Wie beantrage ich eine Entsendung? How do I process a secondment?
(Letzte Aktualisierung: 18.07.2023)
ENTSENDUNG
Für Dienstreisen, die länger als 6 Wochen dauern, muss kein "Dienstreiseantrag" gestellt, sondern eine sog. "Entsendung" beantragt werden. Dies trifft in der Sozial- und Kulturanthropologie besonders auf Feldforschungsreisen zu.
Die Genehmigung einer Entsendung ist komplexer als bei einer Dienstreise, daher muss man den Antrag spätestens 8 Wochen vor dem geplanten Beginn der Reise stellen.
Der Antrag muss über das Sekretariat II eingereicht werden, dort können auch nähere Informationen erfragt werden.
Sekretariat II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
*** Wichtiger Hinweis:
Die Bearbeitungszeit von Einreichung im Sekretariat II bis zur Bewilligung durch die Personalstelle beträgt mind. 8 Wochen! Ausnahmen von dieser Frist können nicht gemacht werden, es liegt an Ihnen, rechtzeitig zu planen.***
Der Entsendungsantrag besteht aus folgenden einzelnen Unterlagen:
1. das ausgefüllte Formular Antrag auf Dienstreise (nur pro forma, Daten zu Reisekosten können nachträglich eingetragen werden). Es ist kein Problem, wenn Sie Ihre genauen Reisedaten noch nicht kennen: Der Antrag dient im Wesentlichen als Grundlage, um den Antragsprozess zu starten. Sie finden das Formular auf der Website des FB Politik- und Sozialwisesenschaften
https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen
(Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“ / Antrag auf Genehmigung)
2. ein tabellarischer Zeitplan, so genau wie möglich: von wann bis wann halten Sie sich wo auf, was ist Ihre jeweilige Tätigkeit dort. Wenn Sie schon feste Adressen vor Ort haben, bitte mit angeben.
3. eine Kopie der Auslandsreisekrankenversicherung (Vorsicht bei den Anbietern! Viele bieten nur einen Schutz für 56 Tage im Jahr an. Achten Sie also besonders darauf, eine Versicherung für „längere Aufenthalte“ abzuschließen)
4. ein detailliertes Begründungsschreiben: warum Sie diese Entsendung (=mehr als 6 Wochen) benötigen (z.B. Feldforschung), wie es in Ihrem Projekt passt, die zu erreichende Ziele, Ort- und Zeitrahmen. Das Schreiben muss datiert und von Ihnen und Ihrem Prof./Projektleiter unterschrieben sein.
Diesen Antrag mit allen Anlagen bitte zuerst an das Sekretariat II einreichen; von dort wird er an die Dienstreisestelle des Fachbereichs weitergeleitet. Dort wird geprüft; ob alles korrekt ist, es erfolgt sodann die Weiterleitung an die Zentrale Universitätsverwaltung.
Schließlich wird Ihre zuständige Personalstelle Sie kontaktieren, um weitere Details Ihrer Entsendung zu besprechen und zu klären. Sie werden zu einem Termin für ein Gespräch bei der Personalstelle gebeten und anschließend den Vertrag für die Entsendung unterschreiben.
Wichtiger Hinweis:
Bitte nicht vergessen, dass Sie vor Ort in Berlin sein müssen, um den Entsendungsvertrag zu unterschreiben!