens ab dem 4. Tag ist ein Arztbesuch und ein schriftliches Attest erforderlich. Das Attest können Sie vorab als gescantes email attachment an die o.g. e-mail-Adressen schicken. Auf jeden Fall aber müssen Sie das Original des Attests an den FB PolSoz schicken. Adresse:

Freie Universität Berlin
FB Politik und Sozialwissenschaften
Abteilung Krankmeldungen
Ihnestr. 21
14195 Berlin

Das gilt auch für evtle. Folgebescheinigungen.

Gesundmeldung
am Tag Ihres Dienstwiederantritts müssen Sie unbedingt ein email mit dem Betreff Gesundmeldung an die o.g. email-Adressen schicken.

Mustertext:
"Sehr geehrte Frau Jargstorf,
nach meiner Krankmeldung habe ich am ../../...  (Datum) den Dienst wieder aufgenommen.
Mit freundlichen Grüßen,
Vorname Name"

Hinweis: Die Gesundmeldung ist unbedingt erforderlich, sonst gelten Sie weiterhin als krankgemeldet, und es wird entsprechende Nachfragen seitens des FB PolSoz geben.

Lehre

Am Ende der Vorlesungszeit jeden Semesters versendet das Studienbüro der FB-Verwaltung PolSoz das Formular "Mitteilung über durchgeführte Lehrveranstaltungen" an alle Dozent*inneder gerade auslaufenden Vorlesungszeit unterrichtet hat.

Folgende Angaben müssen dabei zu jeder einzelnen LV in eine Tabelle eingetragen werden:

- LV.-Nr. (z.B. 29600 oder 29720)
- LV-Art: z.B. V, S, HS, C,... etc.
- Titel der LV
- Wochentage und Uhrzeiten der LV
- in welchem Studienabschnitt hat die LV stattgefunden. Zur Auswahl stehen:  BA oder MA oder Prom.
- handelte es sich um eine a. Pflichtveranstaltung P b. Wahlpflichtveranstaltung WP c. Wahlveranstaltung W
- habe ich die LV allein oder gemeinsam mit anderen Dozent*innen  unterrichtet: die eigene Beteiligung kann in Prozent angegeben werden, z.B. 50 %; oder man kann bei LVen mit mehreren Dozent*innen angeben,  wieviel einzelne Termine man von der Gesamtzahl der Termine unterrichtet hat (z.B. "3 von 16")
- wieviele Teilnehmer hatte die LV a. am Anfang b. am Ende?
- wie oft hat die LV stattgefunden? Dabei gilt: in Sommersemstern sollte eine wöchentliche LV 14x stattfinden, in Wintersemstern 16x; wenn die LV

Auf Seite 2 des Formulars muss man mit Datum unterschreiben.

Das ausgefüllte, signierte Formular wird dann innerhalb der angegebenen Einreichefrist (in Wintersemstern etwa 15. März, in Sommersemstern etwa 15. August) an das Studienbüro des FB PolSoz geschickt:
email: Studienbuero@PolSoz.FU-Berlin.de[

SFB 1171 Affective Societies
BGSMCS
Berlin Southern Theory Lecture