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FAQ für Mitarbeiter*innen des Instituts

Diese Übersicht dient Ihnen als Orientierung und Hilfestellung für mögliche Fragen, welche vor dem Stellenantritt und während der Arbeit am Institut aufkommen können.

Hinweis: Die Übersicht befindet sich in Arbeit und wird noch um weitere Punkte und Texte ergänzt.

Welche ersten Schritte müssen neue Mitarbeiter:innen bei ihrem Dienstantritt unternehmen?

Am ersten Tag  des Beginnns Ihres Abeitsvertrages melden Sie sich (per email, telefonisch oder persönlich) beim

Sekretariat I (bis 31.12.2022 Frau Bärbel Schiller, ab 01.01.2023: N.N.)
Landoltweg 9-11, Raum 011
email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
Tel. 030 838 56505

oder beim

Sekretariat II (Stéphanie Herber)
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de
Tel. 030 838 50038

und teilen dort mit, dass Sie Ihren Dienst angetreten haben. Das Sekretariat  wird eine sog. Dienstantrittsbescheinigung an Ihre zuständige Personalstelle schicken. Im cc befinden sich Ihr*e  vorgesetzte*r Professor*in, das Sekr. II und das Personalreferat im FB PolSoz, sowie das IT-Büro PolSoz.

Falls die Sekretariate nicht besetzt sind, kann die Dienstantrittsbescheigung auch von dem/der  vorgesetzten Professor*in  selbst ausgestellt und versendet werden.

Die nächsten Schritte, die Sie unternehmen müssen, sind:

- Einrichtung Ihres persönlichen FU-Mitarbeiter-Email-accounts
- Programmierung des Telefonapparats an Ihrem Arbeitsplatz mit Ihrer persönlichen FU-Mitarbeiter-Telefonnummer
- Beschaffung Ihres elektronischen Schlüssels ("Transponder")  bei der FB PolSoz Schlüsselabteilung

Diese Schritte werden alle unter den weiteren FAQ-Punkten hier erläutert.

Sobald man seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, muss über die Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung (Zedat) der FU eine dienstliche email-Adresse eingerichtet werden.

Die Beschäftigten der FU benötigen einen FU-Account, um überhaupt arbeiten zu können. Der FU account wird u.a. gebraucht  für: 

- Zugang zu den vom IT-Büro PolSoz verwalteten Arbeitsplatzrechnern,
- E-Mail
- IT-Systeme der Verwaltung
- Nutzung der Telefonanlage
- Zugang zum institutsinternen Druckernetzwerk
- Zugang zum FU-Blackboard für Lehrveranstaltungen

u.v.a.m.

Der Account dient nicht nur der Authentifizierung, sondern bietet auch die Autorisierung als Beschäftigte(r), um damit in einigen Systemen weitergehende Rechte zu erhalten.

Neu eingestellte Beschäftigte erhalten in der Regel nach der Vertragsunterzeichnung und vor Dienstbeginn eine email mit einem Link, über den sie ihren Account online aktivieren können. Sollte das bis zum Dienstbeginn nicht geschehen sein und in anderen Sonderfällen wenden Sie sich bitte an den ZEDAT-Benutzerservice. Weitere Informationen zur Nutzung des Accounts finden Sie auf der Zedat-Einführungsseite für Beschäftigte.

Sobald Sie Account und E-Mailadresse erstellt haben, teilen Sie dies bitte dem Sekretariat I (email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de) bzw. IT-Support des Instituts mit, so dass der Account für Institutsressourcen freigeschaltet werden kann.

Weitere Informationen für den Zugriff und die Einbindung des E-Mail Kontos: hier


Für Beratung und Hilfestellung stehen Ihnen in zur Verfügung:

- Zedat-Benutzerservice

- IT-Support des Instituts für Sozial- und Kulturanthropologie (bis 7.9.2022: Christoph Marx )

- It-Support des FB Politik und Sozialwissenschaften

Alle FU-Beschäftigten erhalten automatisch eine persönliche Diensttelefon-Nummer.

Nachdem der Dienstantritt vom Institut gemeldet und der ZEDAT-Mitarbeiteraccount erstellt ist, wird in der darauffolgenden Nacht in der Zedaat automatisch eine persönliche Rufnummer generiert.

Ein Telefonapparat steht in der Regel auf dem Schreibtisch des/der neuen Beschäftigten bereit und muss nur mit der neuen Nummer programmiert werden.

Die Nummer kann im ZEDAT-Portal im Menü -Telefoneinstellungen- eingesehen werden. Unter diesem Menüpunkt kann auch die persönlichen PIN definiert werden, welche (sowie der Zedat-Account) für das Login benötigt werden.

Hilfestellung bei Fragen:
It-Support des IfSKA, derzeit Christoph Marx

Zusammen mit Ihrem Einstellungsantrag wurde dem FB PolSoz d.h. dem dortigen Schlüsselbüro bereits mitgeteilt, welche Schließberechtigungen Sie in den Institutsgebäuden (Haus I Landoltweg 911 und/oder Haus II, Thielallee 52) bekommen sollen.

Nach Dienstantritt nun müssen Sie sich an die Schlüsselabteilung des FB PolSoz wenden, um Ihren elektronischen Büroschlüssel (Transponder) zu bekommen. Kontaktdaten:

FB Politik und Sozialwissenschaften
Schlüsselabteilung
Ihnestr. 21, 14195 Berlin
email: schluessel@polsoz.fu-berlin.de
Homepage: https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/schluessel/index.html

  • In Pandemiezeiten schickt die Schlüsselabteilung den Transponder per Fachpost an das Sekretariat I im Landoltweg, und man muss ihn sich nach Vereinbarung und gegen Quittung dort abholen
  • in normalen Zeiten muss man mit dem Schlüsselbüro in der FB-Verwaltung Ihnestr.21 einen Termin machen und den Transponder gegen Quitung dort persönlich in Empfang nehmen.

Die Schließberechtigungen auf dem Transponder können bei Bedarf jederzeit auf Antrag eines der Sekretariate und in Absprache mit dem/der vorgesetzten Professor*in verändert werden.

Wichtig:
Die Transponder schließen nur Mo-Fr zu den üblichen Dienstzeiten, nicht aber nachts, an Samstagen, Sonntagen oder Feiertagen!
Nur Professor:innen und Sicherheitsbeaufragte (zur Zeit Fr. Schiller) bekommen auf Antrag eine unbefristete Rund-um-die-Uhr-Schließberechtigung.

Wenn jedoch Wissenschaftliche oder Sonstige Mitarbeiter*innen aus dienstlichen Gründen außerhalb dieser Zeiten am Institut sein müssen, z. B. wenn Sie an Wochenenden Blockseminare, Workshops oder Besprechungen veranstalten, können Sie auf einem speziellen Formular einen befristeten "Antrag auf Zugangsberechtigung außerhalb der Gebäudeöffnungszeiten" stellen. Der Antrag muss vom Antragsteller und von der Geschäftsführung digital gegengezeichnet werden und als email-attachment an die PolSoz-Schlüsselabteilung geschickt werden.

Dieses und weitere Formulare sowie allgemeine Infos zur Handhabung der elektronischen Schlüssel finden sich auf der
Homepage der PolSoz-Schlüsselabteilung:
https://www.polsoz.fu-berlin.Zugangsberechtigung außerhalb der Gebäudede/verwaltung/schluessel/index.html

Weitere Auskünfte erteilen
- Sekretariat I, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- FB PolSoz Schlüsselbüro, email: schluessel@polsoz.fu-berlin.de

IT, Technik und Gerätenutzung

Die FU-Verwaltung trachtet aus Kostenersparnis- und Nachhaltigkeitsgründen danach, dass Druck- und Scanvorgänge möglichst auf zentralen Geräten eines Instituts und nicht über individuelle Drucker und Scanner in den einzelnen Büros getätigt werden. Dennoch werden in unserem Institut aus älteren Zeiten noch in einigen Büros individuelle Drucker und Scanner verwendet.

Grundsätzlich aber stehen für IfSKA-Beschäftigte zwei zentrale Drucker/Scanner/Kopierer zur Verfügung
(Im Druckernetzerk as "FollowMe-Drucker aufzufinden):

im Gebäude Landoltweg 9-11, Raum 018 (EG, gleich rechts vom Eingang)
im Gebäude Thielallee 52, Raum K 006 (Untergeschoss)

Die Benutzung ist nur mit Einsatz des Transponders möglich.

Der Scanvorgang ist ferner nur möglich, wenn man für die institutsinternen Netzwerke freigeschaltet wurde, denn die Scandokument werden an die Netzwerkadresse des Transponderinhabers gesendet.

Ferner kann jede*r Mitarbeiter*in von seinem vernetzten IT-Gerät Druckaufträge an die zentralen Drucker schicken. Er/sie kann dann dort den Druck auslösen und die Ausdrucke mitnehmen.

Eine Einweisung in die Gerätenutzung
kann auf Anfrage bei einer der Studentischen Hilfskräften oder den Sekretärinnen erfolgen.

Eine schriftliche Gebrauchsanweisung
befindet sich am Aufstellungsort nahe den Geräten.

Es besteht die Möglichkeit, Anrufe, die auf der persönlichen dienstlichen Rufnummer eingehen auf ein Smartphone (oder Computer), umzuleiten. Diese Funktion war besonders in Pandemiezeiten im Home Offioce von Wichtigkeit.  Hier zur Anleitung

  • Installation der Software “Cisco Jabber“ von der o.a. Seite.
       (Nicht erforderlich bei Dienstcomputern – dort ist die Software bereits installiert)

  • Erstanmeldung beim ersten Starten der Software mit
       BENUTZERNAME@zedat.fu-berlin.de
       (Nicht erforderlich bei Dienstcomputern)

  • Dann folgt der “normale“ Login. Dort nur
       BENUTZERNAME (ohne @zedat.fu-berlin.de)
    und das ZEDAT Kennwort eingeben.

  • Auf Notebooks: Zuletzt in den Einstellungen der Software das Gerät für die Anrufe definieren:

Bei der Nutzung von Smartphones sollten Sie bedenken/darauf achten, dass die Software (Jabber) in den Einstellungen nur für die Datennutzung im W-Lan aktiviert ist und nicht auf die mobile Datennutzung (Datennutzung im Rahmen Ihres Handyvertrages) freigeschaltet ist, da die Anrufe alle über VOIP (Datennutzung) abgewickelt werden und damit das Datenvolumen Ihres Vertrages aufgebraucht wird.

Weitere Auskünfte und Hilfestellung erteilt
SHK für IT und Technik des IfSKA: Christoph Marx

Krankmeldung, Urlaub, Dienstreisen, Entsendungen

Für alle neueingestellten Beschäftigten gilt ab Vertragsbeginn zunächst eine Urlaubssperre für 3 Monate.

Man sollte sich außerdem zunächst bei den Personalsachbearbeiter*innen im FB PolSoz oder in der Personalstelle erkundigen: Wieviel Regelurlaub stehen mir pro Jahr zu?

  • Das Formular Urlaubsantrag des laufenden Kalenderjahres findet man zum Downloaden auf der Website der FB PolSoz-Verwaltung:
    https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/urlaub/index.html
    Es gibt unterschiedliche Formulare für Beamte/Angestellte und Studentische Hilfskräfte.
    Ein einziges Formular gilt immer für ein ganzes Kalenderjahr. Es pendelt das ganze Jahr über zwischen dem Urlaubsantragssteller, seinem/r Vorgesetzten und der Urlaubsbearbeitungsstelle im FB PolSoz hin und her.
  • Wenn man die Eintragungen im Kopf des Formulars gemacht und seinen Urlaub von... bis... in das Formular eingetragen hat, muss man in der Spalte „Unterschrift Antragsteller“ seine elektronische Signatur erzeugen. Dazu klickt man auf den orangenen Pfeil, ein Menü klappt auf und man folgt den Anweisungen zur Erzeugung der Signatur.
    Hinweis: Wenn die Signatur einmal erzeugt wurde, kann man sie immer wieder verwenden, auch für andere Formulare!
  • Man speichert das ausgefüllte Formular mit der Signatur dann ab und schickt es zunächst an seine*n vorgesetzte*n Professor*in. Diese*r muss seine/ihre Sígnatur in Spalte "Genehmigt von" einsetzen und schickt es dem Antragsteller zurück.
  • Der /die Antragsteller*in schickt das Formular mit der Vorgesetzten-Signatur dann an den FB PolSoz an Frau Jargstorf, email: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de . Dabei muss immer das Sekretarait I ins cc genommen werden, email sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de , weil dort die Urlaubsanträge zur Übersicht gesammelt werden. 
  • PolSoz signiert das Formular ebenfalls und schickt es dem/der Antragsteller*in zurück.
    Diese*r speichert es ab und verwendet es beim nächsten Urlaub wieder.


Hinweis:
Am Ende jeden Jahres schließt die FU für ca. 10 - 14  Tage aus Energiespargründen zum sog. Betriebsurlaub: fast alle Gebäude werden geschlossen und die Heizungen heruntergedreht. Die Mitrabeiter-Transponder sind für diesen Zeitraum gesperrt..
Diese Schließungstage sind kein zusätzlicher Urlaub, sondern müssen als reguläre Urlaubstage auf dem Urlaubsblatt miteingereicht werden. Die als Urlaub zu nehmenden Daten finden Sie im
Personalblatt 05/2019: Betriebsurlaub an der Freien Universität Berlin für die Jahreswechsel 2020/2021, 2021/2022, 2022/23 sowie 2023/2024

 

Bei Unklarheiten und Problemen kann man sich wenden an:
- Sekretariat I des IfSKA, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- Urlaubsreferat im FB PolSoz, email: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de

 

Vorbemerkung: im Jahr  2021 wurde unser Institut informiert, dass wir Teil eines Pilotversuchs "Digitales Dienstreisemanagement" an der FU werden. Einige Mitarbeiter*innen haben auch schon entsprechende Schulungen dazu besucht. Das Projekt ist jedoch immer noch nicht angelaufen, daher vollzieht sich die Dienstreisebeantragung weiterhin wie hier beschrieben.(Stand: Februar 2022).


Für die Teilnahme an auswärtigen Workshops, Konferenzen, Besprechungen sowie die Durchführung von Feldforschung und ggf. die Erstattung damit zusammenhängender Kosten müssen FU-Beschäftigte eine Dienstreise beantragen, auch wenn keine Kosten erstattet werden sollen.

Das dazu erforderliche Dienstreiseantragsformular sowie auch  im Zusammenhang mit Dienstreisen nützliche Informationen können von der Website der FB-Verwaltung PolSoz, Abteilung Dienstreisen, heruntergeladen werden:

https://www.polsoz.fu-berlin.de/verwaltung/dienstreisen/index.html

Dem Dienstreiseantrag müssen Beleg-Dokumente zum Dienstreiseanlass beigefügt werde, z.B. das Programm eines Workshops, einer Konferenz oder die Einladung dazu; oder der Nachweis, dass man in einem auswärtigen Colloquium einen Gastvortrag hält etc.

Ein Dienstreiseantrag kann MIT Reisekostenerstattung oder OHNE Reisekostenerstattung beantragt werden. Im ersten Fall müssen im Antrag oder als Anlage die Kosten aufgelistet werden.

Man unterschreibt das Formular als Antragsteller*in unten links und reicht es beim Sekretariat II (Frau Stéphanie Herber) ein, das zuständig für die Abwicklung der Dienstreiseangelegenheiten aller Institutsmitarbeiter*innen ist.

Sekretariat II, Frau Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

Das Sekretariat bittet nun die Geschäftsführende Direktorin (Prof. Dr. Anita von Poser) oder ihren Stellvertreter (Prof. Dr. Hansjörg Dilger) um Genehmigung des Antrags durch Unterschrift im Feld rechts unten.

Sobald dies geschehen ist, wird der Antrag mit den Anlagen an die Verwaltung des FB PolSoz, Abteiliung Dienstreise weitergeleitet.

Die FB-Verwaltung schickt den genehmigten Antrag zurück an den/die Antragsteller*in.

Wichtiger Hinweis:
Für dienstliche Reisen, die länger als 6 Wochen dauern, wie z.B. zum Anlass langfristiger Feldforschung wird nicht ein "Dienstreiseantrag", sondern ein Antrag auf Entsendung gestellt. Näheres dazu im FAQ-Kapitel Entsendung.

ENTSENDUNG  ( engl. SECONDMENT)

[English version further below]

Für Dienstreisen, die länger als 6 Wochen dauern, muss kein "Dienstreiseantrag" gestellt, sondern eine sog. "Entsendung" beantragt werden. Dies trifft in der Sozial- und Kulturanthropologie besonders auf Feldforschungsreisen zu.

Die Genehmigung einer Entsendung ist komplexer als bei einer Dienstreise, daher muss man den Antrag spätestens 8 Wochen vor dem geplanten Beginn der Reise stellen.

Der Antrag muss über das Sekretariat II eingereicht werden, dort können auch nähere Informationen erfragt werden.

Sekreatariat II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

*** Wichtiger Hinweis:
Die Bearbeitungszeit von Einreichung im Sekretariat II bis zur Bewilligung durch die Personalstelle beträgt
mind. 8 Wochen! Ausnahmen von dieser Frist können nicht gemacht werden, es liegt an Ihnen, rechtzeitig zu planen.***

Der Entsendungsantrag besteht aus folgenden einzelnen Unterlagen:

1. das ausgefüllte Formular Antrag auf Dienstreise (nur pro forma, Daten zu Reisekosten können nachträglich eingetragen werden). Es ist kein Problem, wenn Sie Ihre genauen Reisedaten noch nicht kennen: Der Antrag dient im Wesentlichen als Grundlage, um den Antragsprozess zu starten. Man findet das Formular

auf der Website des FB Politik- und Sozialwisesenschaften
https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen
(Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“ / Antrag auf Genehmigung)

2. ein tabellarischer Zeitplan, so genau wie möglich: von wann bis wann halten Sie sich wo auf, was ist Ihre jeweilige Tätigkeit dort. Wenn Sie schon feste Adressen vor Ort haben, bitte mit angeben.

3. eine Kopie der Auslandsreisekrankenversicherung (Vorsicht bei den Anbietern! Viele bieten nur einen Schutz für 56 Tage im Jahr an- achten Sie also besonders darauf, eine Versicherung für „längere Aufenthalte“ abzuschließen)

4. ein detailliertes Begründungsschreiben: warum Sie diese Entsendung (=mehr als 6 Wochen) benötigen (z.B. Feldforschung), wie es in Ihrem Projekt passt, die zu erreichende Ziele, Ort- und Zeitrahmen. Das Schreiben muss datiert und von Ihnen und Ihrem Prof./Projektleiter unterschrieben sein.

5. die akuelle Meldung vom Auswärtigen Amt (AA) zur Covid-Situation im Zielland (ein copy paste von der Meldung auf der Webseite des AA genügt; Datum der Meldung nicht vergessen!)

Diesen Antrag mit allen Anlagen bitte zuerst an das Sekretariat II einreichen; von dort wird er an die Dienstreisestelle des Fachbereichs weitergeleitet. Dort wird geprüft; ob alles korrekt ist, es erfolgt sodann die Weiterleitung an die Zentrale Universitätsverwaltung.

Schließluich wird Ihre zuständige Personalstelle Sie kontaktieren, um weitere Details Ihrer Entsendung zu besprechen und zu klären. Sie werdeen zu einem Termin für ein Gespräch bei der Personalstelle gebeen und anschließend den Vertrag für die Entsendung unterschreiben.

Wichtiger Hinweis:
Bitte nicht vergessen, dass Sie vor Ort in Berlin sein müssen, um den Entsendungsvertrag zu unterschreiben!


 [English version]

SECONDMENT

If you need more than 6 weeks for your fieldwork abroad, you must apply for a (research) secondment. Less than 6 weeks is a regular business trip.

Please turn to
Secretary Office II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, email:  ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

Be fully aware that the processing of the secondment will take at least 8 weeks. No exceptions can be made, it is up to you to plan accordingly.

For a research secondment, you will need the following documents:

1.An application form for a “business trip” (“Antrag auf Dienstreise”)

This form is actually used for short business trips -in German “Dienstreise”. There is no actual form for secondments: the administration uses the one for short trips as a start. The form is to be found on the faculty PolSoz website:
 https://www.fu-berlin.de/en/sites/abt-1/formulare/index.html .
Among “Application Forms Business Travel” you will find “Application for Approval of Business Travel”. This is the one you have to fill in.
-Tick the box “Business Trip” on the top left of page 1.
There is no problem if you don't know your exact travel dates yet. The application form essentially serves as a base to start the process.
Don’t forget to indicate your financing, and to sign (on the bottom left corner)! Your supervisor also has to sign the form (on the bottom right corner)
-Leave page 2 blank

 2. A detailed itinerary (when and where you will be staying). If you have already made some arrangements (for hotels or invitations), indicate this in the plan and give the name and address of your hosts. If not, please indicate in which region/city you will be staying or for what purpose and for how long.

3. A justification letter for this secondment. Here you must explain thoroughly why you need to stay longer than 6 weeks. (= in that case it would be considered as "a short trip"); why you go there (=e.g. field research). Sign it, don´t forget the date. And let your supervisor sign it too.

4. The notification of the German Federal Foreign Office regarding the Covid situation in the country of destination: https://www.auswaertiges-amt.de/en (you can copy/paste what is online- don´t forget the date!)

 5. A copy of your travel health insurance. You can submit it immediately if you already have one. If not, because the processing time is so long, the insurance can often be submitted later. (Be careful of the providers in Germany! Many only offer cover for 56 days a year - so be especially careful to take out insurance for "longer stays")

 6. There are no specific problems regarding the secondment for non-EU citizens. In some cases it can last longer because you will have to obtain a visa for research purposes first. But start the application now, the processing of an application takes a minimum of 8-9 weeks. In the meantime, prepare all documents for your visa application (if required!)

Once you have prepared all that, the person in charge (Secretary II/Third Party Funding Officer) will send your application to the administration of the department first, then it will go the central administration.

You will eventually be contacted by HR to finalise your application and define your secondment contract. You will have to attend an interview in Berlin with a member of HR, and finally sign your contract. 

 

Eine Krankmeldung erfolgt formlos per email an die zuständige Abteilung in der FB-Verwaltung PolSoz (Frau Jargstorf):
e-mail: Urlaub-AU@polsoz.fu-berlin.de

Da auch unbedingt Ihre Dienststelle informiert werden muss, sollten Sie diese ins cc des Krankmelde-emails nehmen:
- in jedem Fall das Sekretariat I, email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- den/die vorgesetzte*n Professor*in
- evtl. eine Person, die Ihre teilweise Vertetung übernehmen  muss, falls es eine solche gibt.

Mustertext email:
"Sehr geehrte Frau Jargstorf,
hiermit möchte ich mich ab dem ../../... (Datum) krankmelden.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Name"

Man kann sich 3 Tage ohne Vorlage eines ärztliches Attest krankmelden.

Spätestens ab dem 4. Tag ist ein Arztbesuch und ein schriftliches Attest erforderlich. Das Attest können Sie vorab als gescantes email attachment an die o.g. e-mail-Adressen schicken. Auf jeden Fall aber müssen Sie das Original des Attests an den FB PolSoz schicken. Adresse:

Freie Universität Berlin
FB Politik und Sozialwissenschaften
Abteilung Krankmeldungen
Ihnestr. 21
14195 Berlin

Das gilt auch für evtle. Folgebescheinigungen.

Gesundmeldung
am Tag Ihres Dienstwiederantritts müssen Sie unbedingt ein email mit dem Betreff Gesundmeldung an die o.g. email-Adressen schicken.

Mustertext:
"Sehr geehrte Frau Jargstorf,
nach meiner Krankmeldung habe ich am ../../...  (Datum) den Dienst wieder aufgenommen.
Mit freundlichen Grüßen,
Vorname Name"

Hinweis: Die Gesundmeldung ist unbedingt erforderlich, sonst gelten Sie weiterhin als krankgemeldet, und es wird entsprechende Nachfragen seitens des FB PolSoz geben.

Lehre

Am Ende der Vorlesungszeit jeden Semesters versendet das Studienbüro der FB-Verwaltung PolSoz das Formular "Mitteilung über durchgeführte Lehrveranstaltungen" an alle Dozent*innen, die in der gerade auslaufenden Vorlesungszeit unterrichtet haben. Das Studienbüro überprüft damit, ob und in welchem Umfang die Dozent:innen ihre Lehrverpflichtungen erfüllt haben.

Das Formular findet sich downloadbar auf der Website des FB PolSoz:
https://www.polsoz.fu-berlin.de/studium/lehre/Formulare_fuer_Lehrende.html

Folgende Angaben müssen dabei zu jeder einzelnen LV in eine Tabelle eingetragen werden:

Spalte 1: LV.-Nr. (z.B. 29600 oder 29720)
Spalte 2: LV-Art: z.B. V, S, HS, C,... etc.
Spalte 3: Titel der LV sowie  Wochentage und Uhrzeiten der LV
Spalte 4: Zeitlicher Umfang: gemeint ist die Anzahl der Semsterwochenstunden (1 SWS oder 2 SWS oder 3 SWS etc.)
Spalte 5 Zeile A: in welchem Studienabschnitt hat die LV stattgefunden. Zur Auswahl stehen:  BA oder MA oder Prom oder ABV
Spalte 5 Zeile B:  handelte es sich um eine P = Pflichtveranstaltung oder eine WP (Wahlpflichtveranstaltung) oder eine W (Wahlveranstaltung)?
Spalte 6: habe ich die LV allein oder gemeinsam mit anderen Dozent*innen  unterrichtet: die eigene Beteiligung kann in Prozent angegeben werden, z.B. 50 %; oder man kann bei LVen mit mehreren Dozent*innen angeben,  wieviel einzelne Termine man von der Gesamtzahl der Termine unterrichtet hat (z.B. "3 von 16 Einzelterminen" oder "4 von 14 Einzelterminen")
Spalte 7: wieviele Teilnehmer hatte die LV a. am Anfang b. am Ende?
Spalte 8: wie oft hat die LV stattgefunden? Dabei gilt: in Sommersemestern sollte eine wöchentliche LV 14x stattfinden, in Wintersemstern 16x; wenn die LV wöchentlich stattgefunden hat, Falls die LV weniger als 14 oder 16x stattgefunden hat, muss das auf Seite 2 zu dem jeweils ausgefallenen Termin begründet werden
Spalte 9: wird nicht von den  Dozent:innen, sondern vom Studienbüro des FB PolSoz ausgefüllt

Auf Seite 2 des Formulars muss man mit Datum unterschreiben.

Hinweis:
Auch wenn man keine Lehre abgehalten hat, muss man das Formular dennoch einsenden und zwar mit dem Vermerk "keine Lehre abgehalten" und der Unterschrift mit Datum auf Seite 2.

Das ausgefüllte, signierte Formular wird dann innerhalb der angegebenen Einreichefrist (in Wintersemestern etwa 15. März, in Sommersemstern etwa 15. August) an das Studienbüro des FB PolSoz geschickt:
email: Studienbuero@PolSoz.FU-Berlin.de

Seit der Coronazeit ist eine Übermittlung des Formulars als digital signierets email-attachment gestattet.

Fragen zu dem Formular beantwortet ebenfalls das Studienbüro
email: Studienbuero@PolSoz.FU-Berlin.de

Tools und Hilfestellungen zur digitalen Lehre sind auf der IfSKA-Website unter Download/Digitools zu finden:

CLICK HERE

Raumbuchungen, Veranstaltungsorganisation, Catering

Buchungen von Räumen außerhalb der Lehre an der Freien Universität Berlin sollen grundsätzlich über das digitale Raumbuchungssystem im Programm Evento vorgenommen werden. Da man zur Bedienung von Evento eine spezielle Schulung benötigt, sind Raumbuchungen Aufgabe der Sekretariate, zur Zeit nur des

Sekretariat I (Fr. Schiller) : email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de

Bitte dem Sekretariat mitteilen:

- Titel der Veranstaltung
- Teilnehmerzahl
- Datum der Veranstaltung (bzw. diverse Daten)
- pro Datum unbedingt auch die Uhrzeiten von ... bis ..
- Name des verantwortlichen Veranstalters

Die Sekretärin legt sodann diese Veranstaltung im Evento an und stellt pro Datum einen Anfrage für passende verfügbare Räume.

Ausnahme:
Die diversen Räume im Otto-Suhr-Institut, Ihnestr. 21 (FB- Verwaltung PolSoz, verschiedene Größen von 20-120 Personen) müssen per email über das Referat Raumplanung des FB PolSoz angefragt werden, email: raumplanung@polsoz.fu-berlin.de
Wenn das Raumplanungsrefeart PolSoz einen bestimmten Raum zugesagt hat, muss die Reservierung über ein bestimmtes Formular erfolgen, das man für die Reservierung von dort zugeschickt bekommt.

Darüber hinaus überprüft die Zentrale Raumvergabe der FU auch noch, ob die Veranstaltung einen kommerztiellen Charakter hat bzw. mit Einnahmen verknüpft ist und möchte vor Überlassung von zentral verwalteten Räumen folge Fragen beantowrtet haben: 

-          an wen ist die Veranstaltung  gerichtet (Zielpublikum)?
-          Inhalt der Vernatsaltung?
-          gibt eseine Teilnahmegebühr?
-          Wer ist Hauptveranstalter?
-          Ist eine externe Gesellschaft beteiligt?
-          In wie weit ist die FU beteiligt?

Die von unserem Institut bisher meistgebuchten Räume sind die folgenden:

1)  Landoltweg 9-11, Raum 014 (Seminarraum)
eignet sich für ca. 20 Personen, unter anhaltenden Coronabedingungen möglichst nur 15 Personen
2) Boltzmannstr. 20, K019 (Anbau):
eignet sich für bis zu 50 Personen, aber nicht so sehr für Ganztagsveranstaltungen mit externen Gästen, weil der Raum in einem Untergeschoss liegt
3) Die 3 Räume im Seminarzentrum der FU Berlin, Otto-von-Simson-Str.
L115  und L116: eignen sich für bis zu 50 Personen
L113  (ohne Fenster),eignet sich  für  ca. bis zu 90 Personen
4) Hörsäle A, B, C, D im Henry-Fordbau Garystr.
eigenen sich für bis zu 150 bis 400 Personen
5) diverse Räume in der Rost- und Silberlaube, Habelschwerdter 45, die von den dort angesiedelten verschiedenen Fachbereichen verwaltet werden

Darüber hinaus können natürlich auch alle anderen Räume im Evento-Raumverzeichnis angefragt werden



Bei Veranstaltungen des IfSKA mit offiziellem Charakter (Workshops, Konferenzen, größere Gastvortragsveranstaltungen, Empfänge, Studieninfotage etc.) können Haushaltsmittel auf Kostenstellen des Instituts oder der veranstaltenden Professor:innen für ein Catering in Anspruch genommen werden.

Im Regelfall beauftragt ein Professor/eine Professorin einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin oder eine Studentische Hilfskraft aus dem eigenen Bereich mit der Organsiation und Planung.

Diese müssen hinsichtlich finanztechnischer Abwicklung zusammenarbeiten mit dem jeweils zuständigen Sekretariat am Institut, da sie Zugang zum UNIKAT, dem elektronischen FU-Bestell- und Rechnungsprogramm haben. Zuständigkeiten:
- Sekr. I für Veranstaltungen aus Haushaltsmitten,
- Sekr. II für Veranstaltungen aus Drittmitteln,
- Sekr. der KFS für Veranstaltungen der KFS-Mitarbeiter:innen

Catering-Ausgaben müssen aber im Vorfeld von der Verwaltung des FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigt werden.

Dazu muss man ein Infoblatt zu der geplanten Veranstaltung erstellen, das folgende Angaben enthalten muss:

- Titel der Veranstaltung
- Name, Vorname des Veranstalters/der Veranstalterin
- Kostenstelle des Veranstalters/der Veranstalterin
- Zahl der Teilnehmer:innen der Veranstaltung
- Art der Teilnehmer:innen der Veranstaltung (z.B. Mitarbeiter:innen des IfSKA, externe Gäste, intrenationale Gäste, Stiudierende etc.)
- Kurzes inhaltliches abstract der Veranstaltung
- Liste der geplanten Catering-Artikel (Getränkearten, Knabberartikel, Kekse, e´vtl. warmes Essen, das von einem externen Caterer geliefert werden soll
- Kostenvoranschlag

Einge Artikel, wie Mineralwasser, Säfte, Knabberzeug, können von den Sekretariaten über das elektronische Bestellsystem Unikat bestellt werden. Andere Lebensmittel können extern gekauft werden, wenn der FB PolSoz dies so auf Antrag bewilligt hat.

Wenn man eine externe Cateringfirma mit der Lieferung von Essen beauftragen will, muss man ein Angebot der Firma mit den Gesamtkosten einholen und von FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigen lassen.

Diese Korrespondenz, die Bestellungen und die Rechnungsbezahlung wird i.a. über die jeweils zuständigen Sekretariate am Institut abgewickelt.

Bisherige Praxis
Ein Catering wurde bisher vom FB PolSoz genehmigt für folgende Veranstaltungsarten am Institut:

- Ganztägige Hearingsveranstaltungen im Zusammenhang mit Berufungsverfahren
- die Studieninfotage für student. Publikum im Sommer (wurden in der Vor-Corona-Zeit einmal jährlich im Institutsgarten veranstaltet)
- wissenschaftliche Workshops/Konferenzen mit externen und/oder internationalen Gästen
- Gastvortragsveranstaltungen mit Empfangscharakter für besondere wissenschaftliche Gäste
- IfSKA-Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Langen Nacht der Wissenschaften
u.ä.

SFB 1171 Affective Societies
BGSMCS
Berlin Southern Theory Lecture