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Wie beantrage ich eine Entsendung? How do I process a secondment?

ENTSENDUNG  ( engl. SECONDMENT)

[English version further below]

Für Dienstreisen, die länger als 6 Wochen dauern, muss kein "Dienstreiseantrag" gestellt, sondern eine sog. "Entsendung" beantragt werden. Dies trifft in der Sozial- und Kulturanthropologie besonders auf Feldforschungsreisen zu.

Die Genehmigung einer Entsendung ist komplexer als bei einer Dienstreise, daher muss man den Antrag spätestens 8 Wochen vor dem geplanten Beginn der Reise stellen.

Der Antrag muss über das Sekretariat II eingereicht werden, dort können auch nähere Informationen erfragt werden.

Sekreatariat II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, Raum 005
email: ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

*** Wichtiger Hinweis:
Die Bearbeitungszeit von Einreichung im Sekretariat II bis zur Bewilligung durch die Personalstelle beträgt
mind. 8 Wochen! Ausnahmen von dieser Frist können nicht gemacht werden, es liegt an Ihnen, rechtzeitig zu planen.***

Der Entsendungsantrag besteht aus folgenden einzelnen Unterlagen:

1. das ausgefüllte Formular Antrag auf Dienstreise (nur pro forma, Daten zu Reisekosten können nachträglich eingetragen werden). Es ist kein Problem, wenn Sie Ihre genauen Reisedaten noch nicht kennen: Der Antrag dient im Wesentlichen als Grundlage, um den Antragsprozess zu starten. Man findet das Formular

auf der Website des FB Politik- und Sozialwisesenschaften
https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen
(Rubrik „Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen“ / Antrag auf Genehmigung)

2. ein tabellarischer Zeitplan, so genau wie möglich: von wann bis wann halten Sie sich wo auf, was ist Ihre jeweilige Tätigkeit dort. Wenn Sie schon feste Adressen vor Ort haben, bitte mit angeben.

3. eine Kopie der Auslandsreisekrankenversicherung (Vorsicht bei den Anbietern! Viele bieten nur einen Schutz für 56 Tage im Jahr an- achten Sie also besonders darauf, eine Versicherung für „längere Aufenthalte“ abzuschließen)

4. ein detailliertes Begründungsschreiben: warum Sie diese Entsendung (=mehr als 6 Wochen) benötigen (z.B. Feldforschung), wie es in Ihrem Projekt passt, die zu erreichende Ziele, Ort- und Zeitrahmen. Das Schreiben muss datiert und von Ihnen und Ihrem Prof./Projektleiter unterschrieben sein.

5. die akuelle Meldung vom Auswärtigen Amt (AA) zur Covid-Situation im Zielland (ein copy paste von der Meldung auf der Webseite des AA genügt; Datum der Meldung nicht vergessen!)

Diesen Antrag mit allen Anlagen bitte zuerst an das Sekretariat II einreichen; von dort wird er an die Dienstreisestelle des Fachbereichs weitergeleitet. Dort wird geprüft; ob alles korrekt ist, es erfolgt sodann die Weiterleitung an die Zentrale Universitätsverwaltung.

Schließluich wird Ihre zuständige Personalstelle Sie kontaktieren, um weitere Details Ihrer Entsendung zu besprechen und zu klären. Sie werdeen zu einem Termin für ein Gespräch bei der Personalstelle gebeen und anschließend den Vertrag für die Entsendung unterschreiben.

Wichtiger Hinweis:
Bitte nicht vergessen, dass Sie vor Ort in Berlin sein müssen, um den Entsendungsvertrag zu unterschreiben!


 [English version]

SECONDMENT

If you need more than 6 weeks for your fieldwork abroad, you must apply for a (research) secondment. Less than 6 weeks is a regular business trip.

Please turn to
Secretary Office II, Stéphanie Herber
Thielallee 52, email:  ifska-thiel52@polsoz.fu-berlin.de

Be fully aware that the processing of the secondment will take at least 8 weeks. No exceptions can be made, it is up to you to plan accordingly.

For a research secondment, you will need the following documents:

1.An application form for a “business trip” (“Antrag auf Dienstreise”)

This form is actually used for short business trips -in German “Dienstreise”. There is no actual form for secondments: the administration uses the one for short trips as a start. The form is to be found on the faculty PolSoz website:
 https://www.fu-berlin.de/en/sites/abt-1/formulare/index.html .
Among “Application Forms Business Travel” you will find “Application for Approval of Business Travel”. This is the one you have to fill in.
-Tick the box “Business Trip” on the top left of page 1.
There is no problem if you don't know your exact travel dates yet. The application form essentially serves as a base to start the process.
Don’t forget to indicate your financing, and to sign (on the bottom left corner)! Your supervisor also has to sign the form (on the bottom right corner)
-Leave page 2 blank

 2. A detailed itinerary (when and where you will be staying). If you have already made some arrangements (for hotels or invitations), indicate this in the plan and give the name and address of your hosts. If not, please indicate in which region/city you will be staying or for what purpose and for how long.

3. A justification letter for this secondment. Here you must explain thoroughly why you need to stay longer than 6 weeks. (= in that case it would be considered as "a short trip"); why you go there (=e.g. field research). Sign it, don´t forget the date. And let your supervisor sign it too.

4. The notification of the German Federal Foreign Office regarding the Covid situation in the country of destination: https://www.auswaertiges-amt.de/en (you can copy/paste what is online- don´t forget the date!)

 5. A copy of your travel health insurance. You can submit it immediately if you already have one. If not, because the processing time is so long, the insurance can often be submitted later. (Be careful of the providers in Germany! Many only offer cover for 56 days a year - so be especially careful to take out insurance for "longer stays")

 6. There are no specific problems regarding the secondment for non-EU citizens. In some cases it can last longer because you will have to obtain a visa for research purposes first. But start the application now, the processing of an application takes a minimum of 8-9 weeks. In the meantime, prepare all documents for your visa application (if required!)

Once you have prepared all that, the person in charge (Secretary II/Third Party Funding Officer) will send your application to the administration of the department first, then it will go the central administration.

You will eventually be contacted by HR to finalise your application and define your secondment contract. You will have to attend an interview in Berlin with a member of HR, and finally sign your contract. 

 

SFB 1171 Affective Societies
BGSMCS
Berlin Southern Theory Lecture