Buchungen von Räumen außerhalb der Lehre an der Freien Universität Berlin sollen grundsätzlich über das digitale Raumbuchungssystem im Programm Evento vorgenommen werden. Da man zur Bedienung von Evento eine spezielle Schulung benötigt, sind Raumbuchungen Aufgabe der Sekretariate, zur Zeit nur des

Sekretariat I (Ivonne Gutierrez) : E-Mail: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de

Bitte dem Sekretariat mitteilen:

- Titel der Veranstaltung
- Teilnehmerzahl
- Datum der Veranstaltung (bzw. diverse Daten)
- pro Datum unbedingt auch die Uhrzeiten von ... bis ..
- Name des verantwortlichen Veranstalters

Die Sekretärin legt sodann diese Veranstaltung im Evento an und stellt pro Datum eine Anfrage für passende verfügbare Räume.

Ausnahme:
Die diversen Räume im Otto-Suhr-Institut, Ihnestr. 21 (FB- Verwaltung PolSoz, verschiedene Größen von 20-120 Personen) müssen per E-Mail über das Referat Raumplanung des FB PolSoz angefragt werden.

Wenn das Raumplanungsreferat PolSoz einen bestimmten Raum zugesagt hat, muss die Reservierung über ein bestimmtes Formular erfolgen, das man für die Reservierung von dort zugeschickt bekommt.

Darüber hinaus überprüft die Zentrale Raumvergabe der FU auch noch, ob die Veranstaltung einen kommerziellen Charakter hat bzw. mit Einnahmen verknüpft ist und möchte vor Überlassung von zentral verwalteten Räumen folge Fragen beantowrtet haben: 

-          an wen ist die Veranstaltung  gerichtet (Zielpublikum)?
-          Inhalt der Veranstaltung?
-          Gibt es eine Teilnahmegebühr?
-          Wer ist Hauptveranstalter?
-          Ist eine externe Gesellschaft beteiligt?
-          In wie weit ist die FU beteiligt?

Die von unserem Institut bisher meistgebuchten Räume sind die folgenden:

1)  Landoltweg 9-11, Raum 014 (Seminarraum)
eignet sich für ca. 20 Personen

2) Boltzmannstr. 20, K019 (Anbau):
eignet sich für bis zu 50 Personen, aber nicht so sehr für Ganztagsveranstaltungen mit externen Gästen, weil der Raum in einem Untergeschoss liegt

3) Die 3 Räume im Seminarzentrum der FU Berlin, Otto-von-Simson-Str.
L115  und L116: eignen sich für bis zu 50 Personen; L113  (ohne Fenster), eignet sich  für  ca. bis zu 90 Personen

4) Hörsäle A, B, C, D im Henry-Fordbau Garystr.
eigenen sich für bis zu 150 bis 400 Personen

5) diverse Räume in der Rost- und Silberlaube, Habelschwerdter 45, die von den dort angesiedelten verschiedenen Fachbereichen verwaltet werden

Darüber hinaus können natürlich auch alle anderen Räume im Evento-Raumverzeichnis angefragt werden.

Bei Veranstaltungen des IfSKA mit offiziellem Charakter (Workshops, Konferenzen, größere Gastvortragsveranstaltungen, Empfänge, Studieninfotage etc.) können Haushaltsmittel auf Kostenstellen des Instituts oder der veranstaltenden Professor:innen für ein Catering in Anspruch genommen werden.

Im Regelfall beauftragt ein Professor/eine Professorin einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin oder eine Studentische Hilfskraft aus dem eigenen Bereich mit der Organisation und Planung.

Diese müssen hinsichtlich finanztechnischer Abwicklung zusammenarbeiten mit dem jeweils zuständigen Sekretariat am Institut, da sie Zugang zum UNIKAT, dem elektronischen FU-Bestell- und Rechnungsprogramm haben. Zuständigkeiten:

- Sekr. I für Veranstaltungen aus Haushaltsmitten, E-Mail: sozkultanth@polsoz.fu-berlin.de
- Sekr. II für Veranstaltungen aus Drittmitteln, E-Mail: anthro@polsoz.fu-berlin.de

Catering-Ausgaben müssen aber im Vorfeld von der Verwaltung des FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigt werden.

Dazu muss man ein Infoblatt zu der geplanten Veranstaltung erstellen, das folgende Angaben enthalten muss:

- Titel der Veranstaltung
- Name, Vorname des Veranstalters/der Veranstalterin
- Kostenstelle des Veranstalters/der Veranstalterin
- Zahl der Teilnehmer:innen der Veranstaltung
- Art der Teilnehmer:innen der Veranstaltung (z.B. Mitarbeiter:innen des IfSKA, externe Gäste, internationale Gäste, Studierende etc.)
- Kurzes inhaltliches Abstract der Veranstaltung
- Liste der geplanten Catering-Artikel (Getränkearten, Knabberartikel, Kekse, evtl. warmes Essen, das von einem externen Caterer geliefert werden soll
- Kostenvoranschlag

Einige Artikel wie Mineralwasser, Säfte, Knabberzeug, können von den Sekretariaten über das elektronische Bestellsystem Unikat bestellt werden. Andere Lebensmittel können extern gekauft werden, wenn der FB PolSoz dies so auf Antrag bewilligt hat.

Wenn man eine externe Cateringfirma mit der Lieferung von Essen beauftragen will, muss man ein Angebot der Firma mit den Gesamtkosten einholen und von FB PolSoz (Fr. Schwarzer) genehmigen lassen.

Diese Korrespondenz, die Bestellungen und die Rechnungsbezahlung wird über die jeweils zuständigen Sekretariate am Institut abgewickelt.

Bisherige Praxis
Ein Catering wurde bisher vom FB PolSoz genehmigt für folgende Veranstaltungsarten am Institut:

- Ganztägige Hearingsveranstaltungen im Zusammenhang mit Berufungsverfahren
- die Studieninfotage für student. Publikum im Sommer (wurden in der Vor-Corona-Zeit einmal jährlich im Institutsgarten veranstaltet)
- wissenschaftliche Workshops/Konferenzen mit externen und/oder internationalen Gästen
- Gastvortragsveranstaltungen mit Empfangscharakter für besondere wissenschaftliche Gäste
- IfSKA-Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Langen Nacht der Wissenschaften
u.ä.