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Raumbuchungen, Veranstaltungsorganisation, Catering

Buchungen von Räumen außerhalb der Lehre an der Freien Universität Berlin sollen grundsätzlich über das digitale Raumbuchungssystem im Programm Evento vorgenommen werden. Da man zur Bedienung von Evento eine spezielle Schulung benötigt, sind Raumbuchungen Aufgabe der Sekretariate, zur Zeit nur des

Sekretariat I (Fr. Schiller) : email: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de

Bitte dem Sekretariat mitteilen:

- Titel der Veranstaltung
- Teilnehmerzahl
- Datum der Veranstaltung (bzw. diverse Daten)
- pro Datum unbedingt auch die Uhrzeiten von ... bis ..
- Name des verantwortlichen Veranstalters

Die Sekretärin legt sodann diese Veranstaltung im Evento an und stellt pro Datum einen Anfrage für passende verfügbare Räume.

Ausnahme:
Die diversen Räume im Otto-Suhr-Institut, Ihnestr. 21 (FB- Verwaltung PolSoz, verschiedene Größen von 20-120 Personen) müssen per email über das Referat Raumplanung des FB PolSoz angefragt werden, email: raumplanung@polsoz.fu-berlin.de
Wenn das Raumplanungsrefeart PolSoz einen bestimmten Raum zugesagt hat, muss die Reservierung über ein bestimmtes Formular erfolgen, das man für die Reservierung von dort zugeschickt bekommt.


Die von unserem Institut bisher meistgebuchten Räume sind die folgenden:

1)  Landoltweg 9-11, Raum 014 (Seminarraum)
eignet sich für ca. 20 Personen, unter anhaltenden Coronabedingungen möglichst nur 15 Personen
2) Boltzmannstr. 20, K019 (Anbau):
eignet sich für bis zu 50 Personen, aber nicht so sehr für Ganztagsveranstaltungen mit externen Gästen, weil der Raum in einem Untergeschoss liegt
3) Die 3 Räume im Seminarzentrum der FU Berlin, Otto-von-Simson-Str.
L115  und L116: eignen sich für bis zu 50 Personen
L113  (ohne Fenster),eignet sich  für  ca. bis zu 90 Personen
4) Hörsäle A, B, C, D im Henry-Fordbau Garystr.
eigenen sich für bis zu 150 bis 400 Personen
5) diverse Räume in der Rost- und Silberlaube, Habelschwerdter 45, die von den dort angesiedelten verschiedenen Fachbereichen verwaltet werden

Darüber hinaus können natürlich auch alle anderen Räume im Evento-Raumverzeichnis angefragt werden



Bei Veranstaltungen des IfSKA mit offiziellem Charakter (Workshops, Konferenzen, größere Gastvortragsveranstaltungen, Empfänge, Studieninfotage etc.) können Haushaltsmittel auf Kostenstellen des Instituts oder der veranstaltenden Professor:innen für ein Catering in Anspruch genommen werden.

Im Regelfall beauftragt ein Professor/eine Professorin einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin oder eine Studentische Hilfskraft aus dem eigenen Bereich mit der Organsiation und Planung.

Diese müssen hinsichtlich finanztechnischer Abwicklung zusammenarbeiten mit dem jeweils zuständigen Sekretariat am Institut, da sie Zugang zum UNIKAT, dem elektronischen FU-Bestell- und Rechnungsprogramm haben. Zuständigkeiten:
- Sekr. I für Veranstaltungen aus Haushaltsmitten,
- Sekr. II für Veranstaltungen aus Drittmitteln,
- Sekr. der KFS für Veranstaltungen der KFS-Mitarbeiter:innen

Catering-Ausgaben müssen aber im Vorfeld von der Verwaltung des FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigt werden.

Dazu muss man ein Infoblatt zu der geplanten Veranstaltung erstellen, das folgende Angaben enthalten muss:

- Titel der Veranstaltung
- Name, Vorname des Veranstalters/der Veranstalterin
- Kostenstelle des Veranstalters/der Veranstalterin
- Zahl der Teilnehmer:innen der Veranstaltung
- Art der Teilnehmer:innen der Veranstaltung (z.B. Mitarbeiter:innen des IfSKA, externe Gäste, intrenationale Gäste, Stiudierende etc.)
- Kurzes qabstact der Veranstaltung
- Liste der geplanten Catering-Artikel (Getränkearten, Knabberartikel, Kekse, e´vtl. warmes Essen, das von einem externen Caterer geliefert werden soll
- Kostenvoranschlag

Einge Artikel, wie Mineralwasser, Säfte, Knabberzeug, können von den Sekretariaten über das elkteronische Bestellsystem Unikat bestellt werden. Andere Lebensmittel können extern gekauft wetrdem wenn der FB PolSoz dies so bewilligt hat.

Wenn man eine externe Cateringfirma mit der Lieferung von Essen beauftragen will, muss man ein Angebot der Firma mit den Gesamtkosten einholen und von FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigen lassen.

Diese Korrespondenz, die Bestellungen und die Rechnungsbezahlung wird i.a. über die jeweils zuständigen Sekretariate am Institut abgewickelt.

Bisherige Praxis:
Catering wurde bisher genehmigt für folgende Veranstaltungsarten am Institut:

- Ganztägige Hearingsveranstaltungen im Zusammenhang mit Berufungsverfahren
- die Studieninfotage für student. Publikum im Sommer (wurden in der Vor-Corona-Zeit einmal jährlich im Institutsgarten veranstaltet)
- wissenschaftliche Workshops/Konferenzen mit externen und/oder internationalen Gästen
- Gastvortragsveranstaltungen mit Empfangscharakter für besondere wissenschaftliche Gäste
- IfSKA-Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Langen Nacht der Wissenschaften
u.ä.

SFB 1171 Affective Societies
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